イベント代行会社の選び方は？おすすめの会社10選や、代行するメリット・デメリットを紹介

社内イベントの企画・運営を代行で依頼しようとしても、数ある会社のなかから、どのイベント代行会社を選べば良いのか悩む方は多いのではないでしょうか。各イベント代行会社によって、対応している業務範囲や得意分野は異なります。イベントの成功には、自社が開催するイベントのニーズにマッチした会社を選ぶことが大切です。

今回は、イベント代行会社の選び方、おすすめのイベント代行会社10選、イベントを代行するメリット・デメリットについてそれぞれ紹介します。

イベント代行会社の選び方

多くのイベント代行会社の中から自社に最適な会社を選ぶには、どのようなポイントに気を付ければ良いのでしょうか。ここでは、イベント代行会社の選び方について解説します。

イベント内容と業務範囲が合っているか

ひとことでイベント代行会社といっても、会社ごとに提供しているサービスは異なります。たとえば、イベントの企画から準備、運営までを一貫して任せられる会社もあれば、イベント当日の運営だけをサポートしてくれる会社もあります。

また、各会社によって得意なイベント分野が異なる点も、考慮しなければなりません。大規模なイベント企画・運営が得意な会社もあれば、小中規模のイベント開催が得意な会社もあります。自社で開催したいイベントが依頼するイベント代行会社の業務範囲と合っているか、事前に確認をしましょう。

イベントの開催実績は豊富か

イベント代行会社にとって、イベントの開催実績は大きなアピールポイントです。依頼する側も、その会社が得意な分野におけるイベント開催実績が豊富であれば、より安心して任せることができるでしょう。

イベント開催実績は、会社の公式サイト、各種SNSなどで紹介されていることが多くあります。依頼をする前にチェックしておきましょう。

プランの提案力があるか

イベントの開催実績とあわせて、イベント代行会社にプランや企画の提案力があるかどうかを確認するのも重要なポイントです。自社の目的やニーズに合わせたオリジナルなプランを提案してくれる会社であれば、より自社が実現したいイベントの開催に近づけるでしょう。

コミュニケーションはスムーズか

イベント代行会社の担当者との連絡・やり取りは、スムーズであるほど安心感を得られます。自社開催の場合とは異なり、外部の関係者を交えての企画や運営となると、どうしても連絡のラグが生じてしまいます。イベント代行会社がスピーディな対応をすることで、イベントの企画や準備も滞りなく進められるでしょう。

そのため、相手からの連絡が遅かったり、良好なコミュニケーションが取れなかったりする場合には、そのままイベント企画をお願いするのではなく、依頼する会社自体の変更も検討することも大切です。

予算の範囲内で収まるか

どんなに素晴らしいイベントを開催できたとしても、予算を超えて赤字になってしまっては本末転倒です。社内で決定した予算とイベント代行依頼料は、必ずイベント代行会社と擦り合わせしておきましょう。

料金プランを公開している会社とそうでない会社があるため、正式な依頼をする前にはいくつかの会社へ大まかな見積もりを取っておくことも大切です。また、ある程度の依頼料の金額帯を把握したうえで、自社の予算内に収まる会社を探すのもひとつの方法です。

スケジュールの管理能力はあるか

イベントの企画・準備・運営において、スケジュール管理は重要なポイントのひとつです。企画や準備の段階からイベントの開催日時は決まっているため、スケジュール通りに準備が進行しないと関係者にも迷惑がかかってしまいます。

イベント代行会社の担当者とやり取りをするときは、相手がしっかりとスケジュールを管理できているかもチェックしておきましょう。また、その会社の口コミや評判を確認しておくのも、リスクヘッジに向けたひとつの取り組みになるのでおすすめです。

参考：イベント代行会社の選び方は？おすすめの会社3選とイベント管理ツール紹介 | Doorkeeper
 　       イベント代行会社おすすめ7選！選び方や費用も紹介

おすすめイベント代行会社10選

実に多くのイベント代行会社がサービスを提供しているので、会社選びに迷ってしまうこともあるでしょう。ここでは、おすすめのイベント代行会社10選を紹介します。

1．IKUSA

IKUSAは、東京都に本社を構えるイベント代行会社です。年間1,000件以上のイベント開催実績を持ち、企業から自治体、商業施設に学校まで、さまざまなシチュエーションでのイベントを実施しています。提供しているサービスは90種類を超えており、リアル・オンライン・ハイブリッドのすべてのイベント形式に対応可能。企業イベントの幅広いニーズに応えられます。

またIKUSAでは、イベントのプロデュースを会場手配から企画、準備、司会・進行、食事の手配まで一貫して内製できるのも大きな特徴です。あそびのプロである“あそびコンサルタント”が、企業のニーズを一からヒアリングして、最適なイベントプランを提案いたします。

これまでに開催したイベントの顧客満足度は95%以上。イベント開催が不慣れな場合でも安心してお任せできるのがIKUSAの強みです。イベントの企画をお考えの方は、ぜひお気軽にIKUSAへお問い合わせください。

