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懇親会の案内メールの書き方は?ポイントや相手別の文例を紹介

懇親会を任された幹事にとって、案内メールを送ることは重要な仕事の一つです。

多くの方に気持ちよく懇親会に参加してもらうためにも、要点を押さえながら、簡潔でわかりやすい案内メールを送る必要があります。しかし、いざ案内メールを作成しようとなると「どんなことを書けばいい?」「書き方のマナーってあるの?」と頭を悩ませる方も多いでしょう。

この記事では、懇親会の案内メールの書き方のポイント、送信相手別の文例を紹介します。

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懇親会案内メールの目的とは?

懇親会の案内メールを出す目的は、懇親会の開催通知と招待、そして出欠の可否を確認することです。

出席者の人数が少ないと、懇親会が成り立たなくなるかもしれません。

1人でも多くの方に「参加したい!」と思ってもらえるような案内メールを作成しましょう。

 

そもそも懇親会とは?

懇親会とは、参加者同士の親交を深めるほか、情報交換を目的とした会をいいます。

一定の組織や集団に属する人同士で行うのが一般的です。基本的に飲食を伴う場合が多いものの、単なる飲み会や親睦会とは異なります。社内や取引先、セミナー後の参加者同士などさまざまな懇親会が存在します。

こちらの記事で懇親会全体の流れや幹事の方がやるべき準備について紹介しています。ぜひご覧ください。

懇親会と親睦会の違いとは?幹事がやるべき準備と注意点

懇親会の案内メールではビジネスマナーを意識しよう

ごく親しい友人だけで行う内輪での飲み会であれば、気軽なメッセージのやり取りだけで済ませられます。しかし、上司や取引先へ案内を出す場合、そういうわけにはいきません。

せっかく案内メールを送っても、相手に失礼な印象を与えてしまっては、懇親会に参加したいという気持ちが損なわれてしまいます。それどころか、思わぬトラブルに発展することもあるので注意が必要です。

ビジネス書式を用いて、相手に失礼のない、好印象を与えるようなメールの書き方を心得ておきましょう。

 

懇親会案内メールの書き方のポイント

これから紹介するポイントを押さえて、懇親会の案内メールを作成しましょう。

 

1.早めに案内メールを送る

早めに通知すれば、相手がスケジュールを調整しやすく、参加率アップにつながります。余裕を持って、懇親会開催日の1カ月くらい前に案内メールを送るようにしましょう。

遅くなってしまうと、相手の予定が埋まってしまい、参加したくても欠席せざるを得ないこともあります。特に役職者の場合、早い段階でスケジュールが埋まりやすいので注意してください。

 

2. 一目で内容がわかる件名をつける

メールを開封しなくても、懇親会の案内メールであることが一目でわかる件名をつけましょう。

「お疲れ様です」「お世話になっております」といった、メールの内容が伝わらないタイトルはNGです。迷惑メールと勘違いされたり、開封を後回しにされたりする可能性が高くなります。

「懇親会のご案内」など、シンプルな件名にするのがおすすめです。

 

3.用件は簡潔にまとめる

ダラダラした冗長な文章は、相手の読む気を削いでしまい、飛ばし読みをする方もいるかもしれません。

できるだけ簡潔にまとめて、読みやすくすることが大切です。

日時・場所・会費などの基本情報は箇条書きにするなど、わかりやすく伝える工夫をしましょう。

 

4.出欠の返信期限を明記する

いつになっても出欠の返事が集まらない……ということがないよう、参加・不参加の返信期限を明記します。

「懇親会のご案内【○○/○○までにご返信ください】」など、件名に締切日を併記しておくと効果的です。

 

懇親会の案内メールに記載すべき項目

懇親会の案内メールを送る際は、以下の項目を必ず記載するようにしましょう。

 

1. 宛名

メール本文の冒頭に来るのは相手の名前です。

宛名の書き方は、社内向けか社外向けか、1人に送るのか複数人に一斉送信するかによって異なります。

  • 社内メール
    相手が1人であれば「部署+役職+氏名+敬称(様・さん)」が一般的です。複数人の場合は「社員各位」「営業部各位」「関係者各位」などと書きます。
  • 社外メール
    相手が1人であれば「会社名+部署名+役職+氏名+敬称(様)」と記載します。複数人の場合「取引先各位」「お客様各位」などと記します。

取引先や協力会社の方、上司に一斉メールを送るのは、失礼にあたることがあります。

できれば1人ずつ個別に案内メールを送りましょう。

 

2.挨拶文

ビジネスメールでは、本題に入る前に挨拶文を書くのが基本です。いきなり「早速ですが」で始まってしまうと、相手の印象を悪くしてしまいかねません。

とはいえ手紙のように格式ばった挨拶は不要です。社内向けであれば「日々の業務お疲れ様です。××部の○○です」といった簡単な挨拶で十分でしょう。

取引先には「いつも大変お世話になっております」「平素より大変お世話になっております」といった書き出しが適しています。重要顧客への案内メールの場合は、上司に相談したり、ビジネス文例集を参考にしたりして相手に失礼のないような表現を心がけましょう。

 

3.開催目的

懇親会を開催する目的を記載します。

(例)「日頃の慰労を兼ねて、下記の通り懇親会を開催いたします」

 

4.日時

月日・曜日・時間を書きます。時間の表記は「17:30」「19:00」など24時間制に統一し、終了時間も忘れずに記載しましょう。

 

5.場所

開催場所は正式名称で書くようにしましょう。簡単な地図を入れると親切です。オンライン懇親会の場合は、Zoomなどオンライン会議ツール入室用URLを記載します。

 

6.会費

参加費用がかかる場合は税込金額で明記し、集金方法も併せて書いておきます。お釣りのないよう会費を準備してもらう旨を記しておくといいでしょう。

(例)「できるだけお釣りの要らないようご協力ください」

 

7.参加可否の回答締め切り

参加・不参加についての回答方法と返信期日を明記しましょう。回答の締め切りは、懇親会の開始日の1週間から10日前にしておくと慌てずに済みます。

返信をお願いする際は「お忙しいところ恐れ入りますが」と一言添えましょう。相手への配慮が感じられて、好印象を持たれます。

 

8.問い合わせ先

相手が案内メールを読んだ時に、わからないこと・質問したいことが出てくるかもしれません。そんな場合に備えて、問い合わせ先(内線番号、メールアドレス)・担当者名を忘れずに記載しましょう。

(例)「何かご不明な点がございましたら、担当の○○までお問い合わせください」

 

懇親会の案内メールを送る前にまずは日程調整を!

懇親会を開催するにあたり、主賓がいる場合は、まずは主賓のスケジュールを押さえてから、上司に予定を確認する必要があります。

実際に顔を合わせて調整するのがベストですが、難しい場合はなるべく早めにメールで確認するといいでしょう。日程調整ツールを使うと、日程調整の手間を削減し、効率化できるのでおすすめです。さまざまなタイプがあるので比較検討して選びましょう。

懇親会の日程が確定したら、参加者に案内メールを送ります。

日程調整については、以下のようなメールを送るといいでしょう。

 

上司宛の日程調整メール文例

件名:□□年度 内定者懇親会 日程のご相談

△△部長

日々の業務お疲れ様です。××課の○○です。

現在、□□年度入社の内定者懇親会を企画しております。
ついては△△部長にぜひともご参加いただきたいと思っております。

お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日~〇月〇日のご都合はいかがでしょうか。
お手数ですが今週中に、ご都合のいい日程をお知らせいただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

 

【社内編】懇親会の案内メール文例

社内の懇親会の場合、一斉送信で案内メールを送るのが一般的です。失礼ではないか心配な時は、宛名に上司や主賓の名前を記載するといいでしょう。

迷ったら会社の慣例に従うことが大切です。上司に相談してから送信しましょう。

社内向けなので、あまり堅苦しくなりすぎないように作成するのがおすすめです。

 

1.上司宛の案内メール文例

件名:オンライン懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】

△△部長

お疲れ様です。総務部の□□です。

新年度を迎え、今年も多くの新入社員の方々が入社されました。
そこでこの度、歓迎と交流の意を込めて、オンライン懇親会を開催することとなりました。

新入社員との親睦を深める機会となりますので、奮ってご参加いただきますようお願いいたします。

日時:20××年〇月△日(〇) ◯◯時~◯◯時
オンライン会議ツール入室用URL:https://~~
ミーティングID: ○○
パスワード:○○

何かご不明な点がございましたら、私□□(内線1234)までお問い合わせください。

ご多用とは存じますが、出欠を〇月〇日までにこちらのメールに返信いただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

 

2.社内全体向けの案内メール文例

件名:営業部オンライン懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】

営業部各位

お疲れ様です。国内営業チームの□□です。

日頃のご慰労をかねて下記のとおりにオンライン懇親会を開催いたします。ぜひご参加ください。

日時20××年〇月日(〇) ◯◯時~◯◯時
オンライン会議ツール入室用URLhttps://~~
ミーティングID: ○○
パスワード:○○

何かご不明な点がございましたら、私□□(内線1234)までお問い合わせください。

ご多用とは存じますが、出欠を〇月〇日までにこちらのメールに返信いただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

 

3.カジュアルな案内メール文例

件名:オンライン懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】

○○チームのみなさまへ

お疲れ様です。□□です。

リモートワーク続きで、みなさまと気軽に雑談できる機会が少なくなりました。間もなく期の終わりが近づいている今、みなさまと交流する場を設けたいと思い、オンライン懇親会を企画しました。ぜひスケジュールを調整のうえ、ご参加ください。

日時:20××年〇月△日(〇) ◯◯時~◯◯時
オンライン会議ツール入室用URL:https://~~
ミーティングID: ○○
パスワード:○○
連絡先:□□(内線1234

お忙しいとは存じますが、出欠を〇月〇日までにこちらのメールにご返信ください。

みんなで食べて笑って楽しい時間を過ごしましょう!

 

【社外編】懇親会の案内メール文例

取引先やビジネスパートナーなど社外の方を懇親会に招待する場合、相手との関係性にもよりますが、基本的にはかしこまった文章が望ましいでしょう。

 

1.クライアント向けの案内メール文例

件名:オンライン懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】

○×株式会社
○○部△△様

平素は大変お世話になっております。

○○株式会社○○部の□□です。

平素より格別のお引き立ていただき、誠にありがとうございます。

さて、このたび弊社では、企業間の親睦を深める目的で、懇親会を開催したいと存じます。

みなさまにおかれましてはご多忙とは存じますが、ぜひともご出席いただきますようお願い申し上げます。

日時:20××年〇月△日(〇) ◯◯時~◯◯時
オンライン会議ツール入室用URL:https://~~
ミーティングID: ○○
パスワード:○○

何かご不明な点がございましたら、私□□までご遠慮なくお問い合わせください。

なお、お手数ではございますが、出欠を〇月〇日までにこちらのメールに返信いただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

 

2. 取引先・協力会社向けの案内メール文例

件名:オンライン懇親会開催のご案内【○○/○○までにご返信ください】

○×株式会社
○○部△△様

平素は大変お世話になっております。

○○株式会社○○部の□□です。

日頃より当社へのご協力をいただき、心からお礼申し上げます。

さて、双方の情報共有と親睦を深める目的でオンライン懇親会を開催したく存じます。

ざっくばらんにお話しできればと考えておりますので、ぜひご参加いただけますようお願いいたします。

日時:20××年〇月△日(〇) ◯◯時~◯◯時
オンライン会議ツール入室用URL:https://~~
ミーティングID: ○○
パスワード:○○

何かご不明な点がございましたら、私□□までご遠慮なくお問い合わせください。

誠に恐れ入りますが、出欠を〇月〇日までにこちらのメールに返信いただけると幸いです。

よろしくお願いいたします。

 

懇親会を盛り上げるサービス3

幹事の役割は、日程と場所を決めて案内メールを送ることから、当日の進行までさまざまです。懇親会を盛り上げる企画を準備することも忘れないようにしましょう。

特に画面越しでのコミュニケーションとなるオンライン懇親会においては、ゲームや企画などを通じて参加者の心理的距離を近づけることが大切です。懇親会に楽しい企画を盛り込めば、さらなる盛り上がりが期待できるでしょう。

ここからは、懇親会を盛り上げるサービスを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

 

1.・オンラインフードデリバリー

有名シェフ監修のおいしい料理を自宅まで届けるサービスです。参加者全員が同じものを食べることで、同じ食卓を囲んでいるような一体感を味わえます。フードと一緒に、ロゴ入りクッキーやメッセージなどの同梱も可能です。オプションをプラスすることで、特別感を演出できます。

 

オンラインフードデリバリーのご利用方法はこちらから↓

オンラインフードデリバリーの詳細を見る

グルメチキンレース ゴチバトルONLINE

ゴチバトルは、「食」と「エンターテイメント」が融合した、食べながら楽しむ高級料理金額当てゲームです。
高級出身のシェフが考えたアラカルト料理を参加者のご自宅にお届け。
各品を「レストランで出すといくらになるか」の金額を予想してもらいます。目指せピタリ賞!

ゲームは動画を共有して進行ができるので、MCを手配する必要もなくオンライン上で実施できます。

また、ゲーム動画は各アプリで参加者に共有できますので幹事様のセッティングも非常に簡単。
ひとつの注文でゴチバトル用の料理・お食事セットと一緒に飲み物セットも付いてくるので、これひとつでオンライン懇親会の準備ができてしまいます。
オンライン飲み会慣れした参加者を楽しませたい、そんな幹事様におすすめのサービスです。

ゴチバトルの詳細はこちら

オンラインクイズ バラエティ 格付けバトル ONLINE

格付けバトルは、オンラインフードデリバリーとセットで全員が楽しめるイベント・余興型のフードエンターテインメントサービス第二弾です。

参加者の皆様には、俳句、紅茶、絵画、牛肉の4つのジャンルで「一流の品」を見極めていただきます。
格付けバトルでも動画を使って進行するので気軽に幹事様の手を煩わせることなく、オンラインで実施が可能です。

特にこのゲームの特徴はチームで相談しあいながら回答を導ける点です。飲み会参加者どおし初対面でコミュニケーションを一気に活性化させたい、そんな幹事様のニーズに応えるべくできたこのゲーム。参加者のスキルに依存しない五感をフルに使うので、公平に参加者全員が主役になれるバランスのとれたオンラインゲームが誕生しています。

格付けバトルの詳細はこちら

 

2.オンラインクイズ&ビンゴ大会

懇親会の定番ゲーム、クイズとビンゴゲームをオンラインで楽しめます。盛り上がる企画を取り入れたい幹事さんにおすすめです。クイズもビンゴも面倒なアプリのインストールは不要です。URLをクリックするだけでゲームに参加できます。悩ましい集計作業も自動で行われるので簡単です。

オンラインクイズ大会の詳細はこちらオンラインビンゴ大会の詳細はこちら

 

3.リモBako

リモBakoとは、オンラインに特化した謎解き脱出ゲームです。チームで協力しながら、ストーリーに沿った謎を解いて、脱出を目指します。オンラインならではの臨場感のある演出が可能です。楽しいだけでなく、チームビルディングにもなるので、会社全体での懇親会におすすめです。

リモBakoの詳細はこちら

 

まとめ

案内メールを送ることも、懇親会を任された幹事の大切な仕事です。目上の方や社外の方にも送信するので、ビジネスマナーや記載情報の漏れなど気になることも多いでしょう。

しかし、あまり難しく考える必要はありません。相手への思いやりや気配りを表す言葉を添えることが大切です。

これから案内メールを送る方は、ぜひ本記事の文例を参考にしてください。

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正木友実子

この記事を書いた人

正木友実子

福岡在住。大学を卒業後、大手食品メーカー勤務を経て、異業種のライターへ転身。求められている情報をわかりやすく伝えることがモットー