幹事さん向け送別会マニュアル完全版！必要な準備、当日の流れ、台本サンプルを解説

送別会の幹事役を任されたものの、「何から手を付ければいいのか」と悩んでしまうことはあるでしょう。本記事では、そんな幹事の方に向けて、送別会に必要な準備から当日までの流れを全てまとめました。

 

台本サンプルもありますので、ぜひ当日の運営に向けて活用してみてください。

 

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送別会の幹事が知っておきたい心得・ポイント7選

送別会を企画する前に、まずは送別会の幹事さんが知っておきたい心得やポイントをお伝えします。

1．送り出す気持ちが伝わる会にする

送別会は、社内や部署内から離れていく人に対して、感謝の気持ちを込めて送り出す会です。会の主役はもちろん「送り出される人」なので、その人に感謝の気持ちがしっかりと伝わる会にするのが送別会の大前提です。

2．主役の好みや嗜好を把握しておく

主役の好みや嗜好などを把握しておくと、より喜ばれる送別会の企画ができます。例えば、海鮮料理が好きな場合には海鮮料理が美味しい店を選ぶ、お酒が好きならプレゼントにお酒を用意するなど、主役の好みに合わせて送別会を企画すると、より一層の感謝の気持ちが伝わるでしょう。

3．参加者はできる限り多く集める

送別会の参加者はできるだけ多く集まった方が盛り上がります。主役と同じ部署・部門の人たちはもちろんのこと、これまでに関わりのあった他部門の人たちまで幅広く声をかけることで、より多くの参加者を集められるでしょう。

4．参加者全員が楽しめる会にする

主役が楽しめる会にするのが大前提ではありますが、かといって、その他の参加者を蔑ろにしてはいけません。主役と参加者の両方が楽しめる会にすることで、より一層、送別会を盛り上げられるでしょう。

5．会の計画や予約は早めに取り掛かる

もし、送り出される人とその時期が分かっている場合には、送別会の計画は早めに取り掛かりましょう。特に、毎年3月や9月頃には多くの企業で人事異動が行われるため、もたもたしていると送別会の会場やお店の確保が難しくなってしまいます。送別会の計画や会場予約などは、できるだけ早めに取り掛かりましょう。

6．事前準備は念入りに行う

送別会の事前準備は念入りに行いましょう。主役にとっては一回限りの送別会なので、最後にメンバーと過ごす時間は大切にしたいものです。当日の進行をスムーズに行うためにも、幹事は参加者数や会場時間の把握、プレゼントの用意、当日の動きまでしっかりと覚えて挑むことが大切です。

7．当日の関係者やお店への根回しも忘れずに

この後に紹介する「挨拶」や「余興」などは、幹事以外の人も行います。挨拶を任せる人、会場やお店の担当者などへは、事前に当日の流れを伝えることで、よりスムーズな会の進行へと繋がります。

送別会の前に行うべき8つの準備

送別会の前に幹事が行うべき〇つの事前準備について解説します。

1．日程調整

送別会を開催すると決めたら、まずは日程調整に取り掛かりましょう。送り出される人のスケジュールを確認した後に、役職者や送り出される人がお世話になった人など、送別会に必ず参加してほしい人たちのスケジュールも確認します。

各々のスケジュール調整が可能な日程をいくつかもらった後に、参加者が参加しやすい日程を絞ります。場合によっては翌日に仕事がある人もいるため、開催時間や曜日なども考慮して日程を決めましょう。

なお、日程調整に取り掛かるタイミングは、会場や参加者の確保のため、送り出される人やその時期が分かった段階ですぐに取り掛かることが望ましいです。

ポイント

• 送り出される人のスケジュールを確認する。
• 送別会に必ず参加してほしい人のスケジュールを確認する。
• 多くの人が参加できそうな日程を考慮して決める。

2．担当者決め・依頼

送別会には幹事の他に、幹事補佐、挨拶をする人、余興を披露する人などがいます。送別会の日程調整が済んだら、「誰が何をするのか」「誰に何を依頼するのか」を決めましょう。特に挨拶をする人は役職者になることが多いため、直前の依頼にならないように、早めにお願いしておくことが大切です。

ポイント

• 幹事補佐、挨拶の依頼、余興担当者などの役割を決める。
• 目上の人や役職者に依頼する場合には、早めにお願いする。

3．参加確認

送別会の日程が決まったら、関係者へ参加可否の確認を行います。この段階でどの程度の人数が参加予定かをリストアップすることで、送別会に適した会場選びが可能となります。

ポイント

• 参加予定者の数を把握する。

4．会場選び・予約

日程と参加数を把握したら、送別会の会場選びに取り掛かりましょう。参加予定者が収まりきる会場を確保するのはもちろんのこと、料理の内容や料金、マイクなどの備品・設備の有無などを確認します。駅や職場の近くなど、多くの参加者がアクセスしやすい会場を選ぶと参加率も高まります。

