レセプションパーティーの内容は？開催までの流れや注意点、会場の選び方などを解説
新商品の発売記念や企業の周年記念などで開催されるレセプションパーティーは、企業のイメージを左右する大切なイベントの一つです。
本記事では、パーティーの幹事さまに向けて、レセプションパーティーの内容や開催までの流れ、企画する際の注意点、会場の選び方、おすすめのケータリングサービスや手土産、盛り上がる企画ネタについてそれぞれ紹介します。
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目次
レセプションパーティーとは
レセプションパーティーとは、自社の新製品や新店舗の披露、会社の周年記念などを目的として企業が開催するパーティーのことをいいます。多くのレセプションパーティーは招待制で、社内の関係者以外に、外部からのゲストを招き、お祝い会として開催されています。
レセプションパーティーでは、参加者同士で一体感を持ってもらい、企業から参加者へ感謝を伝えることが主な目的です。
開催までの流れ
まずは、レセプションパーティーを開催するまでの一般的な流れを解説します。
開催の目的とターゲットの設定
レセプションパーティーを開催すると決めたのには、何らかの目的や理由があるでしょう。「なぜレセプションパーティーを開催するのか」「どのような人材層をターゲットにするのか」「ゲストに誰を招くのか」といったように、まずはレセプションパーティーを開催する目的やそのターゲット層を設定します。
目的とターゲットの明確化は、企画内容の選定やパーティーの一連の流れを考える際の大切なポイントです。参加満足度の高いパーティーを開催するためにも、しっかりと設定しましょう。
開催日時の決定
レセプションパーティーを開催する目的やターゲットを設定したら、パーティーの開催日時を決めます。ターゲット層の日々の生活スタイルに合わせ、参加しやすい日時で開催することが、効果的な集客に繋がります。
会場の決定
開催日時が決まったら、パーティー会場の選定に移ります。パーティーの目的や予定する参加者数に適した会場を選定しましょう。最寄り駅から近かったり、公共交通機関が充実していたりするような会場を選ぶことで気軽に参加しやすくなり、より多くの集客が見込めます。
告知・集客
パーティーの開催日時や場所が決まったら、パーティーの参加予定者へアナウンスを行います。日時、場所、アクセス方法、開催する目的や企画内容のほかに、参加費や服装の指定がある場合には詳しい内容をアナウンスしましょう。
挨拶・スピーチなどの依頼
レセプションパーティーでは、多くの場合、開会の挨拶や乾杯の挨拶、ゲストスピーチなどが行われます。該当者へは事前に挨拶やスピーチの相談・依頼をしておきましょう。
式次第の作成
パーティー当日のスケジュールが決定したら、式次第を作りましょう。式次第とはパーティーやイベントにおける進行表のこと。会場に掲示する方法と参加者へ配布する方法があります。配布する場合には人数分の式次第を用意しましょう。
リハーサル・会場の下見
式次第やタイムスケジュールを元に、パーティー当日へ向けたリハーサルを行います。会場の下見も合わせて行うことで、当日に使用する機材の確認や調整、受付の位置や流れなどを確認しておきましょう。
食事・ドリンクなどの手配
会場だけを予約した場合、別途で食事やドリンクなどを手配する必要があります。参加予定数に合わせてケータリングサービスなどを予約しておきましょう。当日までの期間が少ないと手配が難しい場合もあるため、早めに予約しておくことがおすすめです。
企画・運営の注意点
レセプションパーティーを企画・運営する際の注意点を解説します。
参加しやすい日時で開催する
より多くの参加者を募るためにも、レセプションパーティーはターゲット層が参加しやすい日時で開催しましょう。例えば、どのような層でも参加しやすい日程にする場合には土曜日が、主にサラリーマン層をターゲットとする場合には平日の夜の時間帯などが候補に上がります。会場を適切な収容人数で埋めることで、賑やかなパーティー空間を演出できます。
なるべく早めに企画・告知する
レセプションパーティーを開催すると決めたら、可能な限り迅速に企画や準備を進めましょう。早めに企画を立てアナウンスすることで、参加者はスケジュールを調整しやすくなり、多くの集客が見込めます。また、早めに企画することで、希望する会場を、予約が埋まる前に確保できるというメリットもあります。
企業の魅力が伝わる内容をPRする
