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レセプションパーティーとは?企画例やポイントを紹介

レセプションパーティーはゲストを招いて実施するイベントで、おもてなしが重要なため華やかさやおしゃれさなどが重要です。また、社会交流を目的として実施することも多く、コミュニケーションを促すことも大切です。

今回は、レセプションパーティーとは何か、企画例・企画する際のポイント、おすすめのフードサービスを紹介します。

 

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レセプションパーティーとは

レセプションパーティーとは、社会交流を目的としてゲストを招いて実施するパーティーを指します。主催者がゲストを招待して実施するパーティーで、基本的には招待を受けていない人は出席することができません

業界関係者、企業の関係者などの大勢の人を招待し、ゲストをもてなすフォーマルなパーティーとして実施することが一般的です。交流を目的として実施するパーティーのため、ゲスト同士が交流できるように企画することが重要です。

また、一般の人も招待してカジュアルに実施するレセプションパーティーもあります。例えば、飲食店の開店を記念するレセプションパーティーなどがあります。

レセプションパーティーの企画例・企画する際のポイント

以下では、レセプションパーティーを企画する際のポイントをそれぞれ紹介します。

手配する物事

  • 会場
  • 食事・ドリンク
  • 司会者

レセプションパーティーを実施する際には、会場、食事・ドリンク、司会者の手配などが必要です。

レセプションパーティーは企業が関係者を招待して実施することが多く、一般的には高級ホテルなどで行います。高級ホテルには華やかさがあり、ゲストをもてなすスキルが高いため、安心して実施しやすいことが主な理由です。

高級ホテルでレセプションパーティーを実施する場合には、会場、食事・ドリンク、司会者のすべてをワンストップで依頼できる可能性もあります。また、ケータリングサービスなどを追加することで、より華やかな演出を加えることができます

ケータリングサービスを利用する際には、会場の手配を任せられる場合もあります。利用するサービスを検討する際には、サービス内容を詳しく確認し、必要に応じて外注先と打ち合わせを行いましょう

余興・演出

レセプションパーティーをより華やかにするには、余興や演出を行うことが効果的です。

余興を行う場合にはプロに外注してショーやパフォーマンスなどを行ってもらうなど、華やかさのあるものが人気です。また、音響や照明などを活用した演出も会場をより華やかにする効果を期待できます。

演出を目的として動画制作を行う場合もあります。一般的にはオープニングムービーや当日のダイジェストムービーなどを制作します。動画は演出効果が高く、ゲストに対するメッセージを含めることもできますが、レセプションパーティーはゲストが社会交流を行うことも重要なので、尺が長くなりすぎないように数分程度の動画にすることが重要です。

記念品・お土産

レセプションパーティーを実施する際には、ゲストが手土産をもって訪れる可能性が高いため、主催者側も記念品やお土産を準備しておく必要があります。

レセプションパーティーではゲストをもてなすことが求められるため、主催者側の記念品としてロゴ入りの物品などよりも、荷物になりにくく日持ちする紅茶やコンパクトなカタログギフトなどが人気です。ゲストが喜ぶものを記念品やお土産として用意しましょう。

また、メッセージカードなどを添えて、ゲストに対する感謝のメッセージを伝えることも重要です。

招待・招待状

レセプションパーティーを実施する際には、招待者の全員に招待状を送付する必要があります。レセプションパーティーは公式的に行う意味合いが強いため、招待メールではなく招待状を送付するほうがフォーマルさをゲストが感じられ、好印象につながることも期待できて良いといえます

ゲストが出席しやすくするために、遅くても3か月前には招待状を送付することが大切です。早めにレセプションパーティーを企画できる場合には、4~5か月前に送付すると良いでしょう。余裕をもって招待状を送付することで、出席人数を早く知ることができます。出席人数は企画の詳細を決める際に必要です。一般的に、招待状には出席・欠席を記入できる返信用はがきを同封します。

出席・欠席の管理

レセプションパーティーの招待状に対する返信で、招待したゲストの出席・欠席を確認することができます。招待状に返信期日を記載し、出席・欠席を把握できるようにしましょう

レセプションパーティーを企画する際に、人数に対して広すぎる会場や、多すぎる料理の量などを避けるためには、ゲストの出席人数を把握する必要があります。招待状の返信を確認できるようにして、管理シートなどを作成しておきましょう

レセプションパーティーにおすすめのフードサービス

レセプションパーティーを実施する際には、フードサービスを利用することもできます

レセプションパーティーではケータリングやオードブルのサービスを利用することが一般的ですが、シェフによる料理提供などのサービスを含むためケータリングサービスが人気です。

ケータリングサービスはシェフによる料理提供や、スタッフによるドリンクサービスなどを含むことが多く、レセプションパーティーのようにおもてなしが求められるパーティーに適しています。

以下では、レセプションパーティーにおすすめのフードサービスを紹介します。

ビジメシケータリング

ビジメシケータリングは、寿司握りLIVE、マグロの解体ショー、生ハム原木カットなどのLIVEオプションによる盛り上がる演出や、オープニング・エンディング動画を作成して会場の感動や一体感を生むことが可能なケータリングサービスです。

生ビールを含む業界屈指15種類以上の2時間飲み放題や、企業イベントの会社が提供しているからこその柔軟で迅速な対応が強みです。企画段階からの伴走が可能なので、お気軽にお問合せください。
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まとめ

レセプションパーティーを実施することで、おもてなしを通じて関係する人に感謝や関係の深さなどを示すことができます。また、ゲストにとっては関係者と交流する機会になるため、社会交流の時間をきちんと設けることが重要です。

株式会社IKUSAはケータリング・オードブル・お弁当などのフードサービスや体験型アクティビティのサービスを展開し、年間1000件以上のイベント実施をサポートしています。

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ビジメシ編集部

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