ポイント

• 参加予定数が収まる会場・お店を確保する。
• 会場費、料理の値段、備品・設備の有無などを確認する。
• アクセス良好な会場を選ぶと、参加率が高まる。

5．会場の下見

会場選びを終えたら、可能であれば事前の下見に行きましょう。会場の下見をしておくことで、当日のテーブルの配置や受付の設置場所など、会場設営のイメージをより具体化でき、当日の開催前準備がスムーズになります。また、会場の備品などをあらかじめ使用しておくことで、新たに当日までに用意すべきものが見付かったり、当日の機材トラブル防止に繋がったりします。

もし、幹事側のスケジュールに余裕がある場合には、最初にいくつかの会場を下見した上で会場を決める方法もあります。会の当日までのスケジュールや規模に応じて、会場選びと下見の順番は前後で工夫しましょう。

ポイント

• 会場の下見を行うことで、当日の会場設営のイメージを具体化できる。
• 足りない備品の把握や機材トラブル防止に繋がる。
• スケジュールに余裕がある場合には「会場選び」と「会場の下見」は前後で調整できる。

6．参加者への案内・連絡

送別会の日程と会場が決まったら、メールや手紙を使って参加予定者へ案内を送ります。案内文に記載する内容は以下を参考にしてみてください。

• 送別会名「〇〇さんを送る会」
• 日時・集合時間
• 会場名
• 会場へのアクセス方法
• 参加費
• 参加可否の返信期限
• 幹事の連絡先
• アレルギーの有無

なお、基本的には、主役からは参加費を集金しないため、主役へは参加費の項目を省いた別の案内文を送ります。また、挨拶をする人や余興担当者へも、それぞれをどのタイミングで実施するのかについて記載した案内文を送ることで、各担当者は当日の流れを把握しやすくなります。

ポイント

• 送別会の概要を網羅した案内文を送る。
• 主役への案内文には「参加費」の記載は省く。
• 挨拶をする人、余興担当者などへは、当日の詳細なタイムテーブルを案内文に追記して送る。

7．プレゼントの準備

主役へ贈るプレゼントを準備します。もし、プレゼントとして食品類を用意する場合には、賞味期限はしっかりと確認しておきましょう。なお、プレゼント代は、基本的には主役を除いた参加費全員から集金します。おすすめのプレゼントはこの記事の後半部分で紹介していますので、ぜひそちらも参考にしてみてください。

ポイント

• 主役へ贈るプレゼントとして食品類を選ぶ場合には、賞味期限をしっかりと把握する。
• プレゼント代は主役を除いた参加者全員から集める。

8．当日に向けた準備やリハーサルの実施

司会進行や挨拶の練習、当日のタイムテーブルや各関係者の動きなどは念入りに確認・把握します。会場を貸し切る時間は限られているため、余興やプレゼント贈呈、主役の挨拶などの時間が少なくならないようにしましょう。送別会の規模が大きい場合には、会場の下見時にマイクなどを使ってリハーサルをすると安心です。

ポイント

• 当日のタイムスケジュールは念入りに把握する。
• 可能であれば会場を使ってリハーサルを行う。

送別会当日の基本的な流れ

送別会当日の基本的な流れを紹介します。なお、今回は幹事が司会進行も兼ねることを前提としています。

開場前の準備

幹事や幹事補佐は、送別会が始まる30分〜1時間ほど前には会場入りをして事前準備に取り掛かります。イスやテーブルの配置、受付やステージの設営、会場内の装飾、設備・備品の準備などを行いましょう。時間に余裕がある場合には、タイムスケジュールを再度確認し、簡単にリハーサルを行うことをおすすめします。

なお、注意点として、会場は基本的に時間貸しになるため、どのくらい前から入場できるのかは会場側へ事前に確認しておきましょう。

参加者受け付け・参加費の集金

送別会の開始15分〜30分前から、徐々に参加者が集まり出します。参加者をリストアップした名簿を使って、参加者の受付と参加費の集金を行いましょう。事前に細かなお釣りを用意しておくと受付をスムーズに進められます。

参加を受け付けた人から順に会場へ案内します。すでに席が決まっている場合には該当する席を、くじ引きを使ってその場で席を決める場合には、受け付けのタイミングでくじを引いてもらって案内しましょう。