レセプションパーティーの目的に沿って、企業の魅力が参加者へ伝わるような企画を取り入れましょう。例えば、自社製品で会場を装飾して雰囲気を作ったり、自社製品の愛好者をゲストスピーカーとして招いたりといった工夫があります。上手なPR活動を行うことで、参加者がパーティー後に自社製品を利用したり、購買したりするなどの行動に繋がります。
服装は指定する
招待制で開催されるレセプションパーティーは、親睦会や飲み会などと比べて基本的にはフォーマルな場として扱われます。しかし、カジュアルな服装で参加するレセプションパーティーもあるため、参加者によってはどのような服装で行けばいいのか悩んでしまうかもしれません。主催者側がはフォーマルな服装で参加するのはもちろんですが、参加者の服装については事前に指定しておきましょう。
事前準備は念入りに行う
レセプションパーティーは、参加者へ日頃の感謝を伝える場でもあります。貴重な時間を割いて参加をしてくれた参加者に対して最高のおもてなしをするためにも、当日の進行ミスや機材トラブルなどは避けたいものです。そのため、会場の下見や設備・物品の確認、当日のタイムスケジュールの確認など、事前にできる準備は念入りに行い、当日のスムーズな進行を目指しましょう。
会場の選び方
レセプションパーティーを成功させる鍵は「適切な会場選び」といっても過言ではありません。参加者に満足してもらえるようなパーティーにするには、どのような会場を選べばいいのでしょうか。ここでは、レセプションパーティーの会場の選び方を解説します。
アクセス良好な場所を選ぶ
最寄り駅から近い、公共交通機関が充実しているなどの会場を選びましょう。会場へのスムーズなアクセスは、効果的な集客や参加満足度のアップに繋がります。パーティーの目的や企画内容を考慮して、どうしても遠方な会場を選ぶ場合には、会場への直行バス、タクシーなどの手配も検討しましょう。
予算や収容人数を確認する
会場費が予算内に収まるかどうか、参加予定数を収容できる規模かどうかを確認しましょう。特に会場の広さは、参加者数に対して広すぎると無駄なスペースができてしまい、逆に狭すぎると参加者が窮屈な思いをしてしまいます。予定している参加数に適した会場を選ぶことは、パーティーを盛り上げる大切な要素です。
パーティーの雰囲気に合った会場を選ぶ
パーティーの目的やターゲット層の雰囲気に合った会場を選びましょう。パーティーの良し悪しは、会場の雰囲気に左右されるといっても過言ではありません。例えば、格式が高くフォーマルな雰囲気を演出したい場合にはホテルや式場のパーティー会場を使用する、新店舗をお披露目したい場合にはその店舗で開催するなどの方法があります。
食事提供の有無を確認する
レセプションパーティーでは、食事や飲み物を参加者へ提供することも多くありますが、会場によっては場所だけの提供で、料理は別途ケータリングサービスなどで対応するケースも存在します。「料理も一緒に頼もうとしたら提供していなかった」などということがないように、パーティーで食事の提供を行う場合には、会場の担当者に必ず確認しましょう。会場で食事の提供をしていない場合には、別途でケータリングサービスを手配する必要があります。
宿泊施設の有無を確認する
遠方からの参加者が多い場合や、ゲストスピーカーが遠方から参加する場合などでは、会場やその付近に宿泊施設があるか確認し、情報提供をしましょう。場合によっては宿泊手配をすることも検討しましょう。
利用できるケータリングサービス
食事提供サービスがない会場の場合には、別途でケータリングサービスなどの利用が必要です。ここでは、レセプションパーティーに利用できる、おすすめの3つのケータリングサービスについて紹介します。
IKUSA
株式会社IKUSAでは、東京都・神奈川県・埼玉県・千葉県・茨城県・栃木県・群馬県・山梨県・静岡県を対応エリアとする「ビジメシケータリング」を提供しています。お食事2,000円～、飲み放題2,000円～のプランがあり、食事だけでなく会場提案、会場装飾、司会進行、記念品の製作などレセプションパーティー全体の運営も依頼できるのが特徴です。
ケータリングジャパン
株式会社WITHWINが提供するケータリングジャパンは、東京23区と東京市部を対応エリアとしたケータリングサービスです。これまでに12,000件を超えるパーティーやイベントでケータリングサービスを提供した実績があります。ケータリングジャパンには価格帯や料理の内容などが多種多様な、さまざまなケータリングプランが用意されており、パーティーの目的や参加人数に応じてプランを選べるのが大きな魅力です。
シェフコレ
日本フードデリバリー株式会社が提供するシェフコレは、東京都・神奈川県・埼玉県・千葉県に対応したケータリングサービスです。70種類を超えるプランが用意されており、価格帯も1人800円台から、5,000円を超えるプランまであるため、パーティーの人数や目的に応じてプランを選べます。プランごとに、実際に利用したユーザーの口コミを確認できるため、料理の写真と合わせて、どのようなプラン内容なのかを事前にイメージできるのも特徴的です。
参加者に喜ばれる手土産
レセプションパーティーで、帰り際に参加者へ手土産を配るのであれば、思い出に残るような手土産を渡したいもの。ここでは、パーティーの参加者に喜ばれる手土産を紹介します。
ノベルティ・試供品
企業オリジナルのノベルティ品や試供品などを手土産にすると、参加者が自社製品を使用するきっかけになります。パーティーへの参加や製品の使用によって自社に興味を持ちやすくなるため、企業の効果的なPR活動に繋がります。製品を使った感想をSNSなどで投稿してもらえれば、口コミ効果も期待できるでしょう。
紅茶・コーヒーなどの飲料
紅茶やコーヒーなどはかさばりにくく帰宅時に持ち運びやすいため、手土産として喜ばれます。少し高級な商品を選ぶことで、ちょっとした満足気分を味わってもらえるでしょう。参加者がお酒好きな場合には、ワインや日本酒などのお酒類などもおすすめです。参加者の好みに合わせて選びましょう。
お菓子などの日持ちするもの
チョコレートやクッキーなどの日持ちするお菓子も手土産として人気があります。一つひとつ小分けになっていたり、いろいろな種類のお菓子が入っていたりすると、家族へのお土産としても喜ばれるでしょう。お菓子の他に、お酒のつまみになるようなチーズや乾き物なども、お酒が好きな人が多いパーティーではおすすめの手土産です。先ほど紹介した紅茶やコーヒー、お酒などと合わせて渡すのもいいでしょう。
レセプションパーティーにおすすめの企画ネタ5選
最後に、レセプションパーティーを盛り上げるのに欠かせない、おすすめの企画を4つ紹介します。
1．ビンゴ大会
参加者の誰もが楽しめる企画として人気が高いのがビンゴ大会です。人数分のビンゴカードを配り、ビンゴマシーンを使ってビンゴを楽しみます。ビンゴになった人へ渡す景品は、ちょっと豪華な商品や自社製品を用意することで、参加者の満足度を高められたり、自社の製品を使ってくれるきっかけになったりするのでおすすめです。
2．クイズ大会
ビンゴ大会と同様に人気の高いのがクイズ大会。誰でも気軽に参加できるのが魅力的です。正解数の多い人には景品を用意すると、会場もさらに盛り上がります。出題するクイズは、一般的な雑学や時事問題のほかに、自社や製品に関する内容を入れると、企業理解へと繋がります。
3．抽選会
ビンゴやクイズなどの企画を行う時間がない場合には、抽選会がおすすめです。事前に参加者一人ひとりへ番号を振り分けておき、抽選会が始まったら参加者分の番号が記載されたクジを一枚ずつ引いていきます。クジが当たった人には、景品を渡しましょう。
4．パフォーマンス・ショー
レセプションパーティーの余興としてショーやマジックを披露するパフォーマーを呼ぶと、パーティー会場はさらに盛り上がります。パフォーマーは、高い技術やトーク力で会場を盛り上げるのが仕事であり、参加者はパフォーマンスを見ているだけでも気軽に楽しめます。パフォーマンスにもさまざまな種類があるため、余興の時間を考慮して依頼するパフォーマーを選ぶといいでしょう。
まとめ
レセプションパーティーとは、新製品の披露や周年記念などで企業が開催するパーティーです。参加者に一体感を持ってもらったり、企業から参加者へ感謝を伝えたりすることが主な目的として開催されます。
企業のイメージを左右する大切な場であるため、レセプションパーティーを開催するならしっかりとした計画が欠かせません。パーティーの幹事を任された場合には、今回紹介したパーティーの流れや企画の注意点、会場の選び方を参考にしてみてください。
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この記事を書いた人
りょう
都内在住。美容系メディアのコンテンツ制作をきっかけにライター活動をスタート。現在までにSDGs、HR領域、SNSマーケティング、外遊び、オンラインイベントなどの幅広いジャンルを執筆。読者の皆さまに寄り添えるような、わかりやすい文章を心がけています。
