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懇親会と親睦会の違いとは?幹事がやるべき準備と注意点

「懇親会」と「親睦会」。社会人であれば誰もが耳にしたことのある言葉でしょう。どちらも参加メンバー同士の親交を深めることを目的として開催される会ですが、両者にどのような違いがあるのかご存じですか?今回は、懇親会と親睦会の違い、懇親会の幹事を任された場合の準備の進め方や注意すべきポイントをご紹介します。

懇親会とは

懇親会とは、同じ組織や集団に属している、所属は無関係でも同じ目的を持つ人同士が交流を深めるために行われる会のことです。

懇親会の例として、就活を終えて内定を獲得した学生のために企業が開く内定者懇親会、同じ会社の他部署との交流会、セミナー後の懇親会、異業種交流会、PTA役員の集まりなどが挙げられます。一般的には、飲食を伴うことが多く、会場を貸し切って立食パーティーをしたり、レストランや居酒屋で食事をしながら歓談したりと、その規模や形態はさまざまです。

職場における懇親会は、社内コミュニケーションの活性化に有効で、チームワークやモチベーションの向上につながります。会議だと堅苦しさからお互いに意見を出しにくい雰囲気がありますが、懇親会だとざっくばらんな意見交換ができるのがメリットです。

懇親会と親睦会はどう違う?

親睦という言葉は「互いに親しみ合い、仲良くすること」を意味します。親睦会は、その名の通り、同じ組織や同じ部署、同じグループのメンバーが集まって、親睦を深めることを目的とした会合です。そのため、堅苦しい会というよりも、みんなが集まってわいわい楽しむフランクな集まりになります。

例えば、会社の人との飲み会や新年会・忘年会、町内会の花見、アウトドアサークルのバーベキュー大会などが親睦会に含まれます。基本的に飲食を伴うことが多く、カジュアルな雰囲気で行われます。

一方、懇親会は組織やグループ内で行われることが多く、単に親交を深めるだけでなく、情報交換も目的にしています。ある程度の関係性ができている人たちが集まる親睦会とは異なり、初めて顔を合わせる人や、顔は見たことはあるけれど話をしたことのない人が参加することも多く、名刺交換から始まるケースもあります。

このように懇親会と親睦会はよく似ていますが、違った意味合いで使われています。開催する会の目的や趣旨を考慮した上で、両者を使い分けるようにするといいでしょう。

懇親会の前日までに幹事が準備すべきこと

懇親会の幹事は、あれもこれもやることがいっぱいです。「忘れていた!」ということがないように、入念に下準備を進めましょう。ここでは、懇親会の前日までに必要な準備について、順を追って紹介します。

日程を調整する

懇親会の幹事を任されたときに、最初に行わなければならないのが日程調整です。大人数での懇親会の場合、全員が参加できる日程を探すのは難しいですよね。そこで重要なポイントは、主賓が参加できる日程を押さえること。主賓とはその会の主役やその会で役職が一番上の人、例えば部署内の新人歓迎会であれば、主賓は新入社員と部長になります。早めに確認して、日程を押さえましょう。

主賓にヒアリングした後は、幹事の判断で日程を決めてしまって構いません。参加者全員の予定に合わせていたらキリがないからです。ただし、忙しい月末や月初めは避けるなどポイントは押さえましょう。

会場を決める

懇親会の規模や趣旨によって、会場を選びましょう。主な会場の種類と特徴をご紹介します。

居酒屋・レストラン
数人から20人程度の懇親会に向いています。料理の提供がメインの場所なので、参加者の料理に対する満足度は高いでしょう。ホテルに比べるとリーズナブルで、飲み放題や食べ放題などのプランもあり予算が立てやすいのもメリットです。ただし、音響や照明、映像の設備などが充実していない可能性があるので、大掛かりな演出には不向きかもしれません。