開会の挨拶

送別会の開始時間になったら、幹事から送別会の開幕宣言をします。簡単に自身の自己紹介をした後に、乾杯の挨拶へとマイクを繋げます。

乾杯の挨拶

事前に乾杯の挨拶を依頼した人から、参加者全員へ向けて挨拶をしてもらいます。幹事は挨拶をする人について簡単に紹介した後に、その人へマイクを渡します。

歓談・食事

乾杯の挨拶が終わったら、しばらくの間、食事を楽しみながら歓談の時間を取りましょう。料理が運ばれてくる順番やお酒の追加注文の方法などは、幹事から各テーブルへ簡単に伝えておくと、進行もよりスムーズになります。

余興・ゲーム企画

歓談から30分ほど経ち、会話やコミュニケーションが広がってきたタイミングで余興やゲームの時間に移ります。事前に用意した企画を楽しみながら、会場を盛り上げましょう。また、余興やゲームの時間は、送別会全体のタイムスケジュールを調整するのに活用できます。会の進行状況と会場の貸切時間を随時確認しながら調整しましょう。

株式会社IKUSAでは、送別会で利用できる余興やゲームをご用意しております。

 

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余興・ゲーム後の歓談

余興やゲームを一通り楽しんだ後は、再度歓談の時間を取り、会場を落ち着かせましょう。

はなむけの言葉

送別会の時間が終わりに近づいてきたら、はなむけの言葉に移ります。はなむけの言葉は、主役と最も関わりの深い人や上司にお願いしましょう。

プレゼント贈呈

はなむけの言葉と合わせて、プレゼントの贈呈も行います。プレゼントを贈呈する人は、主役と関わりの深い部下や同僚にお願いします。

送られる人からの挨拶

はなむけの言葉やプレゼントを贈呈したタイミングで、主役からも参加者全員に向けて挨拶をもらいます。挨拶の後には盛大な拍手を送り、主役を気持ちよく送り出しましょう。

中締めの挨拶

会を一度閉めるため、中締めの挨拶をしましょう。中締めの挨拶は、この後の「閉会の挨拶」と併せて幹事が行なうケースもあれば、事前に他の人へお願いするケースもあるため、会の規模や参加者の状況に応じて事前に決めておきましょう。

閉会の挨拶

送別会の終了10分前には、幹事から閉会の挨拶をします。

二次会への案内

二次会を予定している場合には、その会場や時間の案内をします。二次会に参加しない人へは、会場の出口までスムーズに辿り着けるようにアナウンスしましょう。

【司会進行向け】台本サンプル

送別会の司会進行向けの台本サンプルを紹介します。どのような台詞をいえばいいのか悩んでいる人は、ぜひ参考にしてみてください。

開会の挨拶

• 皆さま、本日はお忙しい中お集まりいただき誠にありがとうございます。皆さまもご存じの通り、〇〇課長が○月△日付けで□□支社へご栄転されることとなりました。本日は、〇〇課長の今後のご活躍を祈念しまして、送別会を開催させていただきます。
• 司会進行を務めます〇〇と申します。皆さまどうぞよろしくお願い申し上げます。

乾杯の挨拶

• それでは、乾杯の挨拶に移りたいと思います。乾杯の挨拶を〇〇部長より頂戴したいと思います。〇〇部長、よろしくお願いいたします。
• 皆さま、お手元のグラスにお飲み物を注いでお持ちください。
• （挨拶が終わったら）〇〇部長、ありがとうございました。

食事・歓談前の一言

• それでは皆さま、しばしお食事を楽しみながらご歓談ください。

余興・ゲーム前の一言

• 会話が弾み会場も温まってきたところではありますが、これより余興・ゲームの時間に移りたいと思います。
• 本日は〇〇部署の皆さまよりダンスの余興をお願いしております。〇〇部署の皆さま、よろしくお願いします。
• 本日はビンゴ大会（ゲーム名）を用意しています。豪華な景品も用意していますので、皆さまぜひご参加くださいませ。

はなむけの言葉

• 皆さままだまだお食事を楽しまれているところではありますが、かねてより〇〇課長（主役）と親交のあります〇〇さんよりご挨拶を頂戴いたします。
• （挨拶が終わったら）〇〇さん、ありがとうございました。

プレゼント贈呈

• これよりプレゼントの贈呈に移りたいと思います。参加者一同より〇〇課長へ、ささやかではありますがプレゼントをご用意させていただきました。
• 参加者を代表して、プレゼントは△△さんよりお渡しいただきたく思います。△△さん、よろしくお願いします。

送られる人の挨拶

• 〇〇課長、ぜひ最後にご挨拶をお願いします。
• （挨拶が終わったら）〇〇課長、ありがとうございました。

中締めの挨拶

• 宴もたけなわではありますが、そろそろ終了のお時間がやってまいりました。中締めの挨拶を〇〇専務より頂戴したいと思います。よろしくお願いします。
• （挨拶が終わったら）〇〇専務、ありがとうございました。

