レセプションパーティーとは？準備の流れ・ポイントを解説

新商品の発売記念や企業の周年記念などで開催されるレセプションパーティーは、企業のイメージを左右する大切なイベントの一つです。
本記事では、パーティーの幹事さまに向けて、レセプションパーティーの内容や開催までの流れ、企画する際の注意点、会場の選び方、おすすめのケータリングサービスや会場、手土産、盛り上がる企画ネタを紹介します。

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レセプションパーティーとは

レセプションパーティーとは、自社の新製品や新店舗の披露、会社の周年記念などを目的として企業が開催するパーティーのことをいいます。
レセプションという言葉には応接・応対の他に、公式に歓迎するために催す宴会という意味もあります。企業が実施するレセプションパーティーでは、業界関係者やお世話になった方などを招待し、新商品やこれまでの実績などを紹介したり感謝を伝えたりする場にすることが一般的です。

レセプションパーティーを準備する際の流れ

まずは、レセプションパーティーを開催するまでの一般的な流れを解説します。

1.目的と招待するゲストの明確化

レセプションパーティーを開催する目的・招待するゲストを設定します。目的と招待するゲストの明確化は、企画内容や流れを決めるための大切なポイントとなります。成果を上げるために、具体的な目的・招待するゲストを設定しましょう。

2.開催日時の決定

招待するゲストの生活スタイルに合わせ、参加しやすい日時で開催することがポイントです。会場の予約状況などに合わせて調整ができるように複数の候補日時を用意しておきましょう。

3.会場の決定

レセプションパーティーを実施する目的や招待人数に合わせ、適した会場を選定しましょう。最寄り駅から近かったり、公共交通機関が充実していたりするような会場を選ぶことで気軽に参加しやすくなり、より多くの来客が見込めます。

4.招待状の送付

招待者リストを作成し、レセプションパーティーの招待状を送付します。招待状には以下の項目を盛り込みましょう。

• 時候の挨拶文
• レセプションパーティーの趣旨・開催のお知らせ
• 日時
• 会場、会場の住所（地図も添付）
• 会場までのアクセス
• 問い合わせ先、担当者
• 会費・ドレスコード
• 出欠の回答期限・回答方法
• 結びの挨拶

レセプションパーティーの招待状は3～4カ月前を目途に送付することが一般的です。招待状を作成する場合は、印刷・発送が必要なので早めに準備を進めましょう。

5.挨拶・スピーチなどの依頼

レセプションパーティーでは、多くの場合、開会の挨拶や乾杯の挨拶、ゲストスピーチなどが行われます。挨拶やスピーチの相談・依頼をしておきましょう。

6.企画内容の決定

レセプションパーティーの目的に沿って、自社の魅力がゲストへ伝わる企画を考えましょう。自社の商品・サービスをPRする企画や、ゲストに体験してもらう企画などが一般的です。

7.料理・ドリンク、手土産などの手配

会場のみを予約した場合、料理やドリンクを用意する必要があります。ゲストの人数に合わせてケータリングサービスなどを手配しておきましょう。また、パーティー会場で帰り際に手土産を渡すのであれば、準備も必要です。

8.タイムスケジュールの作成

タイムスケジュールは詳細に作成することが大切です。詳細なタイムスケジュールを作成することで時間通りの円滑な進行に役立ちます。

9. 式次第の作成

式次第とはパーティーの進行表です。会場に掲示する方法とゲストへ配布する方法があります。配布する場合には人数分の式次第を用意しましょう。

10.会場の下見

式次第やタイムスケジュールを元に、パーティー当日へ向けたリハーサルを行います。会場の下見も合わせて行うことで、当日に使用する機材の確認や調整、受付の位置や流れなどを確認しておきましょう。

