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【幹事必見!】歓迎会の幹事がやること│準備から当日の流れ、挨拶の例文まで

歓迎会の幹事に任命されても、何から手を付ければいいのかと悩んでしまうものです。歓迎会で幹事がやることはたくさんあるので、まずは「幹事として何をしなければいけないのか」をしっかりと把握しましょう。

そこで今回は、そんな幹事の方へ向けて、歓迎会に向けた事前準備当日の流れ挨拶の例文気を付けること成功させるポイントおすすめの企画を紹介します。

 

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歓迎会に向けた事前準備

まずは、幹事としてやるべき歓迎会の事前準備について解説します。

日程調整

歓迎会を実施することが決まったら、最初に日程調整を行います。歓迎会の主役や役職者の都合の良い日の中から3日〜5日ほどを候補日程としてあげましょう。その後、参加予定者全員へ参加可否についてアナウンスをします。

日程と参加人数の決定

参加予定者からの「参加可否」の返信内容を確認し、参加率が1番高い日程を歓迎会の開催日として決定しましょう。

会場選び・下見

日程が決まったら、歓迎会の会場選びに移ります。会場は、最寄り駅からの交通アクセスが良い、オフィスの近くにあるなど、参加者が気軽にアクセスできる位置にあると、参加者の満足度も高まります。可能であれば、事前に複数の会場の下見をしましょう。アクセス使用する時間帯会場の様子料金などを考慮して、より具体的に歓迎会をイメージすることが、適切な会場選びに繋がります。

会場の予約

会場が決まったら予約を取りましょう。歓迎会は、主に新入社員が入る4月や10月頃に開催されるケースが多いため、他の団体が希望する日程と重なってしまい、予約が取れないことも考えられます。目当ての会場が埋まる前に早めに確保するのがおすすめです。

参加者への案内

日程と会場が決まったら、参加者へ歓迎会の概要についてアナウンスをします。メール、文書、口頭、チャットツールなど、自社で浸透している連絡方法で日時、場所、参加費、幹事の連絡先などを参加者へ伝えましょう

進行マニュアル・台本の作成

参加者への案内と同時進行で、歓迎会当日の「進行マニュアル」を作成しましょう。当日に会場を使用できる時間は限られているため、可能な限り詳細なタイムスケジュールを組んでおくと、当日の時間的なトラブルを最小限に抑えられます。

挨拶の依頼

歓迎会では「代表者の挨拶」「乾杯の挨拶」といった、挨拶の場面が複数あります。それぞれの挨拶を担う人や役職は概ね決まっているため、該当する役職者へ「当日の挨拶」を事前に依頼しましょう。特に歓迎会当日は何かとバタバタしてしまうもの。役職者へ失礼のないように、挨拶の依頼は必ず事前に済ませておくのが大切です。

余興の企画

歓迎会では、ゲームやダンス、歌など、会を盛り上げる余興を取り入れることがあります。会場の予約時間や進行マニュアルを確認しながら、歓迎会の時間内でできる余興の企画を考えましょう。もし、有志を募って余興を行う場合には、事前に有志への相談、依頼をしましょう。

歓迎会当日の流れ

歓迎会当日の流れを解説します。

開会の挨拶

幹事が歓迎会の司会進行を務める場合には、最初に幹事から歓迎会開会の挨拶をします。幹事以外の人が司会進行を務める場合には、その人からの挨拶をお願いします。

代表者の挨拶

代表者の挨拶は、参加者の中で1番役職が高い人から挨拶をしてもらいます。該当者へは事前に挨拶の依頼をしておきましょう。

乾杯の挨拶

乾杯の挨拶は、参加者の中で3番目に役職の高い人から挨拶をしてもらいます。こちらも同様に、該当者へは事前に挨拶の依頼をしておきます。

食事・歓談

乾杯の挨拶が終わったら、参加者同士で食事や歓談を楽しむ時間を取ります。

歓迎される人からの挨拶

食事、歓談の開始から30分ほど経過すると、参加者同士の会話も弾み、会場内も和気あいあいとした雰囲気に包まれます。この頃を見計らって、歓迎会の主役一人ひとりから一言、挨拶や自己紹介をしてもらいましょう。

余興・ゲーム

主役の存在を参加者へアピールできたら、その流れで、参加者全員で楽しめる余興やゲームを行いましょう。会場の時間が押している場合、あるいは時間に余裕がある場合には、このタイミングでタイムスケジュールを調整するのがおすすめです。余興やゲームが一通り終わったら、再び食事や歓談の時間を取りましょう。