ホテル・宴会場
20
人以上の懇親会に向いています。特別感があり、華やかな雰囲気を演出できるでしょう。音響や照明設備などが充実していて、専任スタッフのサポートもあるので、懇親会場としてはうってつけです。予算や人数に合わせて、プランを選ぶことができます。価格は、居酒屋やレストランに比べると高額です。

会議室やセミナールーム
会議やセミナーの後、場所を変えずに懇親会を行うという選択肢もあります。時間のロスが少なく、会場を移動する手間がないのがメリットです。料理やお酒を買い出しするとなると面倒ですが、ケータリングサービスを利用すれば、料理の準備から後片付けまで専門スタッフに一任できます。

オンライン
最近はオンライン環境下での懇親会が増えています。オンライン懇親会であれば、会場を手配する必要がなく、会場のコストもかかりません。自宅などどこからでも気軽に参加できます。その半面、食事や飲み物を用意する手間がかかります。しかし、フードデリバリーを利用すれば、そんな心配はいりません。「ちゃんと盛り上がるのか」と心配されがちですが、普通の懇親会では体験できないような仕掛けを施すことも可能です。

料理・飲み物を決める

食事は懇親会の楽しみの一つ。どんな料理・飲み物を用意するかによって、参加者の満足度が変わると言っても過言ではありません。「和食・洋食・中華・エスニック」などいろいろなジャンルがありますが、参加予定者にアンケートを取るなどして希望を聞きましょう。そのときに、アレルギーのある食べ物や苦手な食べ物も聞いておきます。

お店選びで困ったら、ケータリングを利用するのも一つの手です。ケータリングを利用すれば、指定の場所に料理を届けてくれるので、会場を探す必要がありません。イベント終了後に同じ会場で懇親会を行う場合、飲食店やホテルまで移動する手間が省けます。

会場に予約する

会場が決まったらすぐに予約を入れましょう。人気の会場はすぐに埋まってしまうので早めの行動が肝心です。遅くとも1か月以上前には予約を済ませておきたいですね。その際、キャンセルや人数の変更はいつまで可能か確認しておきましょう。

「思っていたのと違った」ということがないよう、事前に会場を下見しておくことをおすすめします。

参加費の集め方を決める

参加費は事前に集めておくか、当日徴収にするかを決めておきましょう。事前徴収のほうが当日バタバタせずに済むのでおすすめです。当日徴収にする場合は、お釣りの用意をお忘れなく。

挨拶をお願いする

一般的に、懇親会には、初めの挨拶、乾杯の挨拶、締めの挨拶があります。それぞれ適任者に挨拶を依頼しましょう。依頼時に「大体○分以内でお願いします」など、具体的な時間を伝えておくと親切です。

どの挨拶を誰に頼むのかは以下を参考にしてください。

  • 初めの挨拶…役職が一番上の人
  • 乾杯の音頭…役職が上から3番目くらいの人
  • 中締めの挨拶…役職が上から2番目の人

余興・ゲームを考える

懇親会を盛り上げる余興やゲームを考えましょう。ただ楽しいだけでなく、チームビルディングの効果が期待できる、一体感を感じられるものがいいですね。おすすめなのがクイズやゲームです。チーム対抗にしたり、景品を用意したりするとさらに盛り上がりますよ。

2次会の候補を決めておく

懇親会後に、2次会に行く場合も想定して、2次会に使えそうな場所をいくつかピックアップしておきましょう。懇親会の会場から近く、遅くまで営業しているお店がおすすめ。カラオケや居酒屋などが選ばれることが多いようです。

プログラムを作る

懇親会をスムーズに進められるよう、当日のプログラムを作っておきましょう。ここでは、一般的なプログラム例をご紹介します。

<プログラム例>

  1. 開会宣言
  2. 代表者からの挨拶
  3. 乾杯の挨拶
  4. 会食・歓談
  5. 余興
  6. 中締めの挨拶
  7. 閉会の挨拶

案内状・案内メールを出す

懇親会の日程が決まったら、参加予定者へ案内状を出します。社内懇親会であればメールで構いませんが、本来であれば書面で送るのが望ましいでしょう。難しく思うかもしれませんが、基本的に案内状のひな型に沿って作成すれば大丈夫です。案内状の必須項目は以下の通りです。

