社内コミュニケーションにおける課題とは？重要性や解決方法について解説

近年、企業の生産性向上や離職率の抑制などに役立つとして注目を集めている社内コミュニケーション。しかし、適切な施策をしていないばかりに、社内コミュニケーションが不足したままになっている企業がたくさんあります。この記事では、社内コミュニケーションの活性化を目指す企業のために、企業が抱えがちな課題とその解決方法について、社内コミュニケーションの重要性とともに解説します。

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社内コミュニケーションとは？

社内コミュニケーションとは会社を円滑に運営するため、社員同士でお互いの考え方や気持ち、仕事の目標や進捗など必要な情報を伝え合うことです。コミュニケーションを取る手段には、会話や文字だけでなく、表情や身ぶり手ぶりといった非言語サインも含まれます。この社内コミュニケーションが適切に行われているかどうかは、企業の利益に大きく影響します。社内コミュニケーションの重要性についてみていきましょう。

社内コミュニケーションが重要な理由

社内コミュニケーションが重要視される理由として、おもに以下の点が挙げられます。

仕事のビジョンが共有できる
仕事の生産性が向上する
ミスやトラブルの影響を最小限にできる
離職率が下がる

社内コミュニケーションが活発であれば、行っている仕事のビジョンが共有されているため、全体の方向性がブレることがありません。
また、社員間や部署間での意見交換が増えることで仕事がスムーズに進んだり、新たなアイデアが生み出されたりすることが期待できます。
さらに、社員同士のコミュニケーションが取れていれば、ちょっとした声かけでミスの発生を防げたり、トラブルが起こってもすばやく連携してリカバリーしたりすることも可能です。そもそも、社内コミュニケーションが健全に行われている企業は人間関係も良好であることが多く、離職率が低い傾向にあります。

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社内コミュニケーションにおける課題

企業の利益の大きな影響を与える社内コミュニケーションですが、企業のなかにはうまくいっていないところもみられます。ここでは、社内コミュニケーションにおけるおもな課題を解説します。

コミュニケーションに求めるものが社員によって異なる

コミュニケーションとひとくちにいっても、社員によって捉え方はさまざまです。小さなことでも共有しようと密にコミュニケーションを取りたい人もいれば、必要最低限の関わりで十分と考える人もいます。
なかには、コミュニケーションを取りたいと考えていながら、「自分から話しかけるのは相手の迷惑になるのでは……」などと考えてしまって躊躇している人もいるかもしれません。また、「どこまで報告・連絡・相談が必要なのか」について、上司と部下の間で認識がズレている場合もあります。
例えば、上司は「少しでも作業内容に変更が出たらすぐ報告してほしい」と考えていて、部下は「小さな変更は事後報告でいいだろう」と考えていたとしましょう。この場合、作業に変更があっても上司はリアルタイムで知ることができず、不足した情報のまま誤った意思決定をしてしまう可能性があります。誤った意思決定によって大きな損害が生じれば、上司は「必要な報告を怠った」と判断し、部下の評価を下げてしまうでしょう。

コミュニケーションを取りにくい環境になっている

企業によっては、コミュニケーションを取りにくい環境になってしまっているケースがあります。例えば、ちょっとした雑談も許されないほど社内がシーンと静まり返っていたり、ミーティングでは議題から脱線する内容の発言は一切認められなかったり、ミスやトラブルなど都合の悪いことを報告すると機嫌を悪くする上司がいたり、といった具合です。
ほかにも、オンラインでの在宅勤務（リモートワーク）がメインだと個人での業務が多くなり、会社にいるときのようにすぐに話しかけるのが難しい場合もあるでしょう。

部署間や経営層と円滑なコミュニケーションが取れない

毎日のように顔を合わせる社員同士ではコミュニケーションが取れていても、関わる機会が少ない他部署の社員や経営層との間でコミュニケーション不足に陥っている企業はたくさんあります。この場合、作業に関係する部署間で進捗情報が共有されなかったり、業務の方向性が経営層の望むものとズレてしまったりと、仕事に支障をきたす可能性が高いでしょう。
とはいえ、他部署の社員や経営層との間で、日常的にコミュニケーションの場を持つことは現実的ではありません。雑談などを通して相手の考え方や性格などを把握するのは難しいため、仕事に関する最低限の関わり合いになりがちです。