中締めの挨拶

歓迎会の時間が2時間の場合、大体1時間半ほど経過したタイミングで中締めの挨拶に移りましょう。中締めの挨拶は、参加者の中で2番目に役職の高い人から挨拶をしてもらいます。該当者へは事前に挨拶の依頼をしておきましょう。

閉会の挨拶

歓迎会の閉会10分前ほどのタイミングで幹事や司会進行が閉会の挨拶を行い、歓迎会の終了とします。

二次会の案内

歓迎会の後に二次会を企画している場合には、参加者へ二次会の案内をしましょう。

幹事が司会進行をする場合の台詞例

上述した「歓迎会当日の流れ」で解説した各項目に沿って、幹事が司会進行をする場合の台詞例を紹介します。

開会の挨拶

  • 本日はお忙しいところお集まりいただきありがとうございます。これより〇〇歓迎会を開催させていただきます。
  • 司会進行を務めます〇〇と申します。よろしくお願いします。

代表者の挨拶

  • それでは最初に、〇〇代表よりご挨拶をいただきたいと思います。〇〇代表、よろしくお願いいたします。
  • (挨拶が終わったら)〇〇代表、ありがとうございました。

乾杯の挨拶

  • 続きまして、乾杯の挨拶に移りたいと思います。乾杯の挨拶は△△課長よりいただきたいと思います。△△課長、よろしくお願いいたします。
  • (挨拶が終わったら)△△課長、ありがとうございました。

食事・歓談

  • それではみなさん、しばしお食事、ご歓談をお楽しみください。

歓迎される人からの挨拶

  • さて、お食事、ご歓談を楽しまれているところとは思いますが、ここで今回の主役である○年入社の皆さま方をご紹介させていただきます。
  • ○年入社の皆さま方は前の方にお越しください。それでは一言ずつ、ご挨拶をお願いします。

余興・ゲーム

  • 続きまして、皆さまお待ちかねの余興(ゲーム)の時間に移りたいと思います。
  • 今回は余興として、有志の皆さま方によるダンスを披露していただきます。〇〇の皆さま、どうぞよろしくお願いします。
  • 今回は、皆さま全員でご参加いただける〇〇ゲームを用意しております。これよりルール説明に移りますので、ぜひ皆さま奮ってご参加ください。

中締めの挨拶

  • 宴もたけなわではありますが、そろそろお時間の方がやってまいりました。中締めの挨拶を□□部長よりいただきたいと思います。□□部長、よろしくお願いします。
  • (挨拶が終わったら)□□部長、ありがとうございました。

閉会の挨拶

  • 本日の歓迎会はこれにて終了とさせていただきます。お忘れ物のないようにお気をつけてお帰りください。

二次会の案内

  • この後は有志の皆さまで二次会を予定しております。ご参加される方は案内をいたしますので、会場の出口でお待ちください。

歓迎会当日に幹事が気を付けるべきこと

幹事は、歓迎会の企画や調整以外にも、やるべきことがたくさんあります。ここでは、歓迎会当日に幹事が気を付けるべきことを解説します。

開始30分前には会場入りをする

幹事は参加者よりも早めに会場入りをし、受付の設営や、会場にある椅子、テーブルなどの配置を確認します。会場入りは早いに越したことはありませんが、どのくらい前から会場入りできるかは、事前に会場の担当者へ確認しておくといいでしょう。

受付案内・集金はスムーズに行う

入口の混雑を避けるために、受付での参加確認や集金はスムーズに行いましょう。集金など事前に対応できるものは、できるだけ済ませておくと当日の負担が軽減できます。

参加者の様子に気配りする

幹事は歓迎会の最中も気を抜けません。参加者全員に食事や飲み物が届いているかどうか、会話に入れていない人がいないかどうかなど、常に会場の状況を見渡して、参加者全員が楽しめるように気配りしましょう。

余興やゲームを盛り上げる

余興やゲームが始まったら、率先して声を出し、会場を積極的に盛り上げます。参加者が積極的に参加してくれるように促すことも忘れずに行いましょう。

タイムスケジュールを適宜調整する

会場の予約時間は決まっているため、タイムスケジュールは適宜確認調整をして、必ず時間内に歓迎会が終わるように進めます。腕時計やスマートフォンなど、常に時間を確認できる物を身に付けておくといいでしょう。

歓迎会の終了間際まで気を抜かない

参加費の集金ミスや参加者の忘れ物といったトラブルが起こることがあります。会が終了し、参加者全員が会場を後にするまでは気を抜かずに動きましょう。

歓迎会を成功させるポイント

せっかく歓迎会を企画するならば、成功させたいものです。ここでは、歓迎会を成功させるポイントを紹介します。

主役にスポットライトを当てる

歓迎会の主役は、新入社員やその部署に新たに加わるメンバーです。主役が楽しめ、主役のことを他のメンバーに知ってもらえるような会にすることが、歓迎会を開催する意義といえるでしょう。役職者や上司も参加する中ではありますが、主役にスポットライトを当てることが、歓迎会の成功に繋がります。

参加者全員が楽しめる会にする

主役だけではなく、歓迎会の参加者全員が楽しめる会にすることも大切です。余興やゲームなどは、参加者全員が楽しめる企画を選び、会場が一体となって盛り上がるように工夫しましょう。

できる限り多くの人を集める

歓迎会は、より多くの人を集めた方が盛り上がりやすくなります。そのため、歓迎会の日時はなるべく早めに決めてアナウンスをするのが大切です。参加者の予定が埋まる前にスケジュールを抑えてもらうのが、参加者を集めるコツでしょう。

交流を深められる企画を取り入れる

歓迎される主役は、ほとんどの人が初対面なうえ、会場内の雰囲気によっては緊張してしまうかもしれません。そのため、主役と他の参加者との交流を深められる取り組みや工夫が求められます。例えば、一つのテーブルに主役同士、既存メンバー同士を固めないようにしたり、余興やゲームで自然な交流ができるようにしたりすることがおすすめです。メンバー内の交流を深めることで、今後の業務におけるコミュニケーション促進にも繋がります。

事前準備を念入りに行う

司会進行の練習や、タイムスケジュールに沿ったリハーサルなど、幹事としてできる事前準備は念入りに行いましょう。歓迎会は当日1回きりです。事前の準備や練習によって防げるミスは対策しておくといいでしょう。

歓迎会におすすめの企画10

歓迎会におすすめの企画10を紹介します。

1.主役の自己紹介プレゼン

歓迎会の主役である新入社員に、プレゼン形式で自己紹介をしてもらいます。主役へは事前にプレゼンの用意をしてもらうことで、当日の短い時間の中でも主役のことをたくさん知れる機会になります。「今年の目標」「会社で成し遂げたいこと」など、事前にテーマを決めておくと、より歓迎会の目的に沿ったプレゼンが期待できるでしょう。

2.プライベートクイズ大会

主役や既存メンバーのプライベートなことを、クイズ形式で当てていくゲームです。参加者へは事前にいくつかの質問に答えていただき、それを踏まえてクイズを作成しましょう。チーム選で開催すると、よりチームワークを深められるのでおすすめです。

3.質問コーナー

歓迎会の恒例行事ともいえる質問コーナー。主役に対して参加者から質問を投げかけ、主役に答えてもらいます。この会社を志望した理由、仕事の目標、趣味、特技など、仕事に関することからプライベートのことまで気兼ねなく聞くことで、主役のことを知ってもらいましょう

4.じゃんけん争奪戦

じゃんけん争奪戦とは、参加者全員による勝ち上がり形式のじゃんけん大会のことです。ペアを作ってじゃんけんを行い、勝った人は、勝った人同士で再びじゃんけんをし、最終的に勝ち残った一人が優勝となります。優勝者には景品を用意すると、ゲームもさらに盛り上がります

5.イラスト伝言ゲーム

チームに分かれ、最初の人がお題に沿ってイラストを描きます。次の人はそのイラストを見てお題を予想。イラストを描いたらその次の人へ伝言します。順番の最後の人がイラストを見てお題を回答し、正解すれば得点を獲得できます。紙とペンがあれば誰でも気軽に楽しめるゲームなうえ、チームメンバー同士の交流が促進されるのが特徴です。

6.以心伝心ゲーム

チームに分かれ、司会者が出題する問題に対してチームメンバー全員が回答し、全員の回答が一致したら得点を獲得できます。このゲームは、チーム内でお互いの回答を予想しながら答えを考えなければ得点できません。そのため、自然と相手のことを意識した行動へと繋がり、チームワークや団結力の向上に効果が期待できます。

7.ジェスチャーゲーム

ジェスチャーゲームは、チーム対抗戦で楽しめるゲームです。チーム内の一人がお題に沿ったジェスチャーを行い、他のメンバーがジェスチャーを見てお題を当てるゲームです。最終的に正解数が一番多いチームが優勝となります。ジェスチャーには個性が現れるため、メンバーのジェスチャーによっては難易度が上がることもあり、会場も盛り上がります。お題を用意すれば気軽に楽しめるゲームとしておすすめです。

8.名前でビンゴ

3×3」のマスが書かれた紙とペンを、参加者の人数分用意します。1マスごとに参加者の名前を書き、全てのマスを埋めたら、その紙をビンゴカードとしてビンゴゲームをします。司会者は、参加者の名前を一人一枚紙に書き、それを使ってくじ引きを作ります。司会者が引いた紙に書かれた名前が呼ばれたら、その人の名前を書いた人はビンゴカードのマスを空けていき、最終的に一番早くビンゴした人が優勝です。

