記念パーティーとは？必要な準備・企画例を紹介

周年事業（周年記念・創立記念）など、企業、自治体、学校、団体などの記念パーティーを実施するには、会場、食事、記念品などの準備が必要です。

今回は、記念パーティーとは何か、実施するために必要な準備、適したフードサービス、企画例を紹介します。

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記念パーティーとは

「記念パーティー」とは、周年記念・創立記念、受賞記念、出版記念など、企業や団体などが記念するためのパーティーをいいます。「記念」という言葉は「過ぎ去った物事などを思い起こす」、「後日の思い出として残しておくこと」を意味し、記念行事としてパーティー形式で実施されます。

ホテルのパーティー会場やイベントホールなどを貸し切って記念パーティーを実施することが一般的です。周年記念や創立記念の場合には社員・会社関係者のみで実施される場合もありますが、関係する大勢の人を招いて実施されることもあります。

記念パーティーと祝賀会の違い

記念パーティーと似た意味を持つ言葉に「祝賀会」があります。祝賀は「祝って喜ぶこと」を意味し、祝賀会は「喜ばしいことをお祝いする催し」を指します。「○○記念祝賀会」などと表現することもあります。

記念パーティーを実施するための準備

記念パーティーを実施する際には、9つの準備が挙げられます。

以下で記念パーティーの準備について紹介します。

企画立案

記念パーティーを実施する際には、まず企画を立案する必要があります。

企画する際に、一般的に検討する項目を以下に挙げます。

• だれを招待するか
• どのような場所で実施するか
• 会場装飾を行うか
• 食事・ドリンクをどうするか
• 記念品の製作をするか
• 演出・余興を行うか
• ゲストの出席・欠席をどのように管理するか

企画を立案する際には、まずは上記のような項目の大枠を決め、検討しながら内容を詰めていきます。

企画する時点で詳しく決めておくと実際に手配を進める際に効率よく進めることができ、手配漏れなどのミスが起こりにくくなります。

記念パーティーを実施する際には、会場装飾、食事・ドリンク、記念品の製作、司会・進行などを外注することも少なくありません。

外注が必要な部分を企画段階で決めておくことで、外注先を最小限とし、効率よく手配しやすくなります。

会場・装飾の手配

記念パーティーを実施する際には、パーティーの実施が可能なオフィス・施設を保有している場合を除き、一般的にはホテルのパーティー会場やイベントホールなどの会場を手配する必要があります。

また、保有している施設など以外で会場装飾を行う場合には、記念パーティーを実施する会場への許可取りや、装飾品や装飾する人員の手配などを行う必要があります。

イベント会社のなかには会場装飾も含めて依頼できたり、施工を含めて対応してもらえたりする場合もあるため確認しましょう。

食事の手配

記念パーティーを実施する際に食事を用意する場合には、料理を提供している会場や、フードサービスなどを利用することで効率よく手配できます。

記念パーティー向けのフードサービスには、ケータリングとオードブルがあります。一般的にケータリングは料理人による食事提供を含み、オードブルは料理の宅配・提供のみとなります。フードサービスを提供している会社に会場の手配や許可取りなどを一任できる場合もあります。

記念品の製作・手配

記念パーティーでゲストに配る記念品の例を以下に挙げます。

• ボールペン・万年筆
• 置時計・掛け時計
• タオル・ハンカチ
• 洋菓子・和菓子

記念パーティーの記念品には、企業名・団体名・ロゴなどを入れることも多いですが、カタログギフトが選ばれることもあります。

外注先によって製作期間が異なるため、余裕をもって3カ月～半年ほど前から準備を進めておくことが大切です。

演出・余興の準備

記念パーティーで音響・照明・装飾などの空間演出や、演奏・ショーなどの余興を行う場合には、準備をする必要があります。

演出や余興を行う際には、音響・照明などの機材や演出・余興をするための人員が必要です。記念パーティーを行う会場に備わっている場合もありますが、専門知識が必要になるため、イベント会社などに外注することが一般的です。また、余興を行う場合も同様に、記念パーティーで余興を行った実績のある企業や団体に外注することが多くあります。

司会台本の作成

記念パーティーを行う際には、進行役となる司会者が必要です。関係者のなかから司会者を任命する場合もありますが、司会者派遣が可能なイベント会社に外注することも一般的です。

関係者が司会進行を行う場合には、台本を作成する必要があります。台本を作成する際には、司会を行う方が司会進行に慣れている場合を除き、記念パーティー当日のスケジュールに合わせてセリフを詳細に決めておくことが重要です。

司会進行を外注する場合には、司会者と打ち合わせを行い、すり合わせながら台本を作成することが一般的です。イベント会社によっては一任できる場合もありますが、認識違いを避けるため、打ち合わせを重ねておくと安心でしょう。

人員手配・役割分担

記念パーティーを実施する際に、準備や運営を関係者が行う場合には、人員を手配したり役割を分担したりすることが必要です。事前に手配・分担し、準備を進めておきましょう。

イベント会社を利用する場合には、準備、運営、片づけ・撤収などをワンストップで依頼可能な場合もあります。対応可能な範囲を確認し、必要・不要な人員・役割を整理しておきましょう。

告知・招待状の送付

記念パーティーを実施する際には、告知・招待状の送付をして、招待することが必要です。

関係者のみで記念パーティーを行う場合にはメールや社内報などで告知する場合もありますが、招待状・招待メールを各人に送付する場合もあります。

参加者の管理

記念パーティーを実施する際には、参加者の出席・欠席や、アレルギーの有無などの情報を管理することが重要です。Excelなどでリストを作成するなど、一覧化して管理できるようにすることがおすすめです。

記念パーティーの企画例

以下では、記念パーティーの企画例を紹介します。

交流企画の実施

記念パーティーを行う際に、ゲスト同士が交流できる企画がおすすめです。記念パーティーはお祝いを含むイベントで、さまざまなゲストを招待することもあり、交流企画を実施することでコミュニケーション促進につながります。

以下では体験型アクティビティの「格付けバトル」を紹介します。

格付けバトル

格付けバトルは、一流の品がどちらなのかを当てるクイズゲームです。プロのMCがイベント進行を行い、不正解になった場合には降格演出があります。正解・不正解がわかる瞬間はもちろん、降格演出の際にも盛り上がります。

格付けバトルは周年記念パーティー・創立記念パーティーなどの全体で行うイベントでも人気があり、一体となって楽しむことができます。代表者がステージにあがり、クイズ番組のような演出をすることも可能です。

格付けバトルはオリジナル要素を加えてカスタマイズすることもできます。関係するネタを盛り込んでカスタマイズすることで大きな盛り上がりを期待できます。

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芸術・音楽に関する企画の実施

伝統楽器の演奏や、和太鼓などのパフォーマンスなど、記念パーティーを華やかにする芸術・音楽に関する企画も適しています。記念パーティーで芸術・音楽に関する企画を立てる場合には、プロに外注するのがおすすめです。

まとめ

記念パーティーを実施することで、内外に向けておもてなしを行い、関係を深めたり感謝を示したりすることができます。

株式会社IKUSAは、ケータリングやオードブルなどのフードサービス、体験型アクティビティのサービスなどを提供しています。年間1000件を超えるイベント実施をワンストップでサポートすることができ、提供するサービスには体験やコミュニケーションに関する特長があります。

記念パーティーの実施を検討している方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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この記事を書いた人

ビジメシ編集部

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