懇親会の案内メールの書き方は？ポイントや相手別の文例を紹介

懇親会を任された幹事にとって、案内メールを送ることは重要な仕事の一つです。

多くの方に気持ちよく懇親会に参加してもらうためにも、要点を押さえながら、簡潔でわかりやすい案内メールを送る必要があります。しかし、いざ案内メールを作成しようとなると「どんなことを書けばいい？」「書き方のマナーってあるの？」と頭を悩ませる方も多いでしょう。
この記事では、懇親会の案内メールの書き方のポイント、送信相手別の文例を紹介します。

 

ビジメシでは、社内イベント企画にお悩みの幹事様に、進行台本テンプレートを配布しています。
⇒無料で進行台本テンプレート集をダウンロードする

懇親会案内メールの目的とは？

懇親会の案内メールを出す目的は、懇親会の開催通知と招待、そして出欠の可否を確認することです。

出席者の人数が少ないと、懇親会が成り立たなくなるかもしれません。

1人でも多くの方に「参加したい！」と思ってもらえるような案内メールを作成しましょう。

 

そもそも懇親会とは？

懇親会とは、参加者同士の親交を深めるほか、情報交換を目的とした会をいいます。

一定の組織や集団に属する人同士で行うのが一般的です。基本的に飲食を伴う場合が多いものの、単なる飲み会や親睦会とは異なります。社内や取引先、セミナー後の参加者同士などさまざまな懇親会が存在します。

懇親会の案内メールではビジネスマナーを意識しよう

ごく親しい友人だけで行う内輪での飲み会であれば、気軽なメッセージのやり取りだけで済ませられます。しかし、上司や取引先へ案内を出す場合、そういうわけにはいきません。

せっかく案内メールを送っても、相手に失礼な印象を与えてしまっては、懇親会に参加したいという気持ちが損なわれてしまいます。それどころか、思わぬトラブルに発展することもあるので注意が必要です。

ビジネス書式を用いて、相手に失礼のない、好印象を与えるようなメールの書き方を心得ておきましょう。

 

懇親会案内メールの書き方のポイント

これから紹介するポイントを押さえて、懇親会の案内メールを作成しましょう。

 

1．早めに案内メールを送る

早めに通知すれば、相手がスケジュールを調整しやすく、参加率アップにつながります。余裕を持って、懇親会開催日の１カ月くらい前に案内メールを送るようにしましょう。

遅くなってしまうと、相手の予定が埋まってしまい、参加したくても欠席せざるを得ないこともあります。特に役職者の場合、早い段階でスケジュールが埋まりやすいので注意してください。

 

2． 一目で内容がわかる件名をつける

メールを開封しなくても、懇親会の案内メールであることが一目でわかる件名をつけましょう。

「お疲れ様です」「お世話になっております」といった、メールの内容が伝わらないタイトルはNGです。迷惑メールと勘違いされたり、開封を後回しにされたりする可能性が高くなります。

「懇親会のご案内」など、シンプルな件名にするのがおすすめです。

 

3．用件は簡潔にまとめる

ダラダラした冗長な文章は、相手の読む気を削いでしまい、飛ばし読みをする方もいるかもしれません。

できるだけ簡潔にまとめて、読みやすくすることが大切です。

日時・場所・会費などの基本情報は箇条書きにするなど、わかりやすく伝える工夫をしましょう。

 

4．出欠の返信期限を明記する

いつになっても出欠の返事が集まらない……ということがないよう、参加・不参加の返信期限を明記します。

「懇親会のご案内【○○/○○までにご返信ください】」など、件名に締切日を併記しておくと効果的です。

 

懇親会の案内メールに記載すべき項目

懇親会の案内メールを送る際は、以下の項目を必ず記載するようにしましょう。

1． 宛名

メール本文の冒頭に来るのは相手の名前です。

宛名の書き方は、社内向けか社外向けか、1人に送るのか複数人に一斉送信するかによって異なります。

• 社内メール
  相手が1人であれば「部署＋役職＋氏名＋敬称（様・さん）」が一般的です。複数人の場合は「社員各位」「営業部各位」「関係者各位」などと書きます。
• 社外メール
  相手が1人であれば「会社名＋部署名＋役職＋氏名＋敬称（様）」と記載します。複数人の場合「取引先各位」「お客様各位」などと記します。

取引先や協力会社の方、上司に一斉メールを送るのは、失礼にあたることがあります。

できれば1人ずつ個別に案内メールを送りましょう。

 