社内コミュニケーションの課題を解決する方法　

社内コミュニケーションでの課題を抱えている企業も、適切な解決方法を実践することで状況の改善につなげることができます。自分たちの会社における課題に合った解決方法を試してみてください。

社内コミュニケーションの基準を決める

「コミュニケーション」に求めるものが人によって異なるのは仕方ありませんが、「社内コミュニケーション」として求められる内容については、社員のなかで共通認識としておくべきです。具体的には、報連相をする判断基準を上司から部下に共有したり、1日1回／週1回／月1回など、定期的にコミュニケーションを取るタイミングを決めたりします。
そうすることで、上司と部下の間の認識のズレを防ぎ、コミュニケーションに積極的でない人とも関わる機会を設けられるのです。定期的なコミュニケーションの場を設ける際は、事前に参加者やテーマを明確にしておくとスムーズに進められます。例えば、仕事の進捗確認をするのが目的であれば、プロジェクト単位でまとまって行うのが効率的でしょうし、悩みや不満を聞くためであれば、他の人に気兼ねすることがないよう１対１で行うのが妥当です。

コミュニケーションしやすい雰囲気をつくる

社内環境がコミュニケーションを阻害している場合は、その原因を排除し、コミュニケーションを取りやすい雰囲気づくりをしてみましょう。
例えば、ミスやトラブルの報告に対して不機嫌になる管理職がコミュニケーション不足の原因なら、当人にアンガーマネジメントを学ばせるなどして、感情を管理できるように配慮すべきです。
また、特に社員旅行・忘年会・飲み会・お花見・ランチ会・研修といった「社内イベント」を、できるだけ早い時期に実施するのがおすすめです。普段の仕事とは違う非日常で新たな一面を知ることができ、普段は関わらない人とも話しやすくなります。社内環境の改善や社内イベントの開催などによって社内コミュニケーションが活発になると、「会社として都合の悪い報告であっても早めに報告する」という雰囲気がつくられていくでしょう。

社内SNSやグループウェアを導入する

近年は、Twitter・Instagram・Facebookといった「SNS」や、メール・チャット・掲示板・ファイル管理・タスク管理などの機能が一体となったシステム「グループウェア」を、社員専用で運用する企業が増えています。こうしたツールを活用することで、仕事に関する情報をオンライン上でスピーディーにやり取りできるのです。オンライン上でのやり取りであるため、会う機会や仕事で関わることが少ない他部署や他事業所の社員とでも、簡単にコミュニケーションが取れます。また、スレッドや掲示板などに残る他の社員のコミュニケーションを見ることで、その人がコミュニケーションに対して何を求めているのかを知ることができるでしょう。

食がコミュニケーションを活性化する。デリバリーサービスのすすめ

忘年会やお花見、研修、どのような社内イベントにおいても重要なのが「食事」です。
居酒屋やレストランに集まるなどして全員で同じものを食べることには大きなメリットがあります。

普段食べられないものを食べられる
食事の用意が楽になる
経費精算のわずらわしさを軽減できる
みんなで同じものを食べることで連帯意識を感じやすい

まとめ

「社内コミュニケーションがうまくいっていない」と感じている企業はたくさんあります。コミュニケーションに対する認識が人によって違っていたり、社内環境が整っていなかったり、関わりの少ない社員とのコミュニケーションが取りにくかったりというのがおもな要因です。しかし、社内の雰囲気づくりをしたり、SNSや社内イベントを活用したりすることで、社内コミュニケーションに関する課題の解消が期待できます。特に社内イベントでは、イベントそのものだけでなく、「食事をともにする」というシーンでもコミュニケーションを深めることも可能です。できるだけ連帯感を強めるために、デリバリーサービスを利用して参加者全員に共通の料理を用意するとよいでしょう。

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