今どきの忘年会はランチタイム開催が主流？意外なメリットや必要な準備を解説

忘年会といえば、週末の仕事終わりに居酒屋に集合して行われるイメージが強いですよね。しかし最近は、忘年会をランチタイムに開催する企業が増えています。

さらに、お店に出かけるのではなくオフィスで行うケースもみられます。というのも、この「ランチ忘年会」には、通常の夜に行う忘年会にはないメリットがあるのです。

この記事では、ランチ忘年会のメリットや幹事がすべき準備、オフィスで忘年会をする際におすすめのケータリングサービスを紹介します。ランチ忘年会を検討している企業の担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

 

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忘年会をランチタイムに開催するメリット

なぜ、忘年会をランチタイムに行う企業が増えているのでしょうか。そこには、昼間だからこそのメリットがいくつもあるのです。

コミュニケーションが取りやすい

ランチタイムに開催される忘年会は、午後に仕事が控えていることもあってノンアルコールです。お酒が入らない分、食事や参加者同士のコミュニケーションに集中できます。

一方で、「お酒を飲んだときのほうが、コミュニケーションはスムーズに進むのでは？」と思う方もいるでしょう。たしかに、お酒には緊張をほぐす効果がありますが、進みすぎると感情的になる人も出てきます。普段なら問題にならないような行為さえ、お酒の席ではトラブルのもとになる場合もあります。

しかし、ノンアルコールのランチ忘年会であれば、食事で場を和ませながら、適切な距離を保った会話ができるのです。

時間を区切りやすい

一日の仕事の合間に開催されるランチタイムであれば、夜に行われる忘年会のようにダラダラ続くことはありません。「◯時から午後の仕事が始まるから、それまでには終了」と、時間を区切りやすいのです。

通常の忘年会は居酒屋のコースを利用することが多く、たいていは2時間ほど続きます。解散後も二次会・三次会へ行く方もいて、気がついたら終電を逃していたということも。

そういった長時間の拘束は、ランチ忘年会にはありません。「午後からのスケジュールに合わせる」という誰もが認める理由があるため、強制的にスパッと会を終われるのです。

費用を抑えられる

多くの飲食店では、夕食時より料金設定がお得な「ランチセット」を用意しています。コース料理も同様で、ランチタイムにコースを利用して忘年会を行えば、通常の忘年会より会費を抑えることが可能です。

忘年会の一人あたりの平均的な会費は4,000円前後で、高くても5,000円以内とされています。ランチタイム忘年会であれば、その2/3ほどの料金で済むことがほとんどです。

また、夜の忘年会のように二次会や三次会の会費が別で発生したり、終電を逃したせいでタクシーやホテルを利用する羽目になったりすることもありません。必要最小限の費用で忘年会に参加できるのです。

気軽に参加しやすい

昼間に行われる忘年会であれば、多くの人が気軽に参加しやすくなります。

たとえば、家事や育児に忙しい女性やアルコールが苦手な方、帰宅後は趣味や勉強などに時間を使いたい人などです。ランチ忘年会は通常の忘年会より会費が抑えられる傾向にあるため、費用面を気にする人も参加に前向きになってくれるでしょう。

本来、忘年会は社員の一年の労をねぎらうのが目的なので、できるだけ多くの社員が参加できるように取り計らうべきです。金銭や時間、アルコールなどのハードルを下げることで、これまで飲み会に消極的だった方に配慮するようにしましょう。

 

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ランチ忘年会を開催するのに必要な準備

ランチ忘年会を開催することが決まったのなら、幹事はさまざまな準備をしていきます。だいたいの流れは通常の忘年会と同じですが、なかにはランチならではのポイントもあるため、注意が必要です。

1.日程を決める

ランチ忘年会においては、開催時刻はほぼ最初から決まっているため、決めるのは日付だけです。アンケートや回覧を回すなどして希望日を募り、できるだけ多くの人が参加できる日程を選びましょう。

その際、特定の部署が忙しくなっているタイミングに設定すると不公平になるため、各部署の仕事の進捗状況も考慮する必要があります。これは幹事だけでは判断できないため、各部署の責任者に確認するのが確実です。

また、忘年会には企業の上役が参加することも多いため、どの範囲の方々まで参加するかも、忘れずに確認しておきましょう。

2.お店と会費を決める

ランチ忘年会のお店を選ぶうえでもっとも意識すべきは、会社からの移動時間です。短い昼休みの間に移動と食事を行うには、会社から近いお店であることが第一条件といえます。

さらに、ランチタイム用のコース料理があれば理想的ですが、それがなくても、ある程度まとまった人数のランチに対応してもらえるところであれば、時間についてのトラブルは起きにくいでしょう。

あとは、参加者の年代や性別、アレルギーなどを考慮したメニューであるかを確認します。ランチであれば下見もしやすいため、一度自分でランチタイムにお店を訪れてみるのがおすすめです。

お店を決めたら予約を入れ、そこでの料理にかかる料金から会費を設定します。夜の忘年会のように出し物やゲームをやる時間の余裕はないでしょうから、料理代が賄えれば十分でしょう。

3.ランチ忘年会の案内を周知させる

ランチ忘年会の日時・会場・会費が決定したら、それらの情報をまとめた案内を作成し、社内に向けて告知します。案内には、会場までの地図も入れておきましょう。その際、参加者で集まっていくのか、各自で行くのかも書いておけば、当日になって余計な時間を取られることもありません。

案内は掲示するだけでなく、各部署で配布したり、メールに案内のデータを添付して参加者に送ったりして、漏れのないように周知を徹底しましょう。

開催日まで余裕をもって案内を出せば、それぞれの仕事のスケジュール調整がしやすくなります。そうなればドタキャンも減るため、忘年会の参加率はアップします。

4.忘年会の段取りを決める

最後に、当日のランチ忘年会をどう進めるかを詰めていきます。とはいえ、夜の忘年会ほどの時間はないため、極力ゲームや出し物は行わず、食事や会話を楽しむことに集中してもらうのがいいでしょう。

決めておいたほうがいいのは、開始や締めのあいさつをする人や席順、お店を出る時刻ですね。当日スムーズに進められるよう、あいさつをする人には事前に声をかけておきます。ランチ忘年会では時間も限られるため、席順は来た順に奥から座るなど、ルールを決めておけば楽です。

料理についてはお店に任せるほかありませんが、事前にお店を出る時刻を決めておけば、それに合わせて料理を出してもらえます。お店を出る時刻は、会社へ戻るための移動時間も計算に入れて設定しましょう。

5.忘年会の開催時間が長い場合は企画の用意も

1時間程度のランチ忘年会であれば、ゲームや出し物を行うのは難しいかもしれません。しかし、2時間程度の忘年会を行う場合、企画を用意しておくとより楽しい会になるでしょう。

株式会社IKUSAでは、「グルメチキンレース ゴチバトル 」や「格付けバトル」といった飲み会の企画にぴったりのゲームを提供しています。

「グルメチキンレース ゴチバトル」は高級料理を4品食べて各料理の金額と合計金額を当てるゲーム。「格付けバトル」は俳句・紅茶・絵画・牛肉の4つのジャンルの中から、それぞれの一流の品を見極めるゲームです。

楽しい企画を通して盛り上がれるサービスなので、ぜひご活用ください。

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ランチ忘年会をオフィスで行うのもアリ

会社近くのお店でおしゃれにランチ忘年会を開催するのもいいですが、オフィス内で手軽に行うのも一つの手です。幹事はお店の予約を取る必要がなくなり、不特定多数との接触を最小限に抑えられるため感染対策も取りやすくなります。

参加者側も、お店まで移動する手間が省け、食事やコミュニケーションに使える時間が増えます。さらに、それぞれの好きな食べ物や飲み物を持ち込めますし、慣れた場所のほうがコミュニケーションも活発になりやすいでしょう。

普段より少し豪華なランチタイムを、オフィス内で仲間とおしゃべりしながら過ごすのも、非日常感を味わえてきっと楽しめるはずです。

オフィスでのランチ忘年会におすすめの「オンラインフードデリバリー」

オフィスでランチ忘年会を行うなら、フードケータリングサービスの利用がおすすめです。それぞれが料理を持ち寄る必要がなくなりますし、全員で共通のメニューを食べることで思い出を共有しやすくなります。

特におすすめのフードケータリングサービスは、IKUSAの「オンラインフードデリバリー」です。

ランチプラン・ベーシックプラン・レギュラープラン・贅沢プランの4つがあり、ランチプラン以外はお酒やソフトドリンクを自由に選べます。もっともシンプルなランチプランでも、6種類のオードブルとペンネ、ミニハンバーガーがつく充実したメニューです。

企業ロゴの入ったメッセージカードやタオル、マグカップやクッキーもオプションで製作できますので、料理とセットにすれば参加者の一体感をより高められます。

なお、申込期限は開催日の7営業日前までとなっているため、人数決定および配送先の連絡は開催日の5営業日前までに済ませる必要があります。

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まとめ

近年は、「忘年会といえば夜」という感覚がだんだんと変わってきています。もちろん、お酒を飲めたり、のんびりできたりと、夜の忘年会にもメリットはあります。しかし、忙しい人や自分の時間を大切にしたい人などにとっては、サクッと終われるランチ忘年会の方が参加しやすいものなのです。

企業にとって忘年会は、社員の一年の労をねぎらって団結を深めるうえで重要なイベントといえます。ただ近年は、さまざまな事情から「忘年会に参加したくない」と考えている社員も増えています。

そうした事情に配慮して社員の参加率を上げるためにも、ランチタイムの忘年会を検討してみてはいかがでしょうか？

 

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