2．挨拶文

ビジネスメールでは、本題に入る前に挨拶文を書くのが基本です。いきなり「早速ですが」で始まってしまうと、相手の印象を悪くしてしまいかねません。

とはいえ手紙のように格式ばった挨拶は不要です。社内向けであれば「日々の業務お疲れ様です。××部の○○です」といった簡単な挨拶で十分でしょう。

取引先には「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」といった書き出しが適しています。重要顧客への案内メールの場合は、上司に相談したり、ビジネス文例集を参考にしたりして相手に失礼のないような表現を心がけましょう。

 

3．開催目的

懇親会を開催する目的を記載します。

（例）「日頃の慰労を兼ねて、下記の通り懇親会を開催いたします」

 

4．日時

月日・曜日・時間を書きます。時間の表記は「17：30」「19：00」など24時間制に統一し、終了時間も忘れずに記載しましょう。

 

5．場所

開催場所は正式名称で書くようにしましょう。簡単な地図を入れると親切です。オンライン懇親会の場合は、Zoomなどオンライン会議ツール入室用URLを記載します。

 

6．会費

参加費用がかかる場合は税込金額で明記し、集金方法も併せて書いておきます。お釣りのないよう会費を準備してもらう旨を記しておくといいでしょう。

（例）「できるだけお釣りの要らないようご協力ください」

 

7．参加可否の回答締め切り

参加・不参加についての回答方法と返信期日を明記しましょう。回答の締め切りは、懇親会の開始日の1週間から10日前にしておくと慌てずに済みます。

返信をお願いする際は「お忙しいところ恐れ入りますが」と一言添えましょう。相手への配慮が感じられて、好印象を持たれます。

 

8．問い合わせ先

相手が案内メールを読んだ時に、わからないこと・質問したいことが出てくるかもしれません。そんな場合に備えて、問い合わせ先（内線番号、メールアドレス）・担当者名を忘れずに記載しましょう。

（例）「何かご不明な点がございましたら、担当の○○までお問い合わせください」

 

懇親会の案内メールを送る前にまずは日程調整を！

懇親会を開催するにあたり、主賓がいる場合は、まずは主賓のスケジュールを押さえてから、上司に予定を確認する必要があります。

実際に顔を合わせて調整するのがベストですが、難しい場合はなるべく早めにメールで確認するといいでしょう。日程調整ツールを使うと、日程調整の手間を削減し、効率化できるのでおすすめです。さまざまなタイプがあるので比較検討して選びましょう。

懇親会の日程が確定したら、参加者に案内メールを送ります。

日程調整については、以下のようなメールを送るといいでしょう。

 

上司宛の日程調整メール文例

件名：□□年度　内定者懇親会　日程のご相談

△△部長

日々の業務お疲れ様です。××課の○○です。

現在、□□年度入社の内定者懇親会を企画しております。
ついては△△部長にぜひともご参加いただきたいと思っております。

お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日～〇月〇日のご都合はいかがでしょうか。
お手数ですが今週中に、ご都合のいい日程をお知らせいただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

 

【社内編】懇親会の案内メール文例

社内の懇親会の場合、一斉送信で案内メールを送るのが一般的です。失礼ではないか心配な時は、宛名に上司や主賓の名前を記載するといいでしょう。

迷ったら会社の慣例に従うことが大切です。上司に相談してから送信しましょう。

社内向けなので、あまり堅苦しくなりすぎないように作成するのがおすすめです。

 

1．上司宛の案内メール文例

件名：懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】

△△部長

お疲れ様です。総務部の□□です。

新年度を迎え、今年も多くの新入社員の方々が入社されました。
そこでこの度、歓迎と交流の意を込めて、懇親会を開催することとなりました。

新入社員との親睦を深める機会となりますので、奮ってご参加いただきますようお願いいたします。

日時：20××年〇月△日（〇）　◯◯時～◯◯時
場所：〇〇〇〇（△△駅）

何かご不明な点がございましたら、私□□（内線1234）までお問い合わせください。

ご多用とは存じますが、出欠を〇月〇日までにこちらのメールに返信いただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

 

2．社内全体向けの案内メール文例

件名：営業部オンライン懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】

営業部各位

お疲れ様です。国内営業チームの□□です。

日頃のご慰労をかねて下記のとおりに懇親会を開催いたします。ぜひご参加ください。

日時：20××年〇月△日（〇）　◯◯時～◯◯時
場所：〇〇〇〇（△△駅）

何かご不明な点がございましたら、私□□（内線1234）までお問い合わせください。

ご多用とは存じますが、出欠を〇月〇日までにこちらのメールに返信いただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

 

3．オンライン懇親会の案内メール文例

件名：オンライン懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】

関係者各位

お疲れ様です。〇〇課の□□です。

間もなく期の終わりが近づいている今、日頃の慰労と交流を兼ね、オンライン懇親会を企画いたしました。ぜひスケジュールを調整のうえ、ご参加ください。

日時：20××年〇月△日（〇）　◯◯時～◯◯時
オンライン会議ツール入室用URL：https://～～
ミーティングID： ○○
パスワード：○○
連絡先：□□（内線1234）