閉会の挨拶

• それではこれにて送別会をお開きとさせていただきます。皆さま本日はお忙しいところご参加いただきありがとうございました。〇〇課長の今後ますますのご活躍をお祈り申し上げます。
• 皆さまお忘れ物のないように気をつけてお帰りください。

二次会の案内

• この後、〇〇（会場場所）にて二次会を予定しております。ご参加される方は、会場を出てお待ちください。

おすすめのプレゼント10選

送別会で主役へプレゼントを贈りたいと思うものの、「どのようなものを贈れば喜んでもらえるのか」と悩んでしまうものでしょう。ここでは、おすすめのプレゼント10選を紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

1．色紙

参加者全員からのメッセージが込められた色紙は、感謝の気持ちを伝えるのに最適なプレゼントです。色紙を用意してメッセージを書き込んでもらうだけなので、用意するのも簡単です。

2．ギフトカタログ

「主役の好みや欲しいものが分からない」ときにおすすめなのがギフトカタログです。カタログに載っているものから、主役は好きなものを選んで注文できる点が一番の特徴です。何を贈るか決めきれない場合には、ギフトカタログがおすすめです。

3．ボールペン

日常的に使えるものを贈りたい場合には、ボールペンがおすすめです。ボールペンであれば、仕事から普段使いまで幅広く活用できます。価格帯は、安いものだと1,000円台から選べますが、プレゼントとして贈るのであれば3,000円〜5,000円台のボールペンがちょうどいい価格帯でおすすめです。

4．花・フラワーギフト

王道のプレゼントである花やフラワーギフトもおすすめです。豪華な花束を贈るほか、コンパクトにまとめられたフラワーギフトなども、主役が持ち帰るときもかさばらないので人気があります。

5．ハンカチ・タオル

ボールペンと同様に、日常的に使用するハンカチやタオルもプレゼントとして喜ばれます。名入れのハンカチや高級素材を使ったタオルなどが、プレゼントとしておすすめです。

6．お菓子・おつまみ

消費できるものを贈りたい場合には、クッキーやチョコレートなどのギフト用のお菓子がおすすめです。人気店のお菓子や限定品などは、プレゼントとして喜ばれます。甘いものが苦手な人には煎餅やおつまみ類を選びましょう。

7．お茶・コーヒーギフト

お菓子やおつまみ以外に、お茶やコーヒーなどの飲み物もプレゼントとしておすすめです。こちらも、主役の好みに合わせて商品を選びましょう。

8．お酒

お酒を飲むのが好きな人へは、日本酒やワインなど、その人の好みのお酒をプレゼントすると喜ばれます。お酒にはさまざまな種類や価格帯があるため、やや大変ではありますが、事前にしっかりと調べた上で用意するのがおすすめです。

9．小さめの家電

小さめの美容家電やキッチン家電であればプレゼントとして用意できます。美容好きの人へは美容家電を、料理好きの人へはキッチン家電を贈ると喜ばれるでしょう。

10．タンブラー・グラス

飲み物を入れるタンブラーやグラスもプレゼントとしておすすめです。名入れサービスができる商品もあり、世界に一つだけのオリジナルプレゼントとして贈れば、喜ばれること間違いないでしょう。

イベント会社に外注して記憶に残る送別会を実施する方法

参加者の思い出に残るような送別会を実施したいものの、イベント開催自体が不慣れたために、企画や運営に自信がないというケースもあると思います。そんなときには、企画から運営までを一貫してイベント会社へ外注する方法を活用してみてはいかがでしょうか。

株式会社IKUSAでは、食を軸にした社内イベントの開催をサポートする「フードエンタメプロデュース」を提供しています。フードエンタメプロデュースでは、ケータリングなどの食事の手配はもちろんのこと、送別会の会場の手配から装飾、当日の司会進行、プレゼントの手配まで、イベントの企画・運営をトータルでサポートしています。

年間1,000件を超えるイベントを実施しているIKUSAだからこそ、皆さまからのあらゆるニーズに合わせた提案が可能です。送別会の企画・運営にお困りの方は、ぜひ一度、IKUSAまでお気軽にご相談ください。

まとめ

送別会は、主役にとって一度きりの大切な時間です。これまでの感謝を主役へ伝え、気持ちよく旅立ってもらうためにも、送別会の幹事はとても大切な役割を担っています。ぜひ今回の内容を参考に、充実した送別会を実施してみてください。

 

参考サイト

• 「デキる幹事」が送別会で必ずやっている46の仕事と成功させるポイント│会場ベストサーチジャーナル
• 【台本あり】送別会の司会進行をスマートに成功させるための準備と手順│会場ベストサーチジャーナル
• 幹事必見！ 送別会の準備と盛り上げるためのアイデア5選│ソムリエ
• 送別会の幹事必見！司会進行マニュアル ～当日編～│ OZmall
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