大人数でバーベキューを行うには？実施方法や会場の選び方、運営のポイントを解説

社員旅行をはじめとした社内イベントや、地域の交流会など、数十名規模の大人数で行うバーベキューは、普段なかなか顔を合わせない人同士の親睦を深める貴重な機会です。しかし、人数が増えるほど、決めなければいけないことは増え、準備や運営、後片付けにも手間がかかります。大人数でのバーベキューは、少人数で行うバーベキューよりも多くのノウハウが求められるといえるでしょう。

この記事では、大人数のバーベキューの実施方法、目的・効果、会場の選び方、運営のポイント、成功させるためのポイント・注意点を解説します。

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大人数のバーベキューの実施方法

大人数でバーベキューを行う際にはどのような手順で実施すればよいのでしょうか。以下で解説します。

1. 目的と参加人数を決める

まずは、バーベキューの目的と参加人数を決定します。

【目的の例】

• 親睦会
• イベント
• レクリエーションなど

目的と参加人数により、会場の広さや必要な食材、準備すべき機材の数が変わるため、最初にしっかり把握しておくことが重要です。

また、こうしたバーベキューの計画には幹事を立てる必要があります。30人以上の大人数ともなると1人で行うのは負担が大きいため、複数人の幹事を立て、負担が重くなりすぎないようにしましょう。

2. 会場を選び予約する

バーベキュー場や、バーベキューができる公園やキャンプ場など、大人数が集まれる会場を選び、早めに予約しましょう。特に週末や繁忙期は予約が埋まりやすいため注意が必要です。予約の際は、炊事場やトイレ、駐車場、屋根付きスペースの有無など、設備の確認をしておきましょう。

また、人数の規模が大きければ、バーベキュー場の「団体利用スペース」を予約したり、「貸し切り」にしたりすることも視野に入れる必要があるかもしれません。場所や人数によって異なりますが、貸し切りの場合は早めの予約が必要なケースが多いため、余裕を持って問い合わせしましょう。

なお、、予約するバーベキュー場の「キャンセル規定」も事前に確認しておきましょう。何日前ならキャンセル可能なのか、キャンセル料がいくらかかるのかを把握しておくと安心です。

3. 食材と機材を準備する

バーベキューにおいては、食材が不足したり、参加者が満足いくまで食べられなかったりすることのないよう、注意が必要です。参加人数や参加者の年齢層に応じて食材の量を計算し、事前にまとめて用意しておきましょう。

ほかにも、コンロや着火剤といった機材、トング、クーラーボックスなどの基本的なセットに加え、予備の炭やゴミ袋も準備しておくとよいでしょう。

少人数であれば、食材や機材を持ち寄ってもらう方法もありますが、大人数のバーベキューでは持ち寄りが難しいため、あらかじめ食材や機材が用意されているバーベキュー場を選ぶのも一つの方法です。または、業者による食材のケータリングや機材のレンタルも検討するのもおすすめです。

4. 当日の役割分担と時間配分を決める

当日は、大人数の参加者が滞りなく楽しめるように、連携を取ってスムーズに進行する必要があります。運営スタッフは、設営係、調理を配布する係、片付け係など、役割分担しておくとよいでしょう。火起こし・調理開始・片付けの時間配分も事前に決めておくと、円滑な進行につながります。

5. 当日の運営を行う

大人数のバーベキューでは、参加者を把握するために受付を設けましょう。時間になっても到着していない参加者がいれば、連絡先に電話するなどのフォローを行います。

バーベキューが始まったら、安全面や衛生面に注意しながら、参加者全員が楽しめるように運営しましょう。火気使用時の安全確保のために消火器・水バケツは必ず用意しておく必要があります。また、食材の保冷管理、衛生手袋や消毒液の使用、熱中症や虫刺され対策もしておきましょう。

また、子どもが参加する場合は、火に近づいたり、危険物に触ったりしないように、参加者に目を配ってもらうように伝えましょう。

6. 片付けとゴミ処理を行う

バーベキュー後は、使用場所の清掃、ゴミの持ち帰り、レンタル品の返却などを行います。忘れ物やトラブル防止のため、最終確認リストを活用すると安心です。また、施設利用時はルール厳守を徹底する必要があるため、時間に余裕を持った進行が望ましいでしょう。

大人数でバーベキューを行う目的・効果

大人数でバーベキューを行う目的や得られる効果について解説します。

参加者同士の親睦を深める

大人数でのバーベキューは、年齢・立場の異なる人とも交流でき、普段は接点の少ない人同士でも自然と会話が生まれやすく、関係性を築くきっかけになります。

また、何百人という集まりであれば、一堂に会する貴重な機会になるため、普段は味わえない一体感を得ることができます。

チームワークや協力意識の向上

役割分担をし、協力して食事を楽しむバーベキューは、チームワークを磨く機会になります。職場やサークルなどの組織で行えば、活動外で協力する体験を通じて、普段の仕事や活動でもより連携できることが期待できます。

非日常体験によるリフレッシュ効果

屋外でのバーベキューは、普段の生活や職場を離れた「非日常」を感じることができ、気分転換やストレス解消につながります。外の空気に触れ、普段とは異なる環境で食事や会話を楽しむことで、心身ともにリフレッシュできるでしょう。