「名前でビンゴ」は、以下のようなアレンジができるゲームです。

  • ビンゴゲームの前に5分程度のフリータイムの時間をとり、そこで会話をした人の名前をカードに書く
  • ビンゴゲーム中に司会者から名前を呼ばれた人は前に出て簡単な自己紹介をする

ルールをアレンジすることで、よりメンバー同士の相互理解や交流促進に繋がるでしょう。

9.名前リレー

チームに分かれて、名前でリレーをしていきます。最初の人が「私は〇〇です」と自己紹介を行い、次の人は「私は〇〇さんの隣の△△です」と、自己紹介を繋げていきます。ゲームが進むにつれて難易度が上がりますが、初対面の人同士の親交を深めるきっかけになります。

10.共通点探しゲーム

制限時間内にお互いの共通点をできるだけ多く見つけるゲームです。二人一組、もしくは少人数でチームを組み、制限時間内に対話を通してお互いの共通点を探します。対話の時間が終わったら、チームごとに発表の時間をとり、共通点の数やその内容について話しましょう。メンバーをシャッフルすることで、多くの人との親睦を深められるゲームです。

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歓迎会でおすすめの自己紹介ゲーム10選!効果的なイベント開催のコツも解説

イベント会社に外注する方法もある

歓迎会などの社内イベントの開催には、企画から事前準備、当日の運営・片付けなど、多くの時間や労力が必要です。社内イベントの開催に不慣れな場合には、幹事の負担もさらに大きくなってしまいます。そのような場合には、イベントの開催や運営などを専門に手掛ける「イベント会社」への外注という方法もあります

株式会社IKUSAでは、さまざまなアクティビティを提供しています。イベントの目的に応じてオプションを付けることもできますので、興味のある方はぜひ一度、お問い合せください。

フードエンタメプロデュース

株式会社IKUSAでは、オフライン・オンラインを問わずに、社内イベントの会場の装飾から食事の手配、司会進行、余興まで一貫して任せられるフードエンタメプロデュースを提供しています。幹事さまの負担を軽減しつつも、高クオリティーなイベントの開催が実現可能ですので、社内イベントの企画・運営などで迷われている方は、ぜひ一度ご相談ください。

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グルメチキンレース ゴチバトル

ゴチバトル キービジュアル

グルメチキンレース ゴチバトルは、高級アラカルト料理4品を食べて、1品それぞれの金額と、4品の合計金額を当てるゲームです。ゲームは専用の動画を使って進行するため幹事さまの負担も少なく、テレビのバラエティ番組のようなユニークなゲームを気軽に楽しめるのが大きな特徴です。参加者同士で同じ料理を食べることで、自然と会話も弾み、コミュニケーションの活性化にも繋がります。

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格付けバトル

格付けバトルは、俳句・紅茶・絵画・牛肉の4つのジャンルから、それぞれのジャンルにおける「一流の品」を見極めるゲームです。ゴチバトルと同様に、ゲームは専用の動画を使って進行します。紅茶と牛肉は実際に参加者の手元に届いたものを食べるため、テレビ番組さながらの臨場感を楽しめます

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チームビルディングBBQ

チームビルディングBBQは、社内イベント向けに開発された、“手ぶら”で楽しめるBBQサービスです。会場や食材の手配から、イベント後の後始末までを全て専門スタッフに任せられるため、参加者や幹事さまは手ぶらで現地に来て、気軽にBBQを楽しめます。謎解きや流しそうめんなどのオプションも複数用意してあるため、チームでBBQを楽しみながら、チームビルディングの強化にも効果的です。

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まとめ

歓迎会は、新入社員などの主役のことを既存メンバーに知ってもらい、お互いの交流を深められる会として開催することが目的です。事前準備や当日の進行など、幹事としてやるべきことは多くあるため、歓迎会成功のカギは幹事さまが握っているといえるでしょう。

もし、社内イベントの開催に不慣れな場合には、IKUSAのフードエンタメプロデュースやゴチバトルをはじめとしたさまざまなアクティビティの活用はいかがでしょうか。気になる方は、ぜひ一度、IKUSAにご相談ください。

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りょう

この記事を書いた人

りょう

都内在住。美容系メディアのコンテンツ制作をきっかけにライター活動をスタート。現在までにSDGs、HR領域、SNSマーケティング、外遊び、オンラインイベントなどの幅広いジャンルを執筆。読者の皆さまに寄り添えるような、わかりやすい文章を心がけています。