企業イベント運営マニュアル│開催までの流れ・成功させるポイント・注意点を解説

自社の売上アップ、認知度の向上に繋げるために企業イベントが開催されることは多くあります。イベントのスムーズな運営には念入りな企画検討や準備が求められますが、イベントの開催に不慣れな場合には何から取り掛かればいいのか悩んでしまうでしょう。

そこで今回はイベントの担当者さまに向けて、企業イベントの開催に向けた流れや成功させるポイント、企業イベント運営マニュアル、開催の注意点についてそれぞれ解説します。

 

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企業イベントとは

企業イベントとは、製品発表会や株主総会、懇親会、説明会など、顧客あるいは自社の社員を対象として開催されるイベントのことをいいます。企業イベントを開催する目的は主に、自社製品・サービスの売上アップ、自社の認知度の向上、顧客満足度の向上などです。“企業イベント”とひとことにいっても、多種多様なイベントが開催されています。

企業イベントの開催に向けた流れ

まずは、企業イベントの開催に向けた流れを解説します。

①イベントを企画する

最初に、企業イベントそのものの内容を企画します。「どのようなイベントを実施したいのか」「何を目的にイベントを開催するのか」「イベントのターゲットはどのような層か」などを細かに設定し、目的を達成できるようなイベント内容を企画しましょう。

②イベントスケジュールを作成する

企業イベントの企画が決まったら、イベントの日時や会場、参加人数などを決めます。

社内向けのイベントであれば、なるべく業務量の少ない時期などを開催日とすることで、社員の負担軽減に繋がり、イベントへの参加率を高められます。また、開催場所も、オフィスやその最寄り駅からアクセスのしやすい会場を選ぶことで、移動の負担も軽減できるでしょう。

社外向けイベントの場合は、ターゲット層の人たちが参加しやすいスケジュールを組みましょう。ビジネスマンをターゲットとしたイベントであれば、平日の夜を開催日としたり、主要エリアの駅からアクセスしやすい会場を設定したりすることで、参加のハードルを下げられます。

③イベントの集客をする

企業イベントでは集客も欠かせません。社内イベントの場合、基本的に参加者の多くは自社社員となります。社員へ向けて、掲示物やメールなどを活用してイベントを周知しましょう。

社外イベントの場合は、自社の公式SNSやホームページなどにイベントの情報を掲載・告知する方法が一般的です。イベント告知用のバナーを作成したり、ターゲットに刺さるようなPRをしたりしながら、イベントの集客を行います。

④当日に向けた準備を行う

イベント会場の手配やイベントの告知などを終えたら、下記を参考にしながら、当日に向けた準備を進めます。

• イベント運営チームの選任と役割分担や人員配置などの決定
• イベントに必要な備品や物品の手配
• 会場にある設備、会場レイアウトの確認
• ケータリングなどの手配
• 登壇者への依頼
• イベントマニュアルの作成

イベントの開催日が近くなったら、事前にリハーサルを行うことが望ましいでしょう。

⑤イベントを開催する

あらかじめ決めた内容に基づいてイベントを運営します。イベントの受付時は非常に混雑が予想されるので、トラブルや事故の防止のためにも、当日の役割分担は運営メンバー内でしっかりと決めておきましょう。

また参加者アンケートや試供品、お土産などがあれば、参加予定者全員に行き渡るように用意しておきましょう。

⑥イベント後の振り返りを行う

イベントが終わった後は、イベントの振り返りを必ず行いましょう。参加アンケートの内容や運営スタッフの意見などを取り入れることで、次回以降のイベント運営がより満足度の高いものになるはずです。

企業イベントの運営を成功させるポイント

ここでは、企業イベントの運営を成功させるポイントを解説します。

イベントの目的・ゴールを明確にする

企業イベントを開催する目的は明確に設定しましょう。上述したように、企業イベントの目的としては「自社製品・サービスの売上アップ」「自社の認知向上」などがあげられます。

目的を明確にすることで、目的達成に向けての最適なイベントの内容を企画、検討することに繋がります。

イベント運営担当者の役割を明確にする

イベントを運営するには、複数人のチームを組んで、チーム全員で協力して取り組むことが一般的です。多くの場合、会場の手配や会場責任者とやり取りを担当するチーム、イベント当日の運営や裏方を担当するチーム、イベントの司会進行を担当するチームなどに分かれます。

その際には、それぞれの担当チームから責任者を選任し、各々の役割や責任の範囲を明確にしましょう。万が一にも、イベント当日に進行トラブルや機材トラブルなどが発生した場合、各チームの役割や責任を明確にしておくことで、当日のスムーズな運営や迅速なトラブル対応が可能になります。

