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飲み会

【必携】飲み会の幹事が準備から当日まですることを完全解説!案内メール例や挨拶例まで

飲み会の幹事が準備から当日までにすることは非常に多く、さまざまな作業をスムーズにこなすにはビジネスパーソンとしてのスキル求められます。

当日の1月前にはお店選びと日程調整を済ませ、前日までに案内メール送信・会費集め・席順の検討・台本やタイムテーブルの作成・挨拶の依頼と準備だけでも多数のタスクが発生します。

当日もリマインドメールの送・受付・乾杯ドリンクの手配・司会進行・二次会への案内とするべきことは盛りだくさんです。会の終了後もお礼の挨拶や会計報告が必要で、当日を乗り越えても気を抜けません。

今回は飲み会の幹事が準備から当日までにするべきことを漏れなく解説します。案内メールや挨拶で使える例文も紹介しているので、幹事の責務をまっとうできるか不安な方はぜひ参考にしてください。

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飲み会の幹事に求められる能力

企画を立て、関係者の日程調整をして…。飲み会の幹事はまるで小さなプロジェクトマネジメントのようです。

実際に幹事の働きぶりは、普段の仕事力と直結すると考えられます。飲み会の幹事に求められるビジネススキルは、次の3つです。

・段取り力

・調整力

・コミュニケーション力

上記のスキルを活かして参加者を楽しせることができれば、周囲からの評価が上がるでしょう。

段取り力

幹事は通常業務と並行で飲み会の準備をする必要があるため、忙しい役割を担います。とはいえ飲み会の準備が理由で業務をおろそかにするのは避けなければなりません。

日程調整の連絡や景品の調達、お店の手配など先に段取りをつけてから取り組むことで、飲み会をスムーズに開催できます。通常業務でも段取りしてから始めた場合と、そうでない場合とでスピードや精度が大きく変わったという経験をつ方はいるでしょう。

どのようにタスクを進めれば効率的に目的を達成できるか考え、行動に移すことがポイントです。

調整力

日程調整のほか、お店選びや余興の景品選びなど、さまざまな条件を調整する力が必要です。日程調整では多くの人が参加できる日程を確保するだけでなく、管理職の調整は早めに行うというように、優先順位の見極めも求められます。

優先順位が高い人には複数の候補日をヒアリングし、それをもとに候補日をある程度絞り、他の参加者に調整依頼を行うというようにメリハリを付けられると、スムーズに進みやすいです。

コミュニケーション力

幹事は日程調整、開会や閉会の挨拶依頼、集金、当日の司会など自ら率先してコミュニケーションを取らなければいけません。

幹事として全体の統率を取るには、参加者全員に気を配る必要があります。飲み会でコミュニケーション力を発揮すれば、一緒に仕事を進める仲間から信頼を得ることが可能です。

飲み会1月前までの準備

飲み会の幹事で失敗を防ぐには、準備を早めに始めることが重要です。とくにお店選びと日程調整は、開催日の1月前までには着手しましょう。ここではお店選びと日程調整でするべきことや注意点を紹介します。

お店選び

飲み会の幹事が直面するさまざまな作業のなかでも、肝となるのがお店選びです。大人数の飲み会では、まずお店の場所を決めることを優先してください。

なるべく参加者の自宅エリアを考慮した上で、多くの人が行きやすい場所を選べると良いでしょう。会社周辺でのお店選びもおすすめです。仕事の関係で開始時間に間に合わない恐れがある人も含めて、参加しやすいからです。

お店選びでは参加者の意見を大事にすることも成功の秘訣です。次のようなことを上司や在籍年数の長い先輩などにあらかじめヒアリングしておくと、多くの人に満足してもらいやすいでしょう。

・貸し切りや飲み放題の有無

・ドリンクの種類(お酒の種類は豊富か)

・食事の方向性(味や見た目、量など何を重視するか)

また事前に準備したVTRを会で流す場合、音響設備や映像設備があるお店か確認しておきましょう。大規模宴会では司会や挨拶の声が聞き取れない恐れもあるため、マイクの準備が必須です。

会費は飲み放題付きで4,0005,000円程度がおすすめです。一度の飲み会に5,000円以上かかると「高い」と感じる人は少なくありません。お酒が飲めない人のことも考え、飲み放題といえども高額会費にするのは避けましょう。

また、下見を行い、会場の状況を把握しておくと良いでしょう。店内の雰囲気や清潔感、席の間隔(当日の移動しやすさ)、料理の味や見た目などは実際に確認しないとわからないためです。

一度お客さんとして出向くことで「席と席との間隔が狭いから、動きのある余興はしない方が良いか」「大皿料理は写真の印象よりも量が少ないな」など注意すべき事柄を先回りして把握でき、想定外のトラブルが生じるリスクを下げられます。

気が利く幹事は、下見の際に名を渡しておき、お店の方に挨拶をするという行動を取ります。少しでも顔見知りになっておくと、当日の準備や進行がやりやすくなるからです。

お店の予約は遅くても1カ月前までにしておきましょう。宴会シーズンになると、人気店では1月以上前からすでに予約が埋まってしまうケースも少なくありません。予約の際はせて人数変更がいつまでなら可能か確認しておくと、何度も連絡を取る手間を省けて効率的です。

会場の選定で幹事が気を配るポイントはまだあります。料理に関しては主賓がいるならその人に食べたいものを聞くのが先決ですが、幹事に一任された場合、イタリアンや和食が無難なチョイスです。

忘れてはいけないのが、食物アレルギーの確認です。参加者全員にアレルギーの有無を尋ねておきます。また、宗教上の理由で食べられないものがないか、配慮しましょう。

日程調整

日程調整もできる限り早めに動く必要がある作業です。とくに数十人が参加する大規模な飲み会の場合、1月以上余裕をもってスケジュール調整を開始しましょう。

日程調整で重要なポイントが、管理職や主役の日程を優先的に押さえることです。部署の飲み会で上長が不参加だったり、歓送迎会で主役が参加できなかったりすると開催の意義が薄れるためです。

参加者が多い飲み会では、日程調整だけでも大変な労力をします。日程調整の手間を軽減してくれるのが、日程調整ツールです。調整がスムーズに進むのはもちろん、個別に連絡を取る手間が省け、コミュニケーションに費やす時間を減らすことが可能です。

日程調整の案内を出す際は、回答期限を記載するようにしてください。いつまでに返信が来るか把握しておけば段取りが組みやすくなり、期限が過ぎたに催促しやすくなるためです。

回答期限の前日にリマインドメールを送ると、よりスムーズに調整できるでしょう。リマインドメールは出欠の最終確認としても使えるので、確認漏れを防ぐために行うことを推奨します。

飲み会前日までの準備

飲み会の幹事が行うべき事前準備は、お店の予約と日程調整に限りません。飲み会前日までに行う準備には次のようなものが挙げられます。

・案内メールの送付:キャンセル料に関する旨を伝えるよう注意

・会費の徴収:会費は事前に徴収しておくこと

・席順の検討:役職者は上座に。役職者以外はランダムで選ぶのもおすすめ

・台本の作成:人前で話すのが苦手な人は作成した方がベター

・タイムテーブルの作成:工程や作業の抜け漏れチェックにも効果的

案内メール

お店の予約が完了したら、すぐに参加者へ詳細な案内メールを送付しましょう。メールには日時や会費、場所、最終的な出欠確認などを記載します。

キャンセル料が発生する場合は、その旨も忘れずに明記してください。

リマインドメールは日程忘れによる欠席を防ぐため、前日と当日の朝などに2回送付することを推奨します。 

【案内メールのサンプル】

件名:【要返信】人事部歓迎会(4/11開催)出欠連絡の依頼

人事部メンバー各位

お疲れ様です。人事部の〇〇です。

毎年恒例の人事部歓迎会を、下記の通り開催いたします。お忙しい中恐縮ですが、当メールに返信する形で出欠連絡をお願いいたします。

出欠連絡期限:3/30(金)18:00

〈人事部歓迎会 概要〉

日時:4/11(水) 19:00

会費4,000

場所:居酒屋□□ https::www.osake.com

※○○で予約しております。

また、前日や当日のキャンセルにはキャンセル料が発生します。前日や当日キャンセル控えてください

会費集め

よりスムーズに進行するためにも、会費は事前に集めた方が良いでしょう。

実際にかかった費用を後日精算して徴収する方法もありますが、いくら支払えば良いか明確ではないため、参加者に親切な手法とはいえないでしょう。

会費徴収は事前に済ませ、当日は会の進行に専念するのがベストです。支払い期日や金額の案内を流し、誰からいくら受け取ったか把握するために、ExcelWordなどで管理しておきましょう。

席順の検討

マナーに配慮して、席の配置をあらかじめ決めておくとスムーズです。まず社長や上司など役職が高い人や主賓を上座に案内しましょう。和室や座敷の場合、基本どおり出入口からもっとも遠い場所が上座です。

席順はもっとも役職が上の人上座に案内するだけではなく、役職の高い順番に座る必要があります。大人数での宴会において役職者が横一列座る場合、真ん中に最上位の役職者に座ってもらい、二番目の人はその左側、三番目の人は最上位者のすぐ右に位置します。左→右に交互で役職が高い順に座っていくのです。

役職者以外の席順は年齢順に座るパターンもありますが、自由に席を決めてもらうのもおすすめです。仲良しグループで固まることを防ぎたい場合は、当日入口くじを渡して、ランダムに座ってもらうような企画を実施するのも良いでしょう。

台本の作成

人前で話すことに苦手意識をもっている方や、幹事が初めてで不安なは司会進行の台本を作るのも良いでしょう。

【開会挨拶の台本の例】

開会の言葉「本日はお忙しいなか、お集りいただき有難うございます。本日は〇〇(自分の名前)が司会を務めさせていただきます。

□□(懇親会の名称)は、お集りいただいた皆さまの懇親と