企画・運営する際の注意点

レセプションパーティーを企画・運営する際の注意点を解説します。

企業の魅力が伝わる商品・サービスをPRする

レセプションパーティーの目的に沿って、企業の魅力がゲストへ伝わるような企画を取り入れましょう。例えば、自社製品で会場を装飾して雰囲気を作ったり、自社製品の愛好者をゲストスピーカーとして招いたりといった方法があります。

ドレスコードをゲストに伝える

招待制で開催されるレセプションパーティーは、親睦会や飲み会などと比べて基本的にはフォーマルな場として扱われます。しかし、カジュアルな服装で参加するレセプションパーティーもあるため、ゲストによってはどのような服装で行けばいいのか悩んでしまうかもしれません。主催者側がフォーマルな服装で参加するのはもちろんですが、ゲストの服装については事前に指定しておきましょう。

事前準備を入念に行う

レセプションパーティーは、ゲストへ日頃の感謝を伝える場でもあります。貴重な時間を割いて参加をしてくれたゲストに対して最高のおもてなしをするためにも、当日の進行ミスや機材トラブルなどは避けたいものです。そのため、会場の下見や設備・物品の確認、当日のタイムスケジュールの確認など、事前にできる準備は念入りに行い、当日のスムーズな進行を目指しましょう。

会場を選ぶ際のポイント

レセプションパーティーを成功させるためには、適切な会場を選定することが大切です。ここからは、レセプションパーティーを実施する会場選びのポイントを解説します。

アクセス良好な場所を選ぶ

最寄り駅から近い、公共交通機関が充実している会場を選びましょう。会場へのスムーズなアクセスは、効果的な集客やゲストの満足度の向上につながります。パーティーの目的や企画内容を考慮して、どうしても遠方な会場を選ぶ場合には、会場への直行バス、タクシーなどの手配も検討しましょう。

予算や収容人数を確認する

会場費が予算内に収まるかどうか、ゲスト人数に合わせて適切な規模かどうかを確認しましょう。人数に対して会場が広すぎるとゲストが少なく見えてイメージダウンにつながる可能性があり、逆に狭すぎると窮屈さを感じさせる恐れがあります。ゲストの人数と予算に合わせて適した会場を選びましょう。

パーティーの雰囲気に合った会場を選ぶ

パーティーの目的やターゲット層の雰囲気に合った会場を選びましょう。パーティーの良し悪しは、会場の雰囲気に左右されるといっても過言ではありません。例えば、格式が高くフォーマルな雰囲気を演出したい場合にはホテルや式場のパーティー会場を使用する、新店舗をお披露目したい場合にはその店舗で開催するなどの方法があります。

食事提供の有無を確認する

レセプションパーティーでは、料理やドリンクをゲストに提供することが多くありますが、会場によっては料理やドリンクの提供をしていない場合があります。その際には、ケータリングのサービスを利用するのがおすすめです。会場の管理者に、ケータリングのサービスを利用して問題がないかを事前に確認しましょう。

宿泊施設の有無を確認する

遠方からのゲストが多い場合や、ゲストスピーカーが遠方から参加する場合などでは、会場やその付近に宿泊施設があるか確認し、情報提供をしましょう。場合によっては宿泊手配をすることも検討しましょう。

おすすめのケータリングサービス3選

ここからは、レセプションパーティーに利用できる、おすすめのケータリングサービスを3つ紹介します。

株式会社IKUSA（ビジメシケータリング）

株式会社IKUSAでは、「ビジメシケータリング」という体験型アクティビティとケータリングを合わせたサービスを展開しています。料理、飲み放題ともに2,200円（税込）から用意されていて、自由に組み合わせ可能です。料理だけでなく会場提案から会場装飾、司会進行、記念品の製作などを依頼できるオプションもあるので、レセプションパーティーの企画や運営で困ったときにも安心です。

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株式会社WITHWIN（ケータリングジャパン）

株式会社WITHWINが提供するケータリングジャパンは、これまでに12,000件を超えるパーティーやイベントでケータリングサービスを提供した実績があり安心です。さまざまなプランが用意されており、ヴィーガンやハラルに対応したプランもあります。あたたかい料理はあたたかいまま、冷たいデザートは冷たいまま提供されるのも嬉しいところ。プロのデザイナーがテーブルコーディネートを無料で行ってくれるサービスや、参加型のライブパフォーマンスなどの演出なども充実しています。

参照：【公式】東京・ケータリングのケータリングジャパン | 東京都

株式会社くるめし（シェフコレ）

日本フードデリバリー株式会社が提供するシェフコレは、ケータリング事業者を検索できるまとめサイトです。種類が豊富にあるプランのなかから選ぶことができ、どのようなシチュエーションにも対応可能です。実際に利用したユーザーの口コミや料理の写真を確認できるのも魅力です。

参照：シェフコレ – ケータリング・オードブルを人気ランキングから探せるサイト

ゲストに喜ばれる手土産

以下では、レセプションパーティーで帰り際にゲストに贈ると喜ばれる手土産を紹介します。

ノベルティ・試供品

企業オリジナルのノベルティ品や試供品などを手土産にすると、ゲストが自社製品を使用するきっかけになります。パーティーへの参加や製品の使用によって自社に興味を持ちやすくなるため、企業の効果的なPR活動につながります。製品を使った感想をSNSなどで投稿してもらえれば、口コミ効果も期待できるでしょう。

紅茶・コーヒーなどの飲料

紅茶やコーヒーなどはかさばりにくく帰宅時に持ち運びやすいため、手土産として喜ばれます。少し高級な商品を選ぶことで、ちょっとした満足気分を味わってもらえるでしょう。ゲストがお酒好きな場合には、ワインや日本酒などのお酒類などもおすすめです。ゲストの好みに合わせて選びましょう。

お菓子などの日持ちする食品

チョコレートやクッキーなどの日持ちするお菓子や食品も手土産として人気があります。一つひとつ小分けになっているものや、いろいろな種類が入っているものは、家族や社内へのお土産としても喜ばれるでしょう。お菓子の他にも、お酒のつまみになるようなチーズや乾き物などもおすすめです。

レセプションパーティーを盛り上げる企画ネタ4選

レセプションパーティーを盛り上げるのに欠かせない、参加者に楽しんでもらうためのおすすめ企画ネタを4つご紹介します。

1．ビンゴ大会

ゲストの誰もが楽しめる企画として人気が高いのがビンゴ大会です。ビンゴカードは受付時に渡しておくと、進行がスムーズです。ビンゴになった人へ渡す景品は、自社製品を用意することで、ゲストに使ってもらうきっかけになるのでおすすめです。

2．クイズ大会

クイズ大会は、誰でも気軽に楽しめることが魅力です。正解数の多い人には景品を用意すると、ゲストのモチベーションが上がります。出題するクイズは、一般的な雑学や時事問題のほかに、自社や商品・サービスに関する内容を入れると、企業理解へとつながります。

IKUSAの「クイズ・ビンゴ大会」

株式会社IKUSAの提供する「クイズ・ビンゴ大会」は誰でも気軽にスマホで参加できるシステムを導入しています。
自身のスマートフォンからクイズシステムや会場のスクリーンで表示されるクイズにスマートフォンで回答します。
ビンゴ大会の場合はQRコードやURLにアクセスするだけで簡単にビンゴカードを配布されビンゴマシーンが出した数字を自動でビンゴカードに反映することができます！

気軽に大人数で盛り上がることができ、誰でもわかるシンプルなシステムを導入しているため全員参加型の絶対に盛り上がるイベントを探している方にオススメです。

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3．抽選会

ビンゴやクイズなどの企画を行う時間がない場合には、抽選会がおすすめです。事前にゲスト一人ひとりへ番号を振り分けておき、抽選会が始まったらゲスト分の番号が記載されたクジを一枚ずつ引いていきます。クジが当たった人には、景品を渡しましょう。

4．パフォーマンス・ショー

レセプションパーティーの余興としてショーやマジックを披露するパフォーマーを呼ぶと、パーティー会場はさらに盛り上がります。パフォーマーは、高い技術やトーク力で会場を盛り上げるのが仕事であり、ゲストはパフォーマンスを見ているだけでも気軽に楽しめます。パフォーマンスにもさまざまな種類があるため、余興の時間を考慮して依頼するパフォーマーを選ぶといいでしょう。

レセプションパーティーにおすすめの会場

利用料金、広さ・収容人数、アクセスの良さ、雰囲気などを考慮し、検討する必要があるため、会場探しは手間かかります。ここからは、レセプションパーティーに適した会場を5つ紹介します。

1.TKPガーデンシティPREMIUM京橋

京橋駅直結の京橋エドグラン22階にあり東京駅八重洲南口からも徒歩5分とアクセスが良く、大きな窓からは景色が一望できるため夜に行うパーティーであれば東京の美しい夜景が存分に楽しめます。大小7つの会場があり、立食で最大310名まで利用可能です。備品や料理の手配などのサービスも充実しており、さまざまなシーンで利用できる会場です。

参照：TKPガーデンシティPREMIUM京橋｜TKP貸会議室ネット

2.Glade Park 新宿

ヒルトピア内にありJR新宿駅、西新宿駅、都庁前駅から近く、地下でも緑溢れる公園にいるようなおしゃれな空間でパーティーを行うことができます。また、備品が充実しており、すべて無料で使用できることも特徴です。立食の場合、最大120名まで対応可能で、飲食物の持ち込みもできます。

参照：【公式】貸し会議室・レンタルスペースならタイムシェアリング

TKPガーデンシティPREMIUM品川

品川駅高輪口から徒歩3～4分とアクセスが良く、300㎡超えの広々とした会場は会議室とは思えないほどおしゃれな会場です。着席で最大120名、立食で200名まで対応可能で、備品が充実しています。羽田空港からのアクセスもいいので、遠方からのゲストが多い場合にもおすすめの会場です。

参照：TKPガーデンシティPREMIUM品川｜TKP貸会議室ネット

銀座フェニックスプラザ

銀座駅徒歩2分とアクセスが良く、ワンフロアを貸し切りできるため、会場に入るまでの空間に飾り付けをすることができます。また、什器などの持ち込みもでき、搬入用のエレベーターが完備されています。控室があることも特徴です。総大理石の吹き抜けロビーがラグジュアリーな雰囲気を演出しており、フォーマルなレセプションパーティーに適した会場です。

参照：銀座フェニックスプラザ イベントホール・貸し会議室・撮影スタジオをお探しなら

TKPガーデンシティPREMIUMみなとみらい

みなとみらい駅徒歩1分、JR桜木町から徒歩15分とアクセスが良い会場です。室内はガラス張りで解放感があり、明るくおしゃれな雰囲気が特徴です。大小さまざまな広さの会場があり、着席96名、立食200名まで対応可能です。周辺にはイベントホールや商業施設が多数あり、レセプションパーティーに適しています。

参照：TKPガーデンシティPREMIUMみなとみらい｜TKP貸会議室ネット

まとめ

レセプションパーティーは企業のイメージを左右する大切な場です。レセプションパーティーを開催する際には入念に準備を行い、ゲストに喜ばれるように企画することが重要です。

株式会社IKUSAでは、年間1,000件以上の企業イベント経験を活かしたパーティー運営を承っています。

ご相談は無料です。内容が固まっていなくてもお気軽に「やりたいこと」をお聞かせください。

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この記事を書いた人

りょう

都内在住。美容系メディアのコンテンツ制作をきっかけにライター活動をスタート。現在までにSDGs、HR領域、SNSマーケティング、外遊び、オンラインイベントなどの幅広いジャンルを執筆。読者の皆さまに寄り添えるような、わかりやすい文章を心がけています。