<案内状の必須項目>

  1. 会の目的
  2. 日時
  3. 場所(住所や地図など)
  4. 会費(金額や徴収方法)
  5. 主催者、幹事(電話番号)
  6. 返信期日

懇親会当日の流れ

ここからは、一般的な懇親会の流れについて見ていきます。懇親会を時間通りに仕切る、重要な役割を担うのが司会進行役です。小規模な懇親会であれば幹事が司会進行役を兼任することもありますが、規模が大きい場合は司会を別に立てたほうがいいかもしれません。すべてを一人で抱え込まず、周りの人の力を上手に借りましょう。

開会宣言

幹事の挨拶から懇親会がスタート。開会の挨拶では、まず参加してくれた方へ感謝の気持ちを伝えましょう。以下に開会宣言の例文をご紹介します。

「皆様、本日はお忙しい中お集まりいただき、誠にありがとうございます。本日司会進行を務めさせていただきます〇〇でございます。至らない点もあるかと思いますが、どうぞよろしくお願いいたします」

場の空気を和ませるよう、明るく、元気な声で挨拶を述べるのがポイントです。

代表挨拶

開会宣言の後に、社長や部長など、参加者の中で役職が一番高い人に挨拶をしてもらいます。前もって打診しておくことを忘れないようにしてください。代表者の挨拶は3分程度がベストです。挨拶の依頼をするときに、持ち時間についても伝えておきましょう。

乾杯の挨拶

次は乾杯の挨拶です。役職が上から3番目くらいの人に挨拶をお願いします。代表者挨拶が終わったら、グラスの準備を促して、テンポ良く挨拶をする上司へつなぎましょう。

食事、歓談

乾杯の挨拶の後は「それでは皆様、しばしご歓談をお楽しみください」とアナウンスをして、30分くらい食事と歓談を楽しんでもらいましょう。食事・歓談中でも幹事は気を抜けません。料理が行き届いているか、参加者は楽しんでいるかなど、周りへの気配りを忘れずに。

余興やゲーム

余興やゲームは、参加者同士の親睦を深める効果があります。みんなが楽しめるような雰囲気を演出するのも幹事の大事な仕事の一つ。余興のときには積極的に掛け声を出したり、合いの手を入れたりして、会場のテンションを盛り上げていきましょう。

中締めの挨拶

中締めとは、懇親会の終了前にいったんひと区切り付ける挨拶のこと。中締めを入れることで、別に予定がある人や帰路を急ぐ人が帰りやすくなります。中締めの挨拶は、参加者の中で上から2番目ぐらいの役職の人にお願いします。

閉会の言葉

最後に、一本締め、三本締めなどの「手締めの挨拶」をしてもらいましょう。締めの挨拶の後に、幹事として閉会の挨拶をします。2次会を予定している場合は次の会場の案内も忘れずに。以下に閉会の挨拶の例をご紹介します。

「本日の新入社員歓迎会は、これにてお開きとさせていただきます。皆様、お忘れ物のないようご確認の上、お気を付けてお帰りください。本日はありがとうございました」

懇親会の翌日以降に幹事がやること

懇親会が終わってほっと一息つきたいところですが、もうひと頑張りです。幹事として、最後の仕事をやり遂げましょう。

参加者・関係者へのお礼メール

懇親会の翌日までに参加者へお礼を伝えましょう。直接顔を合わせる機会のある人は口頭で、なかなか合わない人にはメールでお礼をします。お礼メールではよく「取り急ぎ、お礼まで」というフレーズが使われますが、相手によっては悪い印象を与えかねない表現です。「まずは、お礼を申し上げます」などと言い換えるのがいいでしょう。