お忙しいとは存じますが、出欠を〇月〇日までにこちらのメールにご返信ください。

みんなで食べて笑って楽しい時間を過ごしましょう！

 

【社外編】懇親会の案内メール文例

取引先やビジネスパートナーなど社外の方を懇親会に招待する場合、相手との関係性にもよりますが、基本的にはかしこまった文章が望ましいでしょう。

 

1．クライアント向けの案内メール文例

件名：オンライン懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】

○×株式会社
○○部△△様

平素は大変お世話になっております。

○○株式会社○○部の□□です。

平素より格別のお引き立ていただき、誠にありがとうございます。

さて、このたび弊社では、企業間の親睦を深める目的で、懇親会を開催したいと存じます。

みなさまにおかれましてはご多忙とは存じますが、ぜひともご出席いただきますようお願い申し上げます。

日時：20××年〇月△日（〇）　◯◯時～◯◯時
場所：〇〇〇〇（△△駅）

何かご不明な点がございましたら、私□□までご遠慮なくお問い合わせください。

なお、お手数ではございますが、出欠を〇月〇日までにこちらのメールに返信いただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

 

2. 取引先・協力会社向けの案内メール文例

件名：オンライン懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】

○×株式会社
○○部△△様

平素は大変お世話になっております。

○○株式会社○○部の□□です。

日頃より当社へのご協力をいただき、心からお礼申し上げます。

さて、双方の情報共有と親睦を深める目的でオンライン懇親会を開催したく存じます。

ざっくばらんにお話しできればと考えておりますので、ぜひご参加いただけますようお願いいたします。

日時：20××年〇月△日（〇）　◯◯時～◯◯時
場所：〇〇〇〇（△△駅）

何かご不明な点がございましたら、私□□までご遠慮なくお問い合わせください。

誠に恐れ入りますが、出欠を〇月〇日までにこちらのメールに返信いただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

 

懇親会を盛り上げるサービス

幹事の役割は、日程と場所を決めて案内メールを送ることから、当日の進行までさまざまです。懇親会を盛り上げる企画を準備することも忘れないようにしましょう。

ここからは、懇親会を盛り上げるサービスを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

ゴチバトル

ゴチバトルは、「食」と「エンターテイメント」が融合した、食べながら楽しむ高級料理金額当てゲームです。
高級店出身のシェフが考えたアラカルト料理をご用意。
各品を「レストランで出すといくらになるか」の金額を予想してもらいます。目指せピタリ賞！
⇒無料で【ゴチバトル】の資料を見てみる

格付けバトル

格付けバトルは、お馴染みの一流品当てが楽しめるクイズゲームです。
参加者は視覚・嗅覚・味覚など五感を駆使して「一流の品」を当て、一流のゲストを目指します。運営・司会進行・そして盛り上げまで全部おまかせ。食事しながらテーブル対抗でカジュアルに楽しめるチームビルディングです。
⇒無料で【格付けバトル】の資料を見てみる

クイズ・ビンゴ大会

株式会社IKUSAの提供する「クイズ・ビンゴ大会」は誰でも気軽にスマホで参加できるシステムを導入しています。
自身のスマートフォンからクイズシステムや会場のスクリーンで表示されるクイズにスマートフォンで回答します。
ビンゴ大会の場合はQRコードやURLにアクセスするだけで簡単にビンゴカードを配布されビンゴマシーンが出した数字を自動でビンゴカードに反映することができます！

気軽に大人数で盛り上がることができ、誰でもわかるシンプルなシステムを導入しているため全員参加型の絶対に盛り上がるイベントを探している方にオススメです。

⇒無料でクイズビンゴ大会の資料を見てみる

まとめ

案内メールを送ることも、懇親会を任された幹事の大切な仕事です。目上の方や社外の方にも送信するので、ビジネスマナーや記載情報の漏れなど気になることも多いでしょう。

しかし、あまり難しく考える必要はありません。相手への思いやりや気配りを表す言葉を添えることが大切です。

これから案内メールを送る方は、ぜひ本記事の文例を参考にしてください。

IKUSAでは、年間1000件以上のユニークなチームビルディング・レクリエーション・懇親イベントを企画・運営しています。ご相談は無料です。内容が固まっていなくてもお気軽に「やりたいこと」をお聞かせください。
⇒IKUSAでどんなことができるか相談してみる

 

【関連記事】

こちらの記事で懇親会全体の流れや幹事の方がやるべき準備について紹介しています。ぜひご覧ください。

懇親会と親睦会の違いとは？幹事がやるべき準備と注意点