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キックオフ会議の目的、進め方、内容とは?アイスブレイクやチームビルディングのポイントも解説

キックオフ会議を行うことで、目標をメンバーに共有したり、顔合わせをしてアイスブレイクやチームビルディングに繋げたりすることができ、チームとして良いスタートをきるきっかけづくりになります。

今回は、キックオフ会議の意味、目的、行う際のポイント、進め方、アイスブレイク例、オンラインで実施する方法や注意点、サービス活用例について紹介します。

キックオフ会議とは?

キックオフ会議は、新規プロジェクトや新規事業の立ち上げ時など、新たなチームが発足する際に顔合わせや情報共有などを行うために最初に行う会議です。キックオフミーティングといわれることもあります。

チームとして成果を上げていくためには、メンバー間が良好な関係を築き、円滑なコミュニケーションや互いにフォローし合うことなどが求められます。キックオフ会議を行い、メンバー同士のアイスブレイク(緊張をほぐすこと)をすることでメンバー間の関係を築きやすくする効果を期待できるため、チームビルディング(成果を上げる組織づくり)に繋がります。

チームビルディングとは

チームビルディングは、組織づくりを意味する言葉です。また、組織づくりに繋がる取り組みをチームビルディングと表現することもあります。

チームビルディングのフレームワーク「タックマンモデル」

チームビルディングを行う際には、「タックマンモデル」が参考になります。タックマンモデルとは、チームの成長プロセスを明らかにしたフレームワークです。心理学者のタックマンが1965年に提唱しました。チームづくりの基本的なフレームワークとして、いまもなお活用されています。

タックマンモデルは、形成期、混乱期、統一期、機能期、散会期の5段階に分けられています。チームの状態を見て、どの段階に位置しているのかを見極めることで、チームづくりのために何を行えばよいのかがわかりやすくなり、より効率的にチームを強化して高い成果に繋げていくことができるようになります。

  • 形成期

チームが発足したばかりの時期で、メンバー間の理解度が低く、メンバー全員がやや緊張している段階が形成期です。この時期には、アイスブレイクを実施して緊張感をほぐしたり、コミュニケーションをとるために飲み会を行ったりすることが有効です。飲み会は、ZoomMicrosoft TeamsなどのWeb会議ツールを利用すれば、オンラインでも簡単に実施できます。

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  • 混乱期

形成期に比べコミュニケーションをとれるようにはなるものの、メンバー間の意見が衝突する段階が混乱期です。形式期を超え、メンバー自身が業務に慣れて余裕がでてきて意識が他者に向くようになるため、メンバー間の衝突が起きたり、不仲になったりすることがあります。混乱期には、盛り上がるアクティビティやゲームなどを実施し、仲を深めることが有効です。

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  • 統一期

混乱期を乗り越え、チームが成熟してくる段階が統一期です。統一期になると、メンバー全員がチームのルールや役割を正しく認識し、自身がどのように行動すべきかを考えるようになります。個人がチームのなかでより機能するようになってくると同時に、チームとしての結束力も高まります。

  • 機能期

統一期を経てチームが成熟すると、機能期になります。機能期になると、メンバー全員が自分で考えて行動できるようになり、リーダーの指示がなくても成果を上げる行動がとれるようになります。また、機能期になると、チームづくりに貢献し、自分たちでつくり上げようとする姿勢をメンバー全員が持つようになります。チームとして目指す姿が機能期であり、チームビルディングのゴールといえます。

  • 散会期

散会期は、事業やプロジェクトの終了などにともない、チームが解散する段階です。機能期に至ったチームメンバーであれば、チームが成熟するプロセスを経験したことで、新たなチームでもリーダーシップを発揮してチームづくりに貢献できるでしょう。

 

キックオフ会議を行う目的・メリット

キックオフ会議を行う主な目的を以下にまとめます。

  • チームメンバーの顔合わせをする
  • チームメンバーの役割を明確にする
  • チームの目標(ゴール)を明確にする
  • メンバー同士のアイスブレイクを図る
  • チームビルディングにつなげる
  • メンバーの動機づけをする