会計報告

幹事は、参加費が正しく使われたかどうかを報告する義務があります。懇親会の後は、早めに会計報告のメールを送りましょう。余剰金の返金や追加徴収、未払いの釣り銭などがあれば、対象者に精算します。

ケータリングで懇親会を盛り上げよう

社内の会議室やレンタルスペースで懇親会を行う場合、幹事さんの頭を悩ませるのが料理の手配。そこでおすすめなのがケータリングサービスの利用です。おいしい料理とお酒で懇親会を盛り上げませんか?

ケータリングとは

ケータリングとは、指定された場所に出張して、料理を提供するサービスです。デリバリーのように単に配達するだけでなく、会場の準備、料理のセッティング、食器類の準備、配膳、後片付けを一貫してサポートしてくれます。少人数の集まりから大人数のパーティーまで対応可能です。

ケータリングにはいろいろな種類があり、サービス内容や価格帯もさまざま。もちろん料理を届けてもらうだけでもOKです。お弁当の配達から出張シェフの手配まで、ニーズに合わせたメニューを提案してくれます。

ケータリングを頼むメリット

ケータリングサービスを利用すれば、いつもの会議室がレストランやホテルの宴会場に早変わり。高級感のある演出で、華やかなパーティーを開くことができます。おしゃれで本格的な料理を好きな場所で楽しめるのもケータリングの魅力です。温かい料理は温かいまま、冷たい料理は冷たいまま、おいしい状態で食べられます。食事の準備や後片付けは任せられるので、幹事さんは手間いらず。懇親会の進行に集中できるでしょう。

人気急上昇!オンラインフードデリバリーサービス

オンライン懇親会が増えている今、オンラインに特化したフードデリバリーサービスが人気急上昇中!参加者の自宅にフードセットを届けてくれるサービスで、自宅にいながらにして本格的な料理やお酒を楽しめます。幹事さんの手間が大幅に省けるのもうれしいところ。みんなで同じ料理を味わい、楽しむことで一体感が味わえます。おすすめのデリバリーサービスをご紹介しますので、ぜひチェックしてみてくださいね。

★IKUSAのOFD(オンラインフードデリバリー)

オンラインイベントのために開発された、企業向けのオンラインフードデリバリーサービスです。有名店のシェフがプロデュースした本格的な料理を自宅で楽しむことができます。

フードボックスの中身は、一口サイズのピンチョスやアラカルトなど、話をしながら気軽につまめるメニューでオンライン懇親会にぴったり!フードだけでなく、オンライン謎解きゲーム「リモ謎」やオンラインクイズ大会などのオプションを付けられます。

さらに、企業ロゴ入りのマグカップや手ぬぐいなどのオリジナルグッズの製作も可能。会社のオンライン懇親会を盛り上げたい幹事さんにおすすめです。

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まとめ

懇親会と親睦会は、どちらも参加者同志の交流を深めるために開かれるものですが、懇親会はさらに情報交換も目的としています。この記事では、事前準備の手順と注意点から、当日の流れ、ケータリングの活用法まで、懇親会を盛り上げるためのポイントをお伝えしました。幹事を任されて重荷に感じるかもしれませんが、みんなが喜ぶ顔を見たら頑張って良かったと思えるはず。本記事を参考に、懇親会を成功させてくださいね。

 

参考サイト:

オンラインフードデリバリー|IKUSA

懇親会って何するの?親睦会との違いや運営のコツ|IKUSA

「デキる幹事」が送別会で必ずやっている46の仕事と成功させるポイント|Premium Press

褒められ幹事に。歓迎会の挨拶・進行マニュアル ~当日編~|OZmall

福岡在住。大学を卒業後、大手食品メーカー勤務を経て、異業種のライターへ転身。求められている情報をわかりやすく伝えることがモットー