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幹事さん必見!飲み会を成功させる秘訣とは?おすすめツールやサービスもご紹介

飲み会は参加者同士が交流を深める絶好の機会!とはいえ、これまで幹事経験の少ない人にとって、飲み会を仕切るのはプレッシャーに感じるかもしれません。特にオンライン飲み会となると、リアルと勝手が違ってどうしたらいいのかわからないという方も多いのでは?そこで今回は、飲み会を成功に導くために幹事がすることリストをまとめてみました。オンライン飲み会におすすめのツールやサービスもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

飲み会の幹事に求められるスキルとは?

飲み会の幹事に求められるスキルとはずばり「調整能力」「コミュニケーション能力」「段取り力」の3つです。これらはビジネスパーソンが仕事を円滑に進める上でも必要とされる能力。幹事を成功させればビジネスのスキルアップにもつながります。一つひとつの仕事を着実にこなして、スキルを磨きましょう。

調整能力

飲み会の幹事にとって最初の壁となるのが日程調整です。主要メンバーのスケジュールを早めに押さえたり、メンバーが集まりやすい日時を考えたりする能力が求められます。少人数ならまだしも、大人数で行う飲み会ではなおさら大変です。しかし、ここで手間取ると「仕事のできない幹事」のレッテルを貼られるかもしれません。ポイントを押さえて、日程調整や出欠確認を効率良く行いましょう。

コミュニケーション能力

飲み会の幹事に求められるスキルの二番目は、コミュニケーション能力です。参加者に出欠メールを送る、参加費を集金する、お店の人とやりとりする、当日の司会進行を務めるなど、自ら率先してコミュニケーションを取らなければならないシーンが多々あるからです。上司や先輩から苦言を呈されることもあるので、ちょっと面倒に思うかもしれませんが、逆に考えれば、普段は関わる機会がない人と話をするチャンスです。

段取り力

飲み会の幹事に求められるスキルの三番目は、段取り力です。幹事は飲み会を成功に導くためのプロデューサー的役割も担っているため、準備や段取りの能力が必須といえるでしょう。段取りをしてから取り掛かった場合と、そうでない場合では、仕事のスピードや精度に大きな差がつくはずです。段取り力は「先を読む力」とも言い換えることができます。どのように仕事を進めていけば効率的にゴールにたどり着けるのかということを常に考えて行動に移すことがポイントです。

リアルとオンライン、飲み会やるならどっちがいい?

コロナ禍による外出自粛の影響や働き方の多様化により、オンライン飲み会が新しい飲み会として定着しつつあります。飲み会を開催するならリアルとオンライン、果たしてどちらがいいのでしょうか?ここでは、それぞれのメリット・デメリットをまとめてみました。ぜひ参考にしてください。

リアル飲み会のメリット・デメリット

リアル飲み会のメリットは、なんといってもみんなの顔を直接見て話せることでしょう。お互いのコミュニケーションも取りやすいので、幹事としても余計な気を使う必要がありません。できたてのおいしい食事に飲み放題のお酒、同じテーブルを囲んで同じ物を食べることで、参加者の一体感が高まります。また、一軒ごとに90分などの時間制限が設けられていて時間の区切りをつけやすいことや、参加を断る理由を見つけやすいこともリアル飲み会のメリットです。

反対にデメリットは、お店選びが大変なことです。飲み会の幹事になったら、立地や料理などに気を配り、予算を考慮した上で気の利いた店を選ばなければなりません。特に大人数の飲み会では、さまざまな配慮が必要です。選んだ店によっては周りからの評価が変わるので、かなり気を遣うことになります。オンライン飲み会に比べると、費用も高額です。お酒が苦手な人・飲めない人にとっては、参加へのハードルが高く感じられることもデメリットの一つといえるでしょう。

オンライン飲み会のメリット・デメリット

オンライン飲み会のメリットは、居酒屋などの場所を手配する必要がなく、いつでもどこでも誰とでも飲み会ができるところです。地方や海外にいる人も参加できます。小さなお子さんがいる人でも比較的参加しやすいでしょう。もちろん感染症の感染リスクもありません。実際にお店で飲食するのに比べると費用も抑えられます。終電を気にせずに楽しめるのもいいですね。

しかし、こうしたメリットは裏を返せばデメリットになります。ラストオーダーや終電がないので、だらだら続きやすくなります。普通の飲み会であれば「他に用事がある」といって断りやすいですが、オンライン飲み会の場合は断りにくいという人も多いかもしれません。また、幹事にとってはお店選びの苦労はない代わりに、飲み会を行うまでの準備が大変です。コミュニケーションを図りづらいため、盛り上がりにくいという声も聞かれます。

幹事が事前にやることリスト(リアル編)

ここでは、飲み会の幹事がやらなければならない仕事をステップに分けて紹介します。

日程調整する

飲み会の幹事の仕事は日程調整からスタートです。公私ともに参加者の予定は日々埋まっていくもの。アナウンスが遅れれば遅れるほど、誰にとっても都合のいい日を決めるのが難しくなるため、どんどん参加人数が減ることに。迅速に動くことが大切です。

会社の飲み会の場合、まずは飲み会の主賓となる人や管理職のスケジュールから押さえましょう。歓迎会や送迎会で、その主役になる人物がいなければ飲み会そのものが成り立たなくなるからです。できれば実際に顔を合わせて打ち合わせをするのが望ましいですが、もし相手が休暇や出張などで不在にしているのであればメールで確認します。メールを送る際は「○月○日までに知らせてほしい」と必ず回答期限を設けましょう。

飲み会の主役や上司のスケジュールを確認して候補日が34日に絞れたら、他の参加者にも予定を確認します。ただ、大人数の場合は全員の都合を聞いていたらキリがありません。最終的な日程調整は、ある程度は幹事の判断で決めてしまいましょう。

お店を選ぶ

お店を選ぶに当たって、幹事が「自分の行きたい所」を選ぶのはNGです。参加者の男女比、主賓や上司・先輩の好み、料理のおいしさ、飲み放題の飲み物の種類、立地、店の雰囲気などを考慮して候補を選定しましょう。料理やお酒のメニューが多く、アクセスしやすいところが理想です。

参加者の好き嫌いやアレルギーは事前に把握しておくことも大事。日程調整の際に「アレルギーや苦手な物がある方は幹事までお知らせください」と一言添えておくといいですね。ソフトドリンクの種類が豊富だと、お酒が飲めない人にも喜ばれます。

値段は高すぎず、安すぎずみんなが納得する価格であるかどうかが重要なポイントです。具体的には、飲み放題付きで3,5004,500円程度のプランを選ぶといいでしょう。お店選びで迷ったら、一人で悩まずに親しい先輩や周りの人に相談してみましょう。以前利用して良かった店を紹介してくれるかもしれません。

お店の予約をする

お店が決まったら予約をしましょう。人気の飲食店はすぐに予約で埋まってしまいます。34月の歓送迎会、12月の忘年会など飲み会の多いシーズンであればなおさらです。大人数の飲み会であれば、1か月前以上には予約を済ませるようにしてください。本当のお店の雰囲気は、ホームページやSNSの情報だけではうかがい知ることができないもの。予約する前にお店の下見もできればベストです。

飲み会の案内メールを送って出欠を取る

次に幹事がやるべき仕事は、参加メンバーに案内メールを送って出欠を取ることです。メールを送る際は、ひと目で飲み会の案内だとわかる件名にすることを心がけましょう。「お疲れ様です」「○○部の○○です」などの内容がわからない件名だと見過ごされやすいので避けてください。

本文には、日時、会場、アクセスマップ、幹事の携帯電話番号、会費、会費の集め方など、必要な項目を記載します。会費はお釣りのないように準備しておくこと、当日や前日のキャンセルにはキャンセル料がかかることも忘れずに伝えましょう。

<メールの例文>

件名:【出欠確認○月○日までにご返信ください】忘年会(○/○開催)のご案内

各位

お疲れ様です。

今年も残りわずかとなりました。そこで恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。
お忙しいところお手数ですが、出欠のご回答を〇月〇日までにお願いいたします。

開催日時:○月○日(○)○時~
場所:居酒屋○○
住所:東京都新宿区○-○-○
電話:○○-○○○○-○○○○
お店の地図 http://xxxx.xxxx.xx
参加費:○千円
※忘年会の前日に会費を徴収させていただきます。

また、〇日以降のキャンセルは参加費が発生します。当日キャンセルされた場合は会費を全額徴収しますのであらかじめご了承ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

幹事 ○○
携帯○○○-○○○○-○○○○

事前に会費を集める

飲み会の当日はどうしてもバタバタしてしまいます。会計時に慌てなくて済むように、遅くとも前日までに会費を集めておきたいですね。

大人数の飲み会では、気が付かないうちに中座する人もいます。また、酔っ払った状態では、誰が払って誰が払っていないかわからなくなったり、金額が合わなくなったりと面倒なことになりかねません。お金のトラブルを避けるためにも、飲み会が始まる前に会費を集めておきましょう。

飲み会で挨拶してもらう人にお願いする

乾杯や中締めの挨拶を誰に頼むのかを決めるのも幹事の仕事です。開会の挨拶は幹事が行い、会社の飲み会の場合、初めの挨拶は参加者の中で役職が最上位の人、乾杯の音頭は役職が3番目に高い人、中締めの挨拶は役職が2番目に高い人にお願いします。

挨拶の依頼は事前にするのがマナー。当日お願いするのは失礼ですし、突然話を振られたら言葉に詰まる人もいます。人によっては話が長くなることも考えられるため、あらかじめ「○分以内で」とお願いしておくといいでしょう。

余興を考える

参加者を楽しませることも幹事の大切な仕事の一つ。盛り上がる余興を考えましょう。ここで大事なのは、全員で楽しめるものかどうか。身内ネタの出し物や複雑なルールのゲームだと、一部の人だけが盛り上がって、大多数は置いてけぼりになってしまいます。

また「王様ゲーム」のようにボディータッチを助長するものは避けるのが無難です。親睦を深めるのには有効かもしれませんが、セクハラやパワハラと捉える人もいますし、感染症予防の観点からも適度な距離感を保つことが重要です。みんなが心置きなく楽しめるようなゲームや出し物を準備しましょう。

飲み会の席順を決めておく

飲み会での最初の席順は、幹事が前もって決めておくと当日の流れがスムーズになるのでおすすめです。部屋の形状によっても異なりますが、幹事は「下座」と呼ばれる一番入り口に近い席に着くのが一般的です。主役となる人や上司には入り口から遠い「上座」に座ってもらいましょう。

喫煙者と非喫煙者の席を分けるなどの配慮をしておくと、お互い気持ちよく過ごせます。せっかくの機会ですから、普段はあまり話さない人同士を近くに座らせて、新たな交流を持てるようにするのもいいですね。

出席者の最終確認をしてお店に連絡する

飲み会の23日前に出席者に最終確認をして、お店に参加人数を連絡します。キャンセルや変更はいつまでに連絡を入れれば良いのかはお店によって異なるので、事前に確認しておきましょう。

最後に「当日はよろしくお願いします」「お世話になります」と一言添えるのも忘れずに。それだけでも印象がぐっと良くなり、当日のサービスにつながるかもしれません。

2次会の場所を大体決めておく

2次会に行くことになった場合の備えもしておきましょう。場所の候補をいくつか考えておくと、いざというときに慌てずに済みます。スムーズに案内することで、幹事の株も上がるはず!

幹事が当日やることリスト(リアル編)

飲み会当日も幹事はやることがめじろ押しです。直前になって慌てることがないように、リストをチェックしておきましょう。

準備や受け付けをする

飲み会当日は、開始30分前に会場入りしましょう。席のレイアウトをチェックしたり、料理やサービスに間違いがないかを確認したりしていたらあっという間に時間は過ぎてしまいます。

とはいえ、あまりにも早く着きすぎるのも考えもの。お店側の準備もあるので、前もって何時に入るのかを連絡をして了承を得ておきましょう。

予定の時間が近づいたら受け付けをして、参加者の確認をします。幹事が明るい表情で挨拶すれば、されたほうも気持ちも良くなります。明るい笑顔で元気良く声をかけましょう。

乾杯のドリンクの注文

通常の飲み会では、挨拶の後に乾杯という流れになります。乾杯にはドリンクが欠かせません。スムーズな進行のために、挨拶が始まる前に参加者全員から希望のファーストドリンクを聞き、注文しておきましょう

参加人数が多い飲み会だと、誰が何を頼んだのかわからないとことも多々あります。メモを取っておけば、後で確認できるので安心です。

開会の挨拶と司会進行

飲み会の幹事の仕事には、挨拶や司会進行も含まれています。開会の挨拶は幹事が行うことが多いですが、始まりや中締めの挨拶、乾杯の音頭などは役職の高い人がすることが一般的です。前もってお願いしていた上司へ声をかけて挨拶を促しましょう。

幹事の挨拶は形式的なものなので、短く簡潔にまとめることがポイントになります。まずは「本日はお集まりいただいてありがとうございます」といった感謝の言葉で始めましょう。

司会進行する際は、会場の様子に気を配りながら場を盛り上げるよう努めます。盛り上げるところと締めるところのメリハリのある演出で参加者を飽きさせない工夫が必要です。

ラストオーダーの声かけ

退店時間の2030分前には「そろそろラストオーダーです」と声かけをしたり、全員にお茶を持ってきてもらったりして、飲み会が時間内に終わるように仕切りましょう。

会計を済ませる

ラストオーダーの後、締めの挨拶までに会計を済ませます。会計報告のために領収証は取っておきましょう。追加オーダーなどで金額がオーバーした場合、いったん立て替えて、後日追加徴収します。

反対に残金が出た場合は、次回の飲み会代に積み立てたり、2次会の費用に充てたりするといいでしょう。ただし、1人当たり1,000円以上の金額であれば、参加者にキャッシュバックしたほうがいいかもしれません。

閉会の挨拶と2次会の案内

終了時間の10分ほど前に閉会の挨拶を済ませます。幹事の挨拶としては次のような定型文がおすすめです。

「宴もたけなわではございますが、時間の都合上、この辺りでお開きにさせていただきたいと思います。本日はお集まりいただきありがとうございました。それでは皆さま、お忘れ物のないようご確認の上、気を付けてお帰りください」

もし2次会がある場合は挨拶が終わったタイミングで告知するといいでしょう。

幹事が事前にやることリスト(オンライン編)

オンライン飲み会の場合、参加者が各自で準備できることが多いため、幹事の負担は少なくなります。その代わりに、オンラインならではの事前の準備と気遣いが必要です。

日時を決める

普通の飲み会と同様に日時を決めることからスタートです。せっかくですから日程調整もオンラインで済ませてみてはいかがでしょうか。

最近では、無料の日程調整ツールもいくつか登場しています。簡単に出欠確認や日程調整ができるので便利です。ぜひチェックしてみてください。

飲み会に使用するツールを選ぶ

オンライン飲み会に必要なものは、まずはパソコンやスマホ、タブレット。次に安定したインターネット環境。そしてビデオ通話ツールです。

ツール選びのポイントは、参加者全員が使いやすいものであること。普段オンライン会議などで活用しているものがあれば、使い慣れているため選択肢の一つとして考えてみてもいいかもしれません。

オンライン飲み会におすすめのツールについては後ほど詳しくご紹介します。

食事や飲み物をどうするかを決める

オンライン飲み会で気になるのが、食事をどうするかということ。各自に好きな食事やドリンクを用意してもらう方法もありますが、準備に手間がかかりますし、会計も煩雑になります。それに、バラバラの物を食べると今ひとつ盛り上がりに欠けるため、できれば全員同じ物を食べて一体感を出したいですよね。

そこで、おすすめなのがフードデリバリーの利用です。予算に合わせてオンライン飲み会のお供にぴったりなおいしい料理やドリンクをチョイス。本格的な料理が届けられるので、まるで居酒屋やレストランにいるかのような気分に!会計も事前に済ませられるから、幹事の負担も少なくて済みます。

★IKUSAのオンラインフードデリバリー

イベントの企画・運営を数多く手がけてきたIKUSAが提供する、フードデリバリーサービスです。元帝国ホテルのシェフがプロデュースした本格的な料理をドリンク、送料込みで3,300円から注文できます。一括注文で、参加者の自宅まで個別配送OK!リモート時代にふさわしい新しいサービスです

オプションで、オリジナルグッズや謎解きに挑戦できるキットなども同包できるのも魅力。オンラインでも特別感のある飲み会にしたいという方におすすめです。

オンラインフードデリバリーの詳細を見る

飲み会の内容を企画する

「オンライン飲み会はつまらない」という声があるのも事実。しかし、そうした問題は工夫次第で解決できます。ただ飲んで話をするだけでなく、きちんとタイムテーブルを用意して、楽しい企画を取り入れれば、だらだらと無難な会話をしがちなオンライン飲み会も大いに盛り上がるでしょう。

せっかくオンライン飲み会を開催するのなら、コミュニケーションの活性化につながるようなゲームを盛り込んでみてはいかがでしょうか。ここでは、オンラインだからこそ盛り上がるゲームをご紹介します。

★リモ謎

リモ謎とは、リモートワーク環境でも活用できる謎解き脱出ゲームです。ビデオチャット機能を使って、チームで協力しながら謎を解き、脱出を目指します。謎解きにはお互いの協力が不可欠なので、チーム内のコミュニケーションが活性化します。リモートワークによるコミュニケーション不足の解消やチームビルディングにおすすめです。

リモ謎の詳細はこちら

★リモBako

リモ謎の「チームで力を合わせて謎を解く」要素と、オンライン上にイベント会場を作成できるサービス「reBako(リバコ)」の「会場内を自由に歩き回れる」という要素を組み合わせた、探索型謎解きパーティーゲーム。reBakoの会場内に隠された謎を解くという、新しいスタイルの謎解きを体験できます。会場内を自由に行き来できるため、たくさんの人と交流が楽しめますよ。

リモBakoの詳細はこちら

★オンラインクイズ大会

ルールが簡単で、誰でも気軽に参加できるクイズは、オンライン飲み会に取り入れたいゲームの一つ。しかし、自前でゲームを用意するとなると結構大変ですよね。そこでおすすめしたいのがIKUSAのオンラインクイズ大会。オンラインに特化したクイズ大会代行サービスで、クイズ大会の運営や配信などをすべて任せられます。雰囲気抜群の空間で経験豊富な専任MCが司会進行を担当してくれるから、盛り上がること間違いなし!

オンラインクイズ大会の詳細はこちら

飲み会の案内メールを送って出欠を取る

オンライン飲み会で出欠を取る必要があるのかと思うかもしれませんが、あらかじめ人数がわかっていると、食事・飲み物の準備や、当日の企画を考える上でスムーズです。日程、配信ツール、食事と飲み物の準備について、当日の連絡方法、当日のスケジュールなどを告知します。

オンライン飲み会は終電を気にしなくていい分、だらだらと続いてしまう可能性があります。終わりが見えないとストレスに感じる人もいるので、終了時間は明確にしておきましょう。

オンライン飲み会ツール選びのポイント

オンライン飲み会のツールを選ぶ時は、どんなところに注意したらいいのでしょうか。ここでは、選び方のポイントについてお伝えします。

最も重要なのは誰でも簡単に使えるかどうか

オンライン飲み会のツールを選ぶ際に最も重視したいのは「誰でも簡単に」使えるかどうかです。どんなに優れたツールでも、使いこなせなければ意味がありません。デジタルが苦手な人でも簡単に接続できて、難なく操作できるようなツールを選ぶことが大切です。

参加人数の上限

無料のオンライン飲み会向けツールは、会議に参加できる人数にばらつきがあります、人数制限が設けられているものや、参加者が一定数を超えると有料になるものがほとんどです。飲み会の参加人数に応じて最適なツールを選びましょう。

時間制限の有無

参加人数と同じく、使用時間にも制限を設けているツールもあります。残り時間を気にせずに飲み会を楽しみたいのであれば、時間制限の有無もチェックすべきポイントです。

画質や音質

音質や画質が悪いと、会の進行に支障が生じてしまいます。また、コミュニケーションの質が落ちて、参加者全員がストレスを感じることに。高品質で高画質な通信が可能なツールを選びましょう。

オンライン飲み会おすすめツール5

オンライン飲み会におすすめのツールを5つピックアップしてご紹介します。

Zoom

オンライン会議システムの定番で、画質・音声ともにクオリティーが高いと評判です。操作性がシンプルなので、初めてでも使いやすいでしょう。最大1,000人と接続できるのも魅力です。ただし、無料プランの場合、3人以上で使用すると40分の時間制限があります。アカウントは主催者のみが登録するだけでOK。参加者は、主催者から送られた招待URLをクリックするだけでチャットルームに入れます。

https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/

たくのむ

20203月にスタートした、オンライン飲み会に特化したサービスです。使い方は簡単!主催者が飲み会ルームを作成して、一緒に飲みたい人にLINEで招待するか、招待用URLを共有するだけでOK。ログイン不要・アプリ不要なので、ITが不慣れな人にも使いやすいツールです。パソコンでもスマートフォン(一部を除く)でも使用できます。最大で6人まで、時間制限なしに無料で利用可能。

https://tacnom.com/

LINE

LINEを使う最大のメリットは、利用している人が多いため、わざわざアプリをインストールする必要がないところでしょう。グループビデオ通話を利用すれば、最大500人まで時間制限なしで無料通話やビデオ通話をすることができます。ただし、画面に顔が表示されるのは、スマホで6人まで、パソコンでは16人までです。エフェクトが豊富だから、好きな画像を背景にしたり、メイクを施したりして楽しめますよ。

https://line.me/ja/

reBako(リバコ)

reBakoとは、オンライン上に100人以上が参加可能な大規模イベント会場を作成できるサービスです。今まではイベント主催者にのみ提供されていたサービスですが、20214月のアップデートにより誰でも自由に使えるようになりました。参加者は会場内を自由に歩き回ることができ、テーブルに着席すればビデオチャットを行えます。アプリのダウンロードや会員登録は不要。URLから簡単に入場できます。最大8人までは無料プランの利用が可能です。

https://rebako.io

Remo(レモ)

会議やセミナー、飲み会などを気軽に開催できるオンライン交流ツールです。8人掛けのテーブルが並ぶパーティー会場のようなレイアウトになっています。参加者が自由に会場内を歩き回れる機能や、テーブルごとに会話できる機能が搭載されているので、よりリアルな感覚でオンライン飲み会を楽しめそうですね。主催者が作成したURLをクリックするだけでOK。誰でも簡単に参加できます。基本的には有料ですが、14日間無料トライアルが可能です。

https://jp.remo.co

オンライン飲み会の流れとポイント

オンライン飲み会を開催するに当たって「流れがいまいちわからない」という方もいるのではないでしょうか。そこで、一般的なオンライン飲み会の流れと注意すべきポイントをお伝えします。

オンライン飲み会の流れ(一例)

19時~1915分 スタート
19
15分 乾杯の挨拶
19
30分 ゲーム企画
20
時 ゲーム企画
ゲーム後~2050分 歓談
21
時 閉会の挨拶と2次会の案内

オンライン飲み会で注意すべきポイント

自由参加にする

オンライン飲み会は好き嫌いが分かれます。「オンライン飲み会は苦手だけど、断る理由が見つからない」と悩んでいる人も少なくありません。幹事は、決して参加を強制せず、不参加の理由も聞かないようにしましょう。途中参加や途中退出のOKと伝えておくと、気軽に参加してもらえます。

タイムスケジュールを守る

オンライン飲み会は気を抜くと、長引いてしまう恐れがあります。早く終わりたい人もいるので、あらかじめ当日のタイムスケジュールを組み、時間通りに始めて、時間通り終わることを徹底しましょう。

大人数の場合はグループ分けをする

オンライン飲み会は細かい空気が読めないため、人数が増えれば増えるほど発言の間合いが難しくなります。参加者全員が会話を楽しんでもらうために、グループ分けの機能を有効活用しましょう。

 まとめ

飲み会を仕切る幹事は、企画から準備、当日の運営まで一手に引き受けるわけですから責任重大です。特にオンラインの場合、事前の準備やリアルにはない配慮が必要になります。負担に感じるかもしれませんが、この大役を果たせば周りからの評価もグンと上がるはず!困った時は周りを巻き込みながら進めましょう。今回ご紹介したツールやサービスを活用して、参加した人たちに「楽しかった」と言ってもらえるような飲み会にしたいですね。

 参考サイト: