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【完全版】忘年会幹事必見!事前準備~当日の動きを解説

年末の恒例行事で、多くの会社が実施している忘年会。上司から忘年会の幹事を任され、うまくこなせるかどうか不安を感じていませんか。忘年会には多くの参加者が想定され、社長や部長などの役も出席する場合もあるので緊張はやむを得ません。

今回は忘年会の幹事がするべき事前準備や当日の動きを解説します。忘年会の幹事をスマートにこなすためのコツが満載なので、ぜひご覧ください。

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忘年会を成功させるポイント

忘年会を成功させるポイントは入念な準備と早い動き出しに尽きます。幹事がするべき作業は非常に多いので、段取り力や調整力といったビジネススキルを発揮する必要があります。

まずはいつまでに何をすべきか把握し、計画的に進めていきましょう。また、日程調整や挨拶の依頼、お店への予約など普段関わりがない相手も含め、多くの人とコミュニケーションが求められる立場であります。

「面倒な役割を任されてしまった…」と敬遠せず、人とのつながりを育む良い機会と前向きに捉え、取り組みましょう

忘年会2月前までの準備

忘年会を成功に導くには、早めの動き出しが肝心です。忘年会は多くの会社が行うイベントなので、希望日が予約埋まってしまうかもしれない考えると、2月前には準備を始めておきたいです。

同時に日程調整、当日のコンテンツの検討、幹事が複数人いる場合は役割分担なども決めておきましょう。忘年会の2月前にするべき準備や注意点を解説します。

会場選び

忘年会の場合は繁忙期で埋まりやすいため、2月前には予約しましょう。会場は全員が参加しやすいエリアで選定することが重要です

業務が忙しい人を含め、みんなが集まりやすい会社近くがおすすめです。忘年会の盛り上がりに欠かせないのが余興です。余興には十分な広さが必要なので、居酒屋ではスペースが取れない可能性が高くなります

パーティー会場や宴会場ならば体を動かす余興も実施しやすいでしょう。大規模な会場が見つからない場合は個室や貸し切りができるレンタルスペースの活用も推奨します。

忘年会を盛り上げるためにマイクや音響設備、プロジェクターなどを使う予定がある場合、会場に機器が備わっているか確認しましょう。

ホールや宴会場、レンタルスペースで忘年会の開催を検討している方は、ケータリングやオードブルの活用を推奨します。なかには装飾や設営まで行っている業者もあり、準備にかかる幹事の負担軽減にも役立ちます。

極力しておきたいことが事前の下見です。プライベート、もしくは同僚たちと利用したい会場に出向き、一度お客さんとして利用します。店内の雰囲気や清潔感、飲み会中の移動しやすさ、料理の見た目やボリュームなどを実際に確認しておくのです。

予算は個人負担/会社負担なのか考慮して決定するのがおすすめです。会社負担でも個人負担でも、会費が高額になるのは避けるべきといえるでしょう。忘年会は強制参加制を取り、会社側が参加費を負担するという仕組みを敷いている企業があります。会社負担の場合、経費になるかどうかが重要なポイントです。

飲み会の費用は基本的に経費に算入可能ですが、社会通念上妥当と思われる金額を著しく超えていると、経費として認められない可能性があります。

個人負担の場合、全員一律の金額で開催される場合が少なくありません。参加者から不満が出にくく、自分でお金を支払うからこそ出欠を自己の判断で決められるため、多くの企業で活用されています

キャンセル料の有無や発生のタイミングなどもわせて確認してください。キャンセル料が発生する場合、いつからなのか、金額はいくらなのか参加者へ事前に周知する必要があります。

日程調整

日程調整でまず重視すべきポイントは、管理職や主役の日程を優先的に押さえることです。社長や上司は必ず出席してほしい人に当たるため、候補日をいくつか出してもらうよう、お伺いを立てることを推奨します。

全員の都合が良い日を幹事がピックアップし、他の参加者へはその日程の中から選んでもらうようにお願いすると、スムーズな調整が可能です。また、便利な日程調整ツールを活用するのも一つの手です。

個別に調整をお願いする必要がなくなるため、コミュニケーションにかける手間を大きく削減できます。通常業務と並行して忘年会の準備をしなくてはならない忙しい幹事にとって、非常に有用なツールです。

準備を円滑に進めるために、日程調整では回答期限を設けましょう。期限があることで返信のし忘れを防げるほか、「〇〇日までに忘年会の日程調整の返信を依頼していたのですが…」と催促もしやすくなります。