私たちの特徴 | チームビルディング研修・社内イベントの株式会社IKUSA（イクサ）｜年間1000件超のイベント研修実績

2．コムネット

コムネットは、東京都に本社があるイベント代行会社です。企業の活性化を促すイベントの開催に特化しており、イベントの開催目的に沿って企業の問題点や困りごとを解決に導きます。

イベントをフルオーダーで依頼できることに加えて、コムネットには映像制作の対応も可能。CGやVFXといった最新の映像技術を活用したクオリティの高い映像作品を上映し、イベントをさらに盛り上げることができます。

コンセプト│企業内でのイベント企画・制作・運営は株式会社コムネット

3．ゼロイン

ゼロインは、東京都に本社を置くイベント代行会社です。イベントの運営や企画だけではなく、目的整理・コンセプト策定からワンストップでサポートしてくれます。

そのほかにも、社内広報や社外への発注・手配業務をはじめとした事務局業務から、コンテンツ制作まで、細かなところまで手の届いたサポートを受けられます。自社に必要な領域でのサポートをお願いしながら、高クオリティなイベントが実現できるでしょう。

INTERNAL BRANDING｜インターナルブランディング – 株式会社ゼロイン

4．イベモン

イベモンは、東京都に本社があるイベント代行会社です。累計45,000 件超のイベント開催実績を持つイベモンでは、イベント企画から会場手配、映像制作、当日の運営業務までを一貫してサポートしています。

代行会社に依頼するときは予算内で収まるかと心配になることもありますが、イベモンでは目的や予算に応じた複数のイベントパッケージを提供しています。1人あたりの料金から算出もできるため、自社の予算と相談しながら、最適なパッケージを選べるのが魅力です。

イベモン | 懇親会・表彰式・忘年会・上場祝賀パーティーなどの企業イベントプロデュース

5．バリュープラス

バリュープラスは、東京都に本社を構えるイベント代行会社です。イベント業務のなかでも、会場内での物販販売業務や会場の予約受付業務のサポートを強みとしています。

その他にも、ショッピングモールや商業施設内におけるポップアップストア運営のサポートも手掛けており、最適な販売方法を提案してもらえます。イベントにおける受付業務やグッズ販売などにお困りの場合におすすめのサービスです。

株式会社バリュープラス｜進化と変化を遂げながら、新たな価値（VALUE）を創造（PLUS）する

6．マックスプロデュース

マックスプロデュースは、東京都に本社があるイベント代行会社です。イベント会場の選定から会場装飾、当日の運営、ケータリングの手配まで、イベント業務に必要なサービスを提供しており、一部業務だけの依頼からすべて一貫した依頼まで、幅広く対応可能です。映像作品の制作にも力を入れており、動画をイベントに取り入れることで会場をさらに盛り上げることができます。

また、マックスプロデュースにはWEB制作チームも在籍しているため、イベント用のアプリ開発や簡単なゲームの制作も可能。多方面からサポートをしてもらうことで、高クオリティなイベントの開催へとつながるでしょう。

サービス｜株式会社マックスプロデュース 社員総会や株主総会をプロモーション

7．NEO FLAG.

NEO FLAG.は、神奈川県に本社を構えるイベント代行会社です。法人・団体向けのイベントプロデュースを得意としており、懇親会から周年記念パーティー、社内表彰式など、さまざまな形式のイベントを依頼することができます。

イベントの企画や運営はもちろんのこと、会場の装飾やグッズ制作、デザイン制作なども提供しており、華やかなイベント演出が実現可能です。リアル・オンライン・ハイブリッドのすべてのイベント形式に対応しているため、幅広いイベントニーズに対応できます。

イベントサービス – 社内イベント企画・運営代行・懇親会プロデュース｜NEO FLAG

8．イベントファクトリー

イベントファクトリーは、東京に本社を置くイベント代行会社です。企業イベントから自治体の地域活性化イベント、さらには販促やプロモーションイベントまで、さまざまなイベント形式でのサポートを提供しています。

イベントで使用するパンフレットやカタログ、ノベルティ、WEB制作まで対応可能。イベントの企画から制作までを一貫して任せられるのが特徴です。

イベントとは　イベント企画会社は東京都のイベントファクトリー、販促イベント企画やＳＰイベント企画、話題を創ります。

9．カクタス

カクタスは、大阪府に本社を構えるイベント代行会社です。商業施設のプロモーションを中心とした企業イベントのサポートを得意としています。

デザイン性の高い空間演出や会場装飾の提供から、販促支援、さらには映像制作・WEB制作と、クリエイティブなサポートにも強みがあります。大型施設でのイベントや周年記念プロモーションなどを企画している場合にもおすすめです。

WORKS（制作実績）｜株式会社カクタス（CACTUS Co., Ltd.）

10．イベント21

イベント21は、奈良県に本社を置くイベント代行会社です。全国各地に営業拠点を置いており、依頼の範囲は全国に対応しています。

イベントの企画や運営から、会場の施工、備品のレンタル、ノベルティの制作まで、イベントに関するさまざまな業務を依頼可能。社内イベントから大規模なイベントまで、予算に応じて多様なイベントに対応してもらえます。

イベント企画業者│東京 大阪 全国イベント21にお任せ!