運営スタッフ一人ひとりの力を活かす

運営チーム一人ひとりの力を合わせることで、参加満足度の高いイベントの開催が実現できます。そのためには、イベント運営に携わるスタッフ一人ひとりの役割を明確にすることと、その人自身の力を最大限に活かせるようにサポートすることが大切です。

運営スタッフの「やりたいこと」「得意なこと」などを活かしながら、運営スタッフ全員でイベントを作り上げる意識を持つことが、結果として素晴らしいイベントの実現に繋がるでしょう。

成功事例を参考にする

企業イベントの開催実績が浅かったり、イベント運営の知識・経験が不足していたりする場合には、イベントの企画立案に煮詰まってしまうこともあるでしょう。そのような場合には、他社が開催した企業イベントの事例を参考する方法がおすすめです。

企業イベントを開催する目的は企業によってさまざまですが、「自社のサービスを広めたい」「もっと売上を上げたい」などといった根本的な部分は、どのような企業にとっても似通うことがあります。自社と同じ目的や同業他社が開催したイベント事例をもとに、自社のオリジナル要素を加えることで、よりよい企画立案へと繋がります。

イベント運営マニュアルを作成する

イベントは運営スタッフ全員の協力によって成り立っていますが、スタッフの人数が多くなるほどに細かな指示、やり取りなどが求められます。イベントの規模によっては、ほんの小さな連絡や指示の漏れが重大なミスに繋がるかもしれません。

イベントを円滑に進行するために、イベント運営マニュアルを作成することをおすすめします。マニュアルにイベント運営の諸々を記載することで、運営スタッフ各々が自身の業務や役割を理解でき、よりスムーズなイベント運営に取り組めるようになります。

イベント運営マニュアルに載せる項目

ここでは、イベント運営マニュアルに最低限必要な項目を解説します。イベント内容に応じて新たに必要だと思われる項目があれば追記しておきましょう。

イベントの基本情報

イベントの名称や会場、日時、主催、登壇者などの基本情報を記載します。運営スタッフに向けてイベントの目的やゴールなども記載しておくことで、スタッフ一人ひとりのさらなる主体的な行動を期待できるでしょう。イベントで実施する企画の内容、説明なども付け加えておくと、運営スタッフもイベント当日のイメージを掴みやすくなります。

また、自社以外のいくつかの企業との共催で開催する場合や、協賛・後援などのような関係者がいる場合には、それらの企業名・団題名などを必ず記載しておきましょう。

会場までのアクセス

イベント会場までのアクセス方法を記載します。運営スタッフが迷うことなく会場に到着するのはもちろんのこと、イベント当日に参加者から周辺情報を訪ねられた際にも役立てられます。記載する情報としては、会場名、最寄り駅、各種主要な公共交通機関の情報を記載するといいでしょう。

必要に応じて、会場周辺にあるコンビニ、飲食店、駐車場、宿泊施設などの情報を記載しておくと、参加者からの質問対応もスムーズに対処できるのでおすすめです。

イベント運営の組織図

イベント運営のリーダーや各担当者・チームなど、イベント運営の組織図を記載します。会場全体の指揮を取るリーダー、受付を担当するチーム、備品・物品の手配をするチーム、イベントの企画を実行するチームなど、さまざまな人員をわかりやすく記載しましょう。

イベント運営の組織図をマニュアルに記載することで、イベント当日のトラブルや事故などが発生したときに、どのチーム・担当者に相談するのかがすぐにわかるようになります。当日のスムーズな進行のためにも、組織図は欠かさずに記載しましょう。

全体のタイムスケジュール

イベントの準備から開場、閉幕までの一連のタイムスケジュールを記載します。準備時間を含めて、「何をいつまでに終わらせないといけないか」が一目でわかり、遅延のないイベント運営が可能です。なるべく“分単位”でのスケジュールを組んでおくと、トラブルや遅延が発生した際のリカバリーがしやすくなります。

また、運営スタッフの休憩時間や持ち場の交代時間なども記載しておくと、スタッフの交代・移動もスムーズに行えるでしょう。

当日のプログラム

タイムスケジュールとあわせて、イベントそのもののプログラムを記載します。イベントの開始時刻から終了時刻までのプログラムを記載することで、参加者からのプログラムや時間に関する質問などに対応できるようになります。

使用する機材・備品のリスト

イベントで使用する機材や備品のリストを記載します。当日までに準備が必要なもの、すでに会場の設備にあるもの、レンタルするものなどと、その必要な個数を一覧にまとめることで、準備の段階で必要なものがわかります。

それらの機材や備品を、当日のどのタイミングで、どの担当チームが必要なのかを合わせて記載しておくと、当日の機材・備品などの移動もスムーズです。

会場・ステージレイアウト図

受付、メイン会場、トイレ、控え室、駐車場など、スタッフが必要な情報をすぐにわかるように記載しておきましょう。イベント中に会場やステージのレイアウトを変更する場合には、それぞれのレイアウトを記載してく必要があります。

運営メンバーの配置図

会場内のどのポジションに、どの程度の人員が配置されているのかを記載します。人数が多い場合には、各ポジションの責任者名を記載しておくと、急なトラブル対応時などですぐに相談できるようになります。

緊急時の連絡先

イベントの運営に関わっている担当者・責任者の連絡先を記載します。

トラブル対応

イベントでは、予期せぬトラブルが起こってしまうもの。トラブル発生時の対応マニュアルや、スタッフに向けた注意事項などを記載しておくと、スムーズなトラブル対処が可能です。

参加者から寄せられそうな質問に対する回答

参加者から寄せられそうな質問を事前にいくつか考えておき、それに対する回答集を記載しておくと便利です。

たとえば、「〇〇（プログラム名）は何時から開始するのか？」「お手洗いはどこか？」「喫煙所はあるか？」などはイベント運営で頻繁に寄せられる質問であり、事前に回答を準備しておくことでスムーズな対応ができます。

企業イベントの運営における注意点

続いて、企業イベントの運営における注意点を解説します。

ターゲットに合わせた企画を取り入れる

企業イベントの目的やターゲットに合わせた企画を取り入れることで、イベント開催による効果を最大限に発揮できます。たとえば、商品販促や認知向上を目的にイベントを開催するのであれば、実際に商品を参加者に試してもらうと効果的です。

ターゲットが参加しやすい日時を設定する

どんなに魅力的なイベントを企画できたとしても、イベント会場までのアクセスが困難だったり、開催日時が仕事と合わなかったりといった理由で、イベント参加率の低下が考えられます。多くの参加者が集まってこそ企業イベントの効果が最大限に活かせるので、イベントの日時や会場などは、ターゲット層が参加しやすいように工夫しましょう。

予算を超えないようにする

無事にイベントを開催できても、その収支が赤字となってしまっては本末転倒です。イベントに使える予算や人員コストなどはしっかりと把握し、予算やコストに見合った対価が得られるかを検討しましょう。

運営トラブルを想定しておく 

イベント当日に起こり得るトラブルとその対応を想定しておくと、当日でもスタッフの混乱を抑えながら対処できるようになります。上述したイベント運営マニュアルの作成はもちろんのこと、事前に運営スタッフ同士で情報共有を行うことが、当日の迅速なトラブル対処には欠かせません。

準備は念入りに行う

当日に向けた準備やリハーサルなどは、念入りに行うことが望ましいでしょう。もし、事前に会場を使用できる場合には、当日の動きをそのまま想定した本格的なリハーサルを行うことをおすすめします。

イベントの日程が近くなったら、イベントに使用する備品や物品、設備なども確認しておき、足りないものがあれば早急に手配しましょう。念入りな準備を行うことがイベントを成功へと導きます。

イベントの企画・運営ならIKUSAにお任せ！

企業イベントの企画や準備には多くの時間や人員コストがかかります。また、イベントの企画・運営が不慣れな場合だと思うようなイベントの企画が思い付かず、企画の段階から困ってしまうこともあるでしょう。そこでおすすめなのが、イベント企画会社へ外注する方法です。

株式会社IKUSAの「懇談会・社内パーティープロデュース」では、イベントの企画から当日の運営まで丸ごと依頼することが可能です。年間1,000軒以上のイベント開催実績を持ち、90種類以上から選べるユニークなレクリエーションを提供できます。これまで多くの企業様のイベントを手がけており、自社に最適なイベントの企画を、専門のコンサルタントがヒアリングを通して提案させていただきます。

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まとめ

今回は、企業イベントの流れや成功させるポイント、企業イベント運営マニュアルの内容、イベント開催の注意点について紹介しました。企業イベントを開催することで、商品やサービスの売上アップ、自社の認知度の向上、顧客満足度の向上などに効果が期待できます。

企業イベントを企画・運営するには、多くの運営スタッフの力が必要であり、当日の運営をスムーズに行うためにもイベント運営マニュアルを作成するのがおすすめです。もし、イベントの企画や運営に時間や人員などのリソースが避けない場合には、イベント企画会社へ運営を依頼する方法があります。

株式会社IKUSAでは、イベントの企画・運営を丸ごと任せられるので、「イベントを企画する時間がない」「イベントの企画に不慣れで、何から手をつけたらいいのかわからない」といった場合でも、クオリティの高いイベントが実現できます。

イベントの企画・運営でお困りの方は、ぜひ一度、お気軽にIKUSAまでお問い合わせください。

 

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