基本的には、チームの前提となる目標やメンバーの役割などを共有したり、メンバー間の理解を深めたりすることを目的としてキックオフ会議を行います。以下で詳しく紹介します。

チームメンバーの顔合わせをする

キックオフ会議は、チームメンバーの顔合わせを目的として実施されます。基本的には会議室やレンタルスペースなどで行われることが多いですが、リモートワークを実施している場合にはオンラインでキックオフ会議を実施することもあります。

顔合わせを実施することで、どのようなメンバーが在籍しているのかを知ることができ、全体意識を持つきっかけにもなります。

チームメンバーの役割を明確にする

新規事業や新規プロジェクトの発足時には、チームメンバーの基本的な情報をメンバー全員に伝えることで、キックオフ会議後のコミュニケーションが円滑にとれるようになります。そのため、キックオフ会議にはメンバー紹介にあわせて役割を明確にする目的があります。

キックオフ会議でメンバー紹介をすることで、だれが何を担当するのかをメンバーの全員が知ることができます。また、詳しい役割を伝えることで、メンバー自身と関係するメンバーがだれなのか、自分の担当領域がどこからどこまでなのかなどをメンバーの全員が詳しく知れます。

チームの目標(ゴール)を明確にする

キックオフ会議でチームの目標を共有することで、メンバーの全員が何を目指すのかを知り、意識統一を図れます。また、新規事業や新規プロジェクトの理念がある場合には共有し、判断基準をもって行動することを図ることもあります。

事業やプロジェクトを始める際に、「何をするのか」、「どのようにしてするのか」を明らかにしたものの、目標までは示さない場合があります。その結果、チームとして何を目指すのかがわからず、メンバーの向上心が低下したり、メンバーそれぞれがバラバラに行動し、大きな成果に繋がりにくくなったりすることもあるでしょう。また、目標を達成することで得られる達成感をもつ機会が少なくなることで、チームビルディングをしてチームとして成熟しにくくなる面もあります。

チームの目標について、ゴールと段階的なものを明確にし、メンバーに共有することで、チームとして成熟した状態である機能期に繋げる要因の一つになります。

メンバー同士のアイスブレイクを図る

キックオフ会議でアイスブレイクになる自己紹介やゲームを実施し、メンバーの緊張をほぐすことを目的とする場合もあります。

事業やプロジェクトの発足時には、メンバーそれぞれが何を行うのかが不透明で、どういう人がいるのかもわからず、不安を感じる人もいます。短時間でも実施できる自己紹介やゲームを実施することで、メンバーの緊張緩和や不安解消の効果を期待できます。

チームビルディングにつなげる

チームビルディングを行うためには、メンバーがチームに対して強い意識をもち、自身だけでなく他者に対しても意識を向けている状態にすることが重要なポイントになります。そのため、チームビルディングに繋げることを目的とし、全体意識をもつように促す目的でキックオフ会議を行うこともあります。

チームのメンバーが自分の仕事をこなすという意識をもっているだけでは、チームビルディングには繋がりません。他者が困っているときにフォローをしたり、協力してより大きな成果に繋げたりするためには、他者に対する意識をもつ必要があります。それを自ら進んで行える人もいますが、何の施策も講じずに全員がメンバーのために行動できるとはかぎりません。

キックオフ会議にメンバーの全員が参加し、チームとしての意識を高めることで、チームビルディンに繋がります。

メンバーの動機づけをする

メンバーのモチベーションを上げる目的でキックオフ会議を実施することもあります。キックオフ会議で、以下のような内容をメンバーに伝えることで動機づけができ、モチベーションアップに繋げることを期待できます。

  • なぜメンバーに選ばれたのか
  • 何のために仕事に取り組むか
  • 何を目標として仕事に取り組むか
  • 仕事に取り組むことでどのようなメリットがあるか
  • 仕事に取り組むことでどれくらい社会に貢献できるか
  • 企業にとってどれくらい重要なミッションなのか

モチベーションを上げるためには、メンバーにとってどのようなやりがいやメリットがあるのかを明確に伝えることが重要です。志願してメンバーになった人を除き、基本的には選ばれてチームのメンバーになったため、受け身の状態です。メンバーが意欲的に仕事に取り組むように促し、動機づけをしましょう。

キックオフ会議を行う際のポイント

目的をもってキックオフ会議を実施する際に、より効果を上げるためには、以下のポイントをおさえて実施することが重要です。

  • 司会進行役(ファシリテーター)を配置する
  • アジェンダを伝える
  • 質疑応答の時間を設ける
  • 議事録をとる
  • 資料を用意しておく
  • 遊びやゲームを取り入れる

以下で詳しく紹介します。

司会進行役(ファシリテーター)を配置する

司会進行役をファシリテーターといいます。キックオフ会議は、12時間程度の短時間で実施されることが多いですが、自己紹介、目標や役割の共有、今後の仕事の進め方、スケジュール作成・共有など、行うべきことが多いため、円滑に進行する必要があります。

司会進行役を配置することで、進行予定にあわせてスムーズにキックオフ会議を進行しやすくなります。司会進行役を選ぶ際には、適任者を選ぶことが重要です。責任者・リーダーが率先して行ってもよいですが、チーム内で全体とのコミュニケーションをとる必要のある人、話し声を聞き取りやすい人など、事業やプロジェクトの特徴にあわせて適切な人を選任しましょう。

アジェンダを伝える・レジュメ(資料)を作成する

アジェンダは、計画(プラン)を意味する言葉です。会議においては多くの場合、「会議で話す項目」をアジェンダと表現されます。

キックオフ会議の最初にアジェンダを明確にすることで、メンバーが何について話されるのかを知ることができ、項目を把握した状態で話を聞くことができるため、内容を理解しやすくなります。

また、より詳しく伝える目的で、レジュメ(紙の資料PDFMicrosoft Officeなどのデータ資料)を作成しておくことで、メンバーがより具体的にイメージできます。可能な範囲で、事前にレジュメを準備しておきましょう。

質疑応答の時間を設ける

キックオフ会議を実施する時点で、メンバーが疑問や不安をもっている場合があります。キックオフ会議で伝えた内容だけでは疑問や不安を解消できなかった場合に備え、質疑応答の時間を設けましょう。

社内のメンバーに限られた事業やプロジェクトであれば、多くの場合には業務時間中に質問をすることができますが、複数企業のメンバーが参加する場合には、密にコミュケーションをとれないこともあります。そのような状況では、疑問点を解消できないまま事業やプロジェクトを進めることになる可能性があります。

メンバーの疑問や不安を解消し、チームとして良いスタートをきれるようにしましょう。

議事録をとる

キックオフ会議で、伝えるべき情報を口頭で伝えたとしても、すべての内容がメンバーの記憶に残るとは限りません。キックオフ会議の内容を記録し、メンバーが振り返れるようにすることが重要です。

キックオフ会議をオンラインで行う場合には、録画可能なWeb会議ツールを利用することで、動画を視聴して内容を振り返ることができます。録画機能のあるWeb会議ツールを以下に記載します。

  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Webex
  • Google Meet
  • Skype Meetings

ゲームを取り入れる

ゲームをキックオフ会議に取り入れることで、アイスブレイクを図れます。ゲームは自己紹介に取り入れることができ、短時間で実施できるため、キックオフ会議でも時間を多く費やさずに行えます。

たとえば、「グッド&ニュー」という自己紹介ゲームは、24時間以内に起こった自分にとってよかったことを発表するゲームです。自己紹介をする際に、最後によいニュースを発表して和やかな雰囲気になるため、アイスブレイクの効果を期待できます。

また、短時間で実施できるゲームをキックオフ会議で行うことも有効です。たとえば、「はぁって言うゲーム」は、「はぁ」や「ぷぅ」などの発声した言葉、表情などがどの感情のものなのかを当てるゲームです。