イベント代行会社を利用するメリット

イベント代行会社を利用するメリットを解説します。

高クオリティなイベントを開催できる

豊富なイベント開催実績やノウハウを持つプロに依頼できるので、自社だけで開催するよりも高クオリティなイベントを開催できます。

イベントでやりたいこと、実現したいことがあっても、イベントの企画や運営に不慣れだとなかなか実現までには至りません。イベントを開催する目的や趣旨が明確にあるものの、自社にイベント運営のノウハウがない場合には、イベント代行会社の利用がおすすめです。

自社業務の妨げにならない

イベント代行会社が提供するサービスの内容によっては、イベントの企画・準備・運営といった業務のほとんどを任せられます。イベントを自社で一から企画する場合には多くの時間や人員コストが発生しますが、代行会社に依頼すれば、自社の従業員の業務を止めることなくイベントを企画できるでしょう。

もちろん、イベント代行会社の担当者とのやり取りは発生しますが、自社開催に比べるとそれほど大きな時間を割くことはありません。

イベントのノウハウを学べる

イベント代行会社へ依頼すると、イベント開催のプロが手がけた高クオリティなイベントを体験できます。イベントの企画立案や準備段階でのスケジューリングなど、イベントを一から進める工程を学ぶことで、自社にイベントのノウハウが蓄積されていく点がメリットです。

特に、今後も自社で定期的にイベントを開催する場合には、イベントのノウハウを活かすことにつながるでしょう。また、イベント代行会社に依頼することで、自社だけでは思いつかないようなユニークな企画を提案してもらえる可能性もあります。次回以降のイベント開催に活かせる部分を多く吸収できるのも、メリットといえます。

イベントのトラブル防止・回避になる

イベントの開催にはトラブルが起こることも十分に考えられます。事前準備や当日になってトラブルが発生してもプロが対処してくれるので、円滑なイベント運営が可能です。

また、実績や経験から予想されるいくつかのトラブルを事前に教えてもらうことで、トラブルを未然に防ぐことにもつながります。

参考：【必見】社内イベント代行おすすめ会社5選！プロに頼むメリットも解説｜企業内でのイベント企画・制作・運営は株式会社コムネット

イベント代行会社を利用するデメリット

イベント代行会社を利用するメリットがある一方で、デメリットとなってしまう部分もあります。ここでは、イベント代行会社を利用するデメリットを解説します。

費用がかかる

当たり前ではありますが、外部へイベント開催を依頼する以上は、自社開催よりも費用がかかります。イベントを開催する目的や趣旨を明確にしたうえで、費用対効果をしっかりと検討しないと、かえって費用の無駄使いになる可能性も考えられます。「イベントを開催したいから」という理由だけで、闇雲に依頼するのは避けましょう。

こまめな連絡が必要になる

イベント代行会社へ依頼する場合、連絡や諸々のやり取りは社内だけで完結しません。自社開催に比べるとイベント業務に充てる人員の数は削減できますが、それでもイベントの担当者はイベント代行会社とのこまめな連絡が必要です。多少たりとも業務の時間が割かれてしまうでしょう。

また、相手がレスポンスの遅い担当者だった場合には、「自分たちとしては企画や準備を早く進めたいが、イベント代行会社から返事が来ない」という事態も起こり得ます。外部の関係者を交えるため、自分たちだけのペースでは進められないことは理解しておきましょう。

自社開催よりも時間がかかる

さまざまなイベント代行会社がサービスを提供しているので、「どの会社に依頼すれば良いのか」と悩みながら会社を探してしまうと、会社選定に時間がかかってしまいます。

またイベント代行会社の選定だけでなく、担当者とのこまめな連絡、諸々の打ち合わせなど、全体を通して自社開催よりも時間がかかるといえるでしょう。このように、自社開催よりもスピード感のある対応が難しくなる点がデメリットです。

期待した効果が得られないこともある

イベント代行会社にはそれぞれ得意とするイベントの分野があります。自分たちが実現したいイベント内容と、代行会社の得意分野がマッチしていないと、予想していたようなイベント効果を得られないことが考えられます。そのため、依頼する会社は慎重に選びましょう。

イベント代行会社の得意分野や開催実績は、同社の公式ホームページ・SNSなどで確認したり、直接問い合わせをしたりすると良いでしょう。

まとめ

イベント開催のプロである代行会社に依頼をすることで、自社開催よりも高いクオリティのイベントが実現可能です。イベント代行会社にはそれぞれ得意とする分野や対応できる業務範囲があるため、自社のイベントニーズにマッチする会社を選ぶことがイベントの成功につながります。

株式会社IKUSAであれば、イベント会場の手配から企画立案、準備、司会進行までをトータルで任せることができます。イベントの開催でお困りの場合や、どのイベント代行会社へ依頼するか迷っている場合には、ぜひ一度、IKUSAまでご相談ください。