参加者の満足度やモチベーション向上

作った料理をみんなで共有することや、一緒の時間を過ごす楽しさが、参加者の満足度を高めます。コミュニケーションの活性化や一体感の醸成につながるため、グループや地域の親睦イベントとしても効果的です。また、社内イベントとして実施する場合は、帰属意識や仕事への意欲向上といった副次的な効果も期待できます。

大人数でバーベキューを行う際の会場の選び方

大人数でバーベキューを行うときは、会場選びが重要です。参加人数に対応できるか、必要な設備が揃っているかなど、自分たちに適した会場を選ぶポイントをお伝えします。

収容人数に合った広さを確保する

大人数の場合、座席数やテーブル数、調理スペース、移動スペースなどを十分に確保できる広さが必要です。移動のしやすさや、参加者同士が窮屈にならないレイアウトかどうかもチェックしておきましょう。

目安として、バーベキューコンロやグリルの焼き網の面積が、1000㎠前後であれば、1台につき5人程度まで楽しめます。2000㎠以上あれば、1台につき6～8人が楽しめるでしょう。

また、小さな子どもがいる場合は、走り回れるスペースの有無だけでなく、安全に遊べる場所が確保されているかどうかも確認しておくと安心です。

100人以上の大規模なバーベキューを開催するのであれば、貸し切りにできるかどうかも重要なポイントです。

設備の充実度を確認する

コンロ・炭・テーブル・椅子などの基本的なバーベキュー用具の貸し出しがあるか、ゴミ処理の仕組み、水道やトイレの数・清潔さなども重要です。電源の使用可否や駐車場の有無も、参加人数によっては必須条件となるため、事前に確認しておきましょう。

アクセスの良さを考慮する

参加者が集まりやすい立地であるか、公共交通機関や車でのアクセスの良さも大事なポイントです。アクセスの良し悪しは参加率にも影響が出るため、最寄り駅からの距離や駐車場の有無、道路の混雑状況なども含めて、バーベキュー場を選ぶ視点を持ちましょう。

天候対策の有無を確認する

雨風をしのげる屋根付きスペースがあるか、タープやテントを設置してもよいか、また悪天候時のキャンセル条件など、急な天候変化に対応できる体制が整っているかを確認しておくと、いざというときも安心です。特に梅雨や台風シーズンでは天候リスクが高まりますので、十分に検討しておきましょう。

大人数バーベキューにおける運営のポイント

大人数のバーベキューでは、参加者が50人規模か300人規模かによって、準備や当日の運営方法が大きく異なります。ここでは、規模ごとに変わる運営の主なポイントを紹介します。

机・椅子・調理スペースの配置

50～100人規模の場合

50～100人規模であれば、グループごとの交流や一体感を意識した配置がよいでしょう。普段から仲の良いグループでもまとめたり、いっそ普段は関りが少ないグループで集めて、参加者同士の距離を縮めたりするのも一つの方法です。

食材の受け取りや火起こしといった作業もグループごとに担当してもらうと、協力意識が芽生えやすいでしょう。

300人以上の場合

300人以上規模になると、飲食・調理エリア、休憩エリアなどといったエリア分けが重要です。動線が交差して混雑や事故とならないように意識しましょう。また、初めての参加者も迷わないように案内看板や誘導スタッフの配置も視野に入れましょう。

受付・出席確認の方法

50～100人規模の場合

比較的管理しやすい規模のため、名簿によるチェックや受付票の回収、名札配布などシンプルな方法で対応できるでしょう。

300人以上の場合

この規模になると「受け付け待ち」が課題になるため、事前のオンライン登録やQRコード読み取り受付を導入し、当日の受付をスムーズにする方法があります。また、参加者には事前に参加証となる名札やリストバンドなど配布することで、当日の確認作業を短縮することもできます。

ゴミ箱・清掃体制

50～100人規模の場合

参加人数が100人以下の場合は、会場の数カ所に分別ゴミ箱を設置すれば対応できるでしょう。

「ゴミ袋交換係」「清掃係」などの担当者を事前に決めておくことで、会場を清潔に保てます。また、最後の片付けをスムーズにするためにも、時間ごとにゴミを集めるタイミングを共有しておくと安心です。

300人以上の場合

この規模になると、ゴミの量も多くなるため、より計画的な管理が必要です。会場内に複数の分別ゴミ箱を設けるほか、清掃スタッフの配置や業者の手配も視野に入れておきましょう。特に、BBQでは生ゴミや炭の後始末なども発生するため、スケジュールを立て、定期的にゴミを回収するのがポイントです。

また、「会場端」「駐車場近く」などへゴミが落ちていないか巡回することも重要です。イベント終了時には清掃チェックリストを活用して、原状復帰することを心がけましょう。

余興・アクティビティ

50～100人規模の場合

比較的小規模なバーベキューでは、全員が楽しめる一体感のあるアクティビティが効果的です。例えばチーム対抗のミニゲーム、ジャンケン大会、ビンゴ、〇×クイズなど、その場で説明できる内容が向いているでしょう。

300人以上の場合

300人以上規模になると、本格的なイベント要素を盛り込むとよいでしょう。表彰、抽選会など、多くの参加者の興味を惹くものがおすすめです。

また、司会進行役、音響設備やマイク、簡易照明の準備が必要になることもあります。

食材・ドリンクの提供

50～100人規模の場合

50～100人規模であれば、各グループ・班ごとに食材やドリンクを配布する方式がスムーズです。

ドリンク類はクーラーボックスを複数用意し、アルコールとソフトドリンクは置き場所を分けておきましょう。

300人以上の場合

この規模になると、会場内のいくつかの場所に「食材・飲み物置き場」を設置するとよいでしょう。

各テーブルの代表が取りに行く形にすると混雑も防げます。また、「飲み物が足りない」「肉がもう少しほしい」などの声に対応できるよう、巡回して補充するスタッフを決めておくと満足度が高まります。

大人数バーベキューを成功させるポイント・注意点

大人数のバーベキューを成功させるポイント・注意点を紹介します。

事前に「段取り」を決めておく

大人数でのバーベキューでは、あらかじめ「誰が何を担当するか」「当日の流れはどうなるか」など、決められるところをなるべく明確にしておくことで、当日の混乱や準備不足を防げます。特に役割表やタイムスケジュールを事前に作成・共有しておくと、初めて参加する人も動きやすくなるでしょう。必要なものや行動をリスト化して計画的に準備するのもおすすめです。

案内役を立てる

大人数のバーベキューでは、参加者が「どこで何をしてよいか分からない」と戸惑う場面が出やすくなります。そうした混乱を防ぐため、事前に「案内役」を立てておくと安心です。案内役は、タイムスケジュールの案内や焼き場・ドリンクコーナー・ゴミ捨て場の利用方法など、必要な情報をその都度伝える役割を担います。

ただし、この案内役に全てを任せきりにせず、数人で交代制にする、他の係と兼任するなどして負担を分散してもらいましょう。また、案内の合間には自由に飲食や歓談もできるようにして、「せっかくのバーベキューなのに楽しめない」と感じさせない配慮も大切です。

事前アンケートで参加者の要望を確認する

大人数のバーベキューでは、参加者ごとに事情や希望が異なるため、事前アンケートの活用が有効です。苦手な食材・アレルギー情報・飲酒の可否のほか、子ども連れの有無なども聞いておきましょう。

また、「道具の持ち込み希望」「手伝いたい工程」なども確認しておくと、参加者が受け身にならず自発的に関わる雰囲気づくりにもつながります。

近隣への配慮を忘れない

大人数のバーベキューでは、会場内外への影響にも配慮が必要です。特に駐車場の混雑はトラブルのもとになりやすいため、付近の駐車場をいくつか事前に共有し、参加者が分散して利用できるようにしておきましょう。

また、大きな音楽、煙の広がりが他の利用者や近隣施設に迷惑をかけることもあるため、音量や火の扱いには注意が必要です。最後の片付けでは、忘れ物やゴミの片付け忘れが起きないように、チェック担当を決めておきましょう。そのうえで、「片付けは全員で協力して行いましょう」とあらかじめ周知しておくと、最後まで連帯感を持ち、大人数でのバーベキューを締めくくれるでしょう。

大人数でバーベキューを行うなら「チームビルディングBBQ」がおすすめ

株式会社IKUSAが提供する「チームビルディングBBQ」は、企画・会場探し・食材やドリンクの手配・設営・アクティビティ・撤収まで、すべてお任せできる企業向けバーベキューサービスです。バーベキュー会場、公園、会社の駐車場など、希望の場所に食材・機材一式を届けてもらえるので、幹事の負担を大幅に軽減できます。

100人から200人という大人数のバーベキューにも対応し、複数の食事プランから選ぶことができます。また、生ビールは専用サーバーで、カクテルは特設バーカウンターで提供など、嬉しいサービスが備わっています。

加えて、「チームビルディングBBQ」ならではのアクティビティが4種用意されており、全員参加型アクティビティで参加者同士の交流が深まり、自然なチームビルディングにつながります。

「いつもと違うバーベキューをしたい」「準備や片付けまで全部任せたい」という場合におすすめです。

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まとめ

大人数でのバーベキューは、参加者同士の交流を深め、チームワークや一体感を高める絶好のチャンスです。その一方で、会場選びや役割分担、安全対策など、事前準備を怠るとトラブルや不満につながりかねません。今回紹介したポイントを押さえ、十分な計画と配慮をもって進めることで、幹事も参加者も満足できるバーベキューを実現しましょう。特に大人数ならではの「段取り力」が成功につながります。

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この記事を書いた人

ビジメシ編集部

ビジメシでは、お食事の手配に悩む幹事様に向けた、お役立ち情報をご紹介しています。オンラインイベントでのフード宅配からケータリング、BBQまで、お食事手配はビジメシにお任せください！懇親会やレクリエーション、研修、ランチミーティングなど、あらゆるビジネスシーンでのお食事手配をサポートいたします。