当日のコンテンツの検討

忘年会を大いに盛り上げたいなら、楽しい芸や出し物が必要だといえます。余興を行いたい場合は、準備期間も考慮して、早めに何をするか決めることが大切です。

コンテンツの内容が非常に重要となりますが、余興を選ぶ際には以下のポイントを押さえましょう。

・下品な芸や出し物はやらない

・会場に合った余興を考える

・長くなりすぎない

裸踊りや下ネタを含む出し物など、不快に感じる人が出ると想定されるものは避けましょう。一部の人は喜ぶかもしれませんが、忘年会は仕事の延長上にあると考えられるので、一定のフォーマルさを保つ必要があります。

広いスペースが必要な出し物や、大きい声や音が伴う芸はほかのお客さんの迷惑になる場合があります。お店を丸ごと貸し切って開催する場合でもなければ、周囲へ配慮し、会場の広さや他グループのことを考慮してネタを考えましょう。

会場は使用時間が決まっているので、余興が長くなりすぎないよう注意が必要です。あまりにも長いと場が白け、見ている側が興ざめしてしまう恐れもあります。

「ポイントはわかったけど、みんなに楽しんでもらえるネタがどうしても思い浮かばない…」とお悩みの方は、ぜひ下記記事をご覧ください。余興にぴったりの芸や出し物を多数紹介しています。

盛り上がること間違いなし!忘年会で絶対に外さない芸・出し物のネタ20選

忘年会で盛り上がるゲーム55選!オンライン向けゲームもご紹介

役割の検討

大規模な忘年会の場合、一人ではなくチームを組んで幹事として動くケースがあります。複数人で忘年会を開催する際は「会計はAさん、司会進行はBさん、案内告知はCさん」というように役割を分担して動いた方が効率的です。

なかでも司会進行は重要なポジションなので、人選には注意を払う必要があります。挨拶や歓談、余興などそれぞれの工程にどれくらい時間が必要か決めることが司会進行のポイントです。

忘年会前日までの準備

忘年会の前日までに幹事が行うべきことをまとめました。作業の数が多いため、ポイントを押さえて進めましょう。

案内メール

当日の案内メールの送付も幹事の重要な作業の一つ。案内メールで注意してほしいのは、必要な情報をわかりやすい形で伝えることです。

  • 忘年会の日時
  • 会場の名称と住所
  • 会場までのアクセス
  • 会費(キャンセル料の有無も)
  • 出欠確認と連絡先

 【案内メールのサンプル】

件名:忘年会のご案内

関係各位 

お疲れ様です。

(所属部署名)の(氏名)です。

本年も残り少なくなってきましたが

毎年恒例の忘年会の日時が決定しました。

日時 20〇〇年〇月〇日(〇) 〇〇時〇〇分から

場所 居酒屋××× 

〇〇県〇〇市〇〇 〇‐〇‐〇

※お店のURLや、可能であれば地図を添付

会費 ××××円 (前日までに徴収)

なお出欠の連絡は

〇月〇日までに、メールにてお知らせいただけますと幸いです。

またキャンセルも可能ですが、前日や当日の場合には会費が発生しますので

ご了承くださいませ。

お忙しいとは思いますが、皆ぜひ奮ってご参加ください。

以上

案内は一度だけで終わらせず、リマインドメールも送るようにしてください。返信漏れを防ぐことに効果的なだけでなく、参加率の向上も期待できます

リマインドメールは最低でも2回は送ることを推奨します。一回目は返信期限の直後、二回目は当日の朝に送るのがおすすめです。2回も送るのはしつこいと感じるかもしれませんが、日々大量に届くメールの中から忘年会の案内メールを見つけるのは手間なので、何度か送方が親切です。

会費集め

会費集めは前日までに済ませておくとスムーズです。終了後は幹事も参加者も酔っ払っていて、計算ミスやお釣りの渡し忘れなどが発生する恐れがあるため、徴収のタイミングには適していません。幹事が立て替えるのも一見親切に思えますが、参加者にとっては明確な支払額がからず、嫌だと思う人もいます。

当日は何が起きるかわからないので、トラブルの危険もある会費集めは事前に済ませるのが吉です。スムーズに徴収するためにも支払い期日を決め、WordExcelなどを使い、誰から受け取ったか記録をつけておきましょう。

席順の検討

あらかじめ席順を決めておくと、当日の進行がスムーズにいきます。まずビジネスマナーに配慮して、上座に座る人と位置を決めましょう。

上座に座るのは社長・会長・顧問・部長など最上位の役職に位置する人たちです。役職順に座る位置が決まっていることに注意が必要で、たとえば横一列に役職者を並べる場合、真ん中にトップを、その右側二番目に偉い人を、トップの左には三番目の役職者を配置します。

役職者以外の配置は年齢順に奥から詰めて座るのがスタンダードな方式ですが、席順に関しては自由に決めてもマナー上、問題はありません。面白味を出すため、当日入口でくじを渡し、ランダムで席順を決めても良いでしょう。

くじ引きは普段関わりがない人同士でコミュニケーションを取るきっかけになりますが、仲が悪い人が隣り合わせになる危険もあります。社内の人間関係を把握していて「この人とこの人は席を離すべきだな」と思うのならば、幹事側で席を固定してしまうのもおすすめです。

台本の作成

当日の仕切り方や挨拶の内容に不安を抱いている方は、台本を作成すると失敗のリスクを防げます。苦手意識があるならできる限り余計な言葉を挟まず、テンプレートに沿った進行がおすすめです。

【台本の例】

開会の挨拶 「それではただいまより、〇〇会社〇〇部署の忘年会を開始いたします。本日の司会進行を務めさせていただく××部署の××です。不慣れなので何かと不手際があるかもしれませんが、至らぬ部分があればどうぞ遠慮なくご指摘ください。はじめに〇〇社長より一言ご挨拶をいただきます。」

乾杯の音頭 「次に○○課長から乾杯の音頭を取っていただきます。皆、お手元のグラスをお取りください。(全員がグラスを持ったか確認してから)用意はできましたでしょうか。それでは〇〇課長、宜しくお願いいたします」

乾杯後の歓談へのつなぎ 「それでは皆様、ごゆっくりお食事とご歓談をお楽しみください」

余興に入る前の言葉 「皆様のお腹も落ち着いた頃だと思いますので、これより毎年恒例の余興を始めたいと思います」

中締めの挨拶 「もたけなわではございますが、閉会の時間になりました。締めの挨拶は〇〇部長にお願いしたいと思います。〇〇部長、お願いいたします。」

閉会宣言「それではこの辺で会をお開きとさせていただきたいと思います。忘れ物がないよう、十分気を付けてお帰りくださいませ。また、このあと二次会を開催する予定なので、ご都合が良い方はぜひご参加ください。皆一年間お疲れ様でした。それでは良い年をお迎えください。」

小見出し:タイムテーブルの作成

テキパキとした進行に役立つのが「いつ」「誰が」「何を」やるのか示したタイムテーブルです。抜け漏れしていた準備も明るみに出るため、作った方が良いのは間違いないでしょう。

タイムテーブルの時間配分で注意すべきは、料理や歓談を楽しむ時間を確保することです。余興を行う場合、食事をしっかり取る時間がないと、余興に気を取られて料理を味わう時間が少なくなってしまうためです。

【タイムテーブルの時間割の目安】

次第

開始時刻

所要時間

備考

開場・着席

1900

10

・席次表の準備

・くじ引きを行う

司会者挨拶

1910

5

・台本の準備

開会の言葉

1915

5

・〇〇社長に依頼

乾杯の音頭

1920

5

・××課長に依頼

歓談・会食

1925

45

・つなぎの言葉でおすすめの料理を紹介

余興

2010

30

・音響設備とプロジェクターの用意

締めの挨拶

2040

10

・台本の準備

二次会の会場へ移動

2050

10

・忘れ物チェックを行う

 

挨拶の依頼

管理職の方に乾杯・開会・閉会の挨拶を依頼する場合、少なくも忘年会の2週間前、遅くても1週間前にはお願いしておきましょう。スピーチ内容を考えるにも時間が必要なので、余裕をもったスケジューリングが大切です。

開会の挨拶は一番役職が高い人に、乾杯の音頭は三番目に偉い人、閉会の挨拶は二番目の役職者に依頼するのがスタンダードな方式です。話が長いと会場が白けてしまう恐れがあるため、依頼時は35分程度でまとめてもらうよう伝えておくのも良いでしょう。

景品などの手配

忘年会をより盛り上げるために効果的なのが景品を準備することです。全景品の23割程度は豪華賞品を選ぶようにすると、みな良い成績を取ろうと頑張るので、ヒートアップが期待できます。

景品の準備に時間が取れない方は、通販の活用もおすすめです。ただし当日に間に合よう、事前に到着日は確認しておきましょう。

忘年会当日の動き

忘年会当日は社長や上長が幹事の動きをチェックするため、準備以上に抜かりなく行う必要があります。当日の流れを把握した上で、するべき作業を迅速にこなすよう努めましょう。

忘年会当日の流れ

当日スムーズに動くためにも、簡単で良いので当日の流れを頭に入れておきましょう。

【集合~解散までの流れ】

  • 受付、着席
  • 開会の挨拶
  • 乾杯の音頭
  • 歓談タイム
  • 余興
  • 中締めの挨拶
  • 閉会の挨拶
  • 二次会への移動

当日の案内メール

リマインドを兼ねて当日の朝に案内メールを出しておくと、喜ばれる可能性が高いです。場所や集合時間が気になったに、日々のメールで埋もれた中から探すのは大変です。

急な体調不良や道に迷ったなど緊急事態に備え、メールには自分の連絡先を記しておきましょう。また「お忙しいとは思いますが、開始時刻に間に合うように来ていただけますと幸いです」というように、それとなく依頼しても良いでしょう。

受付

全員が問題なく会場に着くか確認するのも幹事の仕事です。ビルは繁華街など会場がわかりにくい場所にある場合、誰かを入口に立たせるようにしてください

幹事グループの中で、時間がある人にお願いするのが良いでしょう。幹事が参加者より遅れて到着するのはご法度です。受付役は開始20分前にはお店へ到着し、漏れなく案内できるよう注意が必要です。

乾杯ドリンクの注文

挨拶の前に乾杯ドリンクを注文しておくことで、進行がスムーズに運びます。開会の挨拶からそのままの流れで乾杯に進むのが一般的です。ファーストドリンクの手配のタイミングを誤ると、挨拶と乾杯の間に余計な間ができてしまい、盛り下がる危険があります。

人数が多い場合、誰が何を頼んだかわからなくなる場合があります。このため、乾杯ドリンクを聞く際は、メモを取るのがおすすめです。ドリンクが届いたに素早く全員のもとへ行き渡らせれば「できる奴だ!」と印象付けられるかもしれません。

司会進行

当日の仕切りに関しては、忘年会を盛り上げるためにもメリハリの利いた進行を心がけてください。率先して声をかけ、事前に決めたタイムスケジュールどおりに進められるよう注意しましょう。

挨拶の文言は短く簡潔にまとめることを意識しながらも、堅苦しさを感じさせないように心がけます。

一次会終了後の仕切り

会の終了後にお店の前に大勢がたまることがないよう、スマートに仕切る必要があります。二次会へ向かう人には場所の案内、帰る人には帰り道の誘導と柔軟に対処しましょう。

希望者をスムーズに会場へと誘うためには、あらかじめ良さそうなお店をピックアップしておくのがコツです。人数のキャパ的にお店から断られても問題ないように、候補は複数用意しておきます。

ひどく酔っ払ってしまった人がいる場合、状況を見て迅速にタクシーを手配できると、他の参加者に介抱の手間をかけずに済みます。

忘年会終了後の動き

会の終了後も幹事にはするべき作業が残されています。それは参加者へのお礼と会計報告の二つ。どちらも注意しなくてはいけないのが迅速に行うことです。

お礼

参加者や挨拶をしてくれた方に対する挨拶回りが必要です。目上の方には朝一番で直接お礼を言えると良いでしょう。感謝や謝罪の言葉は、すぐ伝えた方が気持ちは伝わると考えられるからです。挨拶の内容はシンプルなもので構わないので、いち早くお礼を済ませましょう。

方法に関しては社内の簡単に会いに行ける人なので、メールよりも直接対面して話した方がおすすめです。

会計報告

会の収支や余剰金の扱いを伝える会計報告も幹事の仕事です。こちらもスピード感が重要で、できる限り会の翌日には済ませましょう。お金にかかることなので報告が遅れると参加者は不安を抱くでしょう。「ルーズな人なのかな」と思われ、信頼を落としてしまいかねません。

おすすめのイベント企画代行会社7

忘年会の幹事がするべきことを紹介してきましたが、作業が多すぎて不安を抱いてはいませんか。大規模な飲み会の場合、イベント企画代行会社に依頼すると、アイデア出しや手配の負担が減ります。おすすめの代行会社を7つ紹介するので、依頼先の選定にぜひお役立てください。

株式会社IKUSA

出典:オンライン・リアルイベント、デジタルマーケティングの株式会社IKUSA

イベントそのもの企画から余興、司会進行まで忘年会に関するすべての業務をワンストップで対応できる会社です。特徴は40種類以上のアクティビティパッケージを自社で持っていること。

謎解き脱出ゲームから話題のeスポーツ大会、テレビ番組風の金額当てゲーム「ゴチバトル」など、ニーズを叶える個性的なパッケージが揃っています。オードブルやケータリング、オンライン飲み会セットの手配もIKUSAが提案するパッケージの一つ。ワンストップで忘年会の準備をお任せできます。

「ゴチバトル」を実施いただいた事例はこちら▼

幹事様がシェフに変身!LIXIL労働組合様の組合員向けイベントでゴチバトルを配信しました!

専任の「あそびコンサルタント」が、パーティーの趣旨に応じて適切なアクティビティを提案することが可能です。
「みんな驚くユニークな忘年会を手軽に開催したい!」そんな幹事様はぜひ問い合わせてみてください。
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株式会社クリエ

出典:株式会社クリエ

クリエイティブ性を大切にし、オリジナルの「良さ」を創ることを追及している会社です。テーマやストーリーを重視するクリエに会の企画・運営を任せれば、独自性が高く感動的なイベントに仕上がるでしょう。

関西大手イベント会社のバックボーンがあるため、バリエーション豊富参加者の心に残るような印象的な演出が可能です。企画から開催まで総合的にサポートしているので、手間を抑え大規模なイベントを実現します。

株式会社ディスタッフ・イベントス

出典:名古屋のイベント企画制作・運営・イベントスタッフ派遣会社 | ディスタッフ・イベントス

忘年会をはじめとする社内行事から、外部向けのプロモーションイベントまで、幅広い企画を手掛けている会社です。

とくに大型イベントの実績が豊富で、東京モーターショーのブース運営や自動車メーカーのセレモニーパーティーなどを成功に導いてきました。少人数の飲み会から大規模なイベントまで幅広いニーズへ対応できる、頼りになる会社です。

株式会社GROWS

出典:株式会社GROWS

懇親パーティーや表彰式など、社内イベントの企画制作に特化した会社です。イベント事業と関連して人材研修も行っており、懇親会を通じたエンゲージメントの向上や社内コミュニケーションの活性化まで期待できます。

盛り上がるイベントの実現だけでなく、お客様が抱える組織上の課題解決までサポートできるのが特徴です。

クリエイティブ・ファクトリー株式会社

出典:東京のイベント企画・運営・制作会社|クリエイティブ・ファクトリー株式会社

「あらゆるイベントをワンストップかつトータルサポートできる」と謳っている会社です。多くの企業・団体へのコンサルティング経験を武器に、会場手配から当日の運営に至るまで、イベントに必要な機能を全て備えています

満足いく忘年会の実現はもちろん、業務負担の削減やコストパフォーマンスまで期待できる万能な会社です。

小見出し:株式会社 東京バンケット プロデュース

出典:イベントの企画・運営は東京バンケットプロデュースにお任せ

外部研修を積んだ女性レセプタントによる質の高いサポートを提供している会社です。女性レセプタントは受付や来場者への応対をはじめ、イベントのグレードを一段階高めるような上品な対応をしています

営業担当もお客様第一で寄り添って対応しているため、イベントに関する不安や悩みを気軽に相談できます。

株式会社コムネット

出典:企業内でのイベント企画・制作・運営は株式会社コムネット

30年以上にわたり、のべ1,000以上のイベントを成功に導いてきた実績豊富な会社です。むりに多額の予算をかけて派手にすることを推奨しておらず、会のコンセプトに沿って、本当に必要な演出を提案しています。

料金体系も明確なので「できるだけコストを抑えて良いイベントにしたい」とご希望の方におすすめです。

まとめ

忘年会の幹事で失敗しないためには、早めの動き出しと入念な準備が必要です。2月前には動き始め、会場選びや日程調整などを行いましょう。

席順の検討、台本・タイムスケジュールの作成など準備だけでも盛りだくさん。もちろん当日の司会進行も含まれるので、幹事うまくこなすのは本当に大変です。

忘年会の企画や進行でお悩みなら、イベント企画代行会社を活用するのも一つの手です。ぜひ依頼先として検討してください。

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しゅんぺい@ライター

この記事を書いた人

しゅんぺい@ライター

1990年生まれ。埼玉県在住。
大学卒業後、官公庁での勤務を経てライターへ転向。
ビジネスや法律をはじめ、幅広いジャンルの執筆を経験。
専門的な事柄をかみ砕き、分かりやすい文章を心がけています。