「はぁって言うゲーム」は手軽に実施でき、オンラインでも行えます。キックオフ会議で簡単に盛り上がれるゲームを実施してアイスブレイクを図りたい場合に適しています。

 

キックオフ会議を行う場所

  • 会議室・社内スペース
  • レンタルスペース
  • オンライン

キックオフ会議は上記の場所で行うことが一般的です。以下で詳しく紹介します。

会議室・社内スペース

自社内の事業・プロジェクトであれば、オフィスの会議室や社内スペースなどで行うことが一般的です。複数社が関係する場合には、そのうちの一社のオフィスで行うこともあります。

資料を投影する場合には、設備の有無を確認しておきましょう。また、キックオフ会議を行う場所に合わせ、内容を調整することも大切です。資料を投影する設備がない場合には、人数分の資料を印刷しておきましょう。

レンタルスペース

キックオフ会議を行う際に、適切なスペースを自社で確保できない、あるいは遠方で実施する必要がある場合には、レンタルスペースを活用して行うこともあります。利用する場合には事前に予約し、必要な設備が整っているかどうかを確認しておきましょう。

オンライン

キックオフ会議をオンラインで行うこともできます。Web会議ツールを利用し、ミーティングURLにアクセスすれば簡単に実施できます。画面共有、ホワイトボード、録画、背景設定、アクセス制限などのキックオフ会議に適した機能が備わっているWeb会議ツールを選択しましょう。

また、Web会議ツールのほかに、会場型のオンライン会議ツールもあります。会場型のオンライン会議ツールを利用すれば、席に座って、実際に対面で話しているような感覚を得られる場合があり、参加者が周囲の方々に対してより身近に感じられる可能性があります。

キックオフ会議の進め方

  • 司会進行役による挨拶
  • 参加メンバーによる自己紹介・挨拶・アイスブレイク
  • チームの目標(ゴール)を共有する
  • 責任者や司会進行役からメンバーに役割を伝える
  • アジェンダを共有する
  • 質疑応答を行う

キックオフ会議の進め方の例として、上記の流れを挙げます。キックオフ会議の前半でアイスブレイクを図り、スムーズな進行で情報を参加者に伝えることを重視した進め方です。以下で、詳しく紹介します。

司会進行役による挨拶

まず、司会進行役を担当する人から挨拶をします。司会進行を行う人がいるとわかれば、参加者の安心感に繋がる場合もあります。簡単な自己紹介をして、キックオフ会議を進行するように事前に伝えておきましょう。

参加メンバーによる自己紹介・挨拶・アイスブレイク

司会進行役を明らかにした後に、メンバーの自己紹介・挨拶・アイスブレイクを行います。順番は、役職がある場合には上長にあたる人から、ない場合には同じ役割を担う人が連続するようにして順に自己紹介を進めます。

アイスブレイクを行う場合には、自己紹介をしてメンバーが少しほかの人のことを知ることができた後に行います。自己紹介とセットで行うゲームを行うと効率的です。キックオフ会議は事業やプロジェクトに関わる最初の会議にあたるため、参加者が緊張しやすい状況です。短時間かつ簡単にできる自己紹介やゲームなどでアイスブレイクを図りましょう。

チームの目標(ゴール)を共有する

事業やプロジェクトの内容を伝える際には、以下のような順番でだんだん詳しくなるように話を進めると伝わりやすくなります。まずはチームの目標を共有し、その後に詳しく伝えましょう。

  1. 一言で目標(ゴール)を伝える
  2. チームとして何をするのかを伝える
  3. どのような戦略で進めるのかを伝える

責任者や司会進行役からメンバーに役割を伝える

事業やプロジェクトにアサインされたメンバーは、多くの場合に事前に役割を伝えられていますが、キックオフ会議でも改めて伝えます。役割を責任者から伝え、一言添えることで、メンバーのモチベーション向上や安心感を持つことに繋がります。

アジェンダを共有する

役割まで明らかにした後に、アジェンダを共有します。具体的に何をするかをここで明らかにすることで、キックオフ会議後にメンバーが迅速に行動に移せるようになります。また、「何をするか」に加え、具体的なスケジュールも合わせて伝えることで、より明確になります。

質疑応答を行う

最後に、質疑応答を行い、キックオフ会議でメンバーがもった疑問点を解消します。

ただし、自分から進んで参加者たちの前で質問をすることが苦手な人もいるため、一部のメンバーに疑問点が残ってしまう可能性もあります。メンバーが疑問点をもたないようにするために、目標、今後のプラン、役割、キックオフ会議後に各メンバーが着手することなどを明確に伝えましょう。

キックオフ会議におすすめのアイスブレイク例

  • 謎解き
  • 共通点探しゲーム
  • ハイタッチゲーム

キックオフ会議でゲームを行う場合には、短時間のうちに簡単に実施できるものが適しています。以下では、キックオフ会議におすすめのアイスブレイク例として、上記の3つを紹介します。

謎解き

謎解きは、キックオフ会議で手軽に実施できます。謎解き人気は年々高まっており、だれでも気軽に楽しめるため、アイスブレイクに最適です。

謎解きのやり方

  • 事前に謎解きの問題を用意しておく
  • 各々が謎解きを行う
  • 全体でわからないところの共有をするなどコミュニケーションをとる
  • 答え合わせをする
おみやげ謎

「おみやげ謎」は、個別配送可能なフード宅配サービス「オンラインフードデリバリー(OFD)」のオプションとして追加できる謎解きサービスです。オンライン懇親会やオンライン飲み会などを盛り上げるコンテンツとして開発され、イベントで楽しみながらコミュニケーションをとることをサポートできます。実施時間は30分程度です。オンラインでキックオフ会議を実施する際のアイスブレイクにおすすめです。

おみやげ謎の資料をダウンロードする
リモ謎

「リモ謎」は、チームで取り組むオンライン謎解きサービスです。複数の謎が同時に出題されたり、一人では解けない場合があったりするため、チームでコミュニケーションをとり、協力することが求められます。オンライン懇親会やオンライン飲み会、オンラインキックオフなどに人気のサービスです。ZoomなどのWeb会議ツールと自社開発のリモ謎システムを活用して行います。

リモ謎の詳細はこちら
リモBako

「リモBako」は、リモ謎に会場の要素が加わった新感覚オンライン謎解きサービスです。オンライン会場をアバターが自由に動くことができ、リモ謎を進めながら会場内に隠された謎も解いていく本格的な謎解きを楽しめます。リモ謎と同様に、オンライン懇親会やオンライン飲み会、オンラインキックオフなどで利用していただいています。

リモBakoの詳細はこちら

共通点探しゲーム

共通点探しゲームは、参加者同士の共通点を探すゲームです。チームメンバー同士の共通点を楽しみながら簡単に見つけられるためアイスブレイクに適しています。また、共通点が見つかることで親近感がわき、チームビルディングにも繋がります。

共通点探しゲームのやり方

  • 「このなかで、大阪出身の人はいますか?」などと共通点を探す質問を投げかける
  • 共通点のある人は自己申告する
  • 次の質問を投げかける(ループ)
  • 共通点を整理する

ハイタッチゲーム

ハイタッチゲームは、参加者同士でハイタッチをして交流をするゲームです。短時間で実施でき、テンションを上げて取り組む必要があるため、必然的にアイスブレイクになります。

ハイタッチゲームのやり方

  • 開始の合図をする
  • 参加者が室内を歩き回る
  • 目があった人とハイテンションでハイタッチをする
  • 終了時間までハイタッチを繰り返す

キックオフ会議をオンラインで実施する方法・注意点

キックオフ会議は、オンラインで実施することもできます。リモートワークを採用している企業や、遠方に住んでいるメンバーがいる場合など、オンラインでキックオフ会議を実施したほうが効率的な場合もあります。キックオフ会議をオンラインで実施する方法・注意点を以下にまとめます。

  • Web会議ツールを選定する
  • オンライン会場ツールを利用する
  • 事前に実施方法をメンバーに共有する
  • PDFMicrosoft Officeの資料を作成する
  • 接続テストを行っておく
  • アイスブレイクを優先的に行う

以下で詳しく紹介します。

Web会議ツールを選定する

オンライン会議ツールを選定する際には、画面共有機能、ブレイクアウトルーム機能(部屋分け機能)、ホワイトボード機能などの必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。また、連続で接続できる時間数、参加人数上限、無料版でできることなどはツールによって異なるため、あわせて確認しておきましょう。

オンライン会場ツールを利用する

オンライン会議ツールのなかには、会場型のサービスもあります。オンライン会場ツールを利用すると、参加者が会場を自由に歩き回ることができ、コミュニケーションの幅が広がります。キックオフ会議でメンバー同士のコミュニケーションを図りたい場合には、利用することを検討しましょう。

事前に実施方法をメンバーに共有する

オンラインでキックオフ会議を実施する場合には、スムーズに進行するために、事前に実施方法をメンバーに共有しておくことが重要です。主な共有事項を以下にまとめて記載します。

  • 使用するWeb会議ツール(ミーティングURL
  • 実施日時
  • スケジュール・アジェンダ
  • 資料
  • メンバーのプロフィール

PDFMicrosoft Officeの資料を作成する

多くのWeb会議ツールには、パソコンの画面を共有する機能が備わっています。PDFMicrosoft Officeの資料を作成しておくことで、画面共有機能を利用して簡単に資料を見ながら説明することができます。また、事前に資料を共有しておくこともできます。

接続テストを行っておく

キックオフ会議を実施する際に、接続トラブルが原因で正常に参加できない人がいると、進行が滞ってしまいます。事前に接続テストを行い、音声や映像に問題がないかを確認しておきましょう。パソコンやスマートフォンなどのデバイスのスペックが不十分な場合や、OSのバージョンがあっていない場合には、正常に動作しない可能性があります。

アイスブレイクを優先的に行う

オンラインでキックオフ会議を実施する場合には、オフラインの場合に比べ、コミュニケーションがとりづくなります。アイスブレイクを行い、メンバー同士でコミュニケーションをとれるようにスケジュールを組みましょう。

キックオフ会議のサービス活用例

キックオフ会議をオンラインで行う場合には、個別配送可能なフード宅配サービスを利用し、全員が同じものを食べて共通体験をすることで、アイスブレイクやチームビルディングを図れます。

以下では、キックオフ会議のサービス活用例として、オンラインフードデリバリー(OFD)について紹介します。

オンラインフードデリバリー(OFD

オンラインフードデリバリー

オンラインフードデリバリー(OFD)は、入力フォームに簡単に記入して発注でき、個別配送が可能なフード宅配サービスです。

有名ホテルや海外で修業したシェフが開発した和食・洋食・中華の多彩なフードメニュー(3,00012,000円)、全員で盛り上がれる「グルメチキンレース ゴチバトル ONLINE」、「おみやげ謎」などのサービス、オリジナルロゴ入りの段ボールやマグカップをつくれるオプションなどが特徴です。

オンラインで社内イベントを実施する際には、ぜひお問い合わせください。

オンラインフードデリバリーの詳細を見る

まとめ

キックオフ会議は、チームのスタートを決める重要な機会です。キックオフ会議を実施する目的を定め、より効果的に行えるように企画・内容を検討しましょう。

オンラインで行う場合にも、アイスブレイクやチームビルディングを行えます。コミュニケーションを通じてアイスブレイクやチームビルディングを図れるサービスをお探しの場合には、ぜひお問い合わせください。

コンテンツ制作ディレクター/IKUSA編集部ディレクター。寿司板前時代には魚をさばくパフォーマンスを毎日行い、マグロの解体ショーも積極的に実施。「お客様に感謝され喜ばれること」をモットーとして寿司板前の仕事をするなかで学んだ経験を生かし、Web業界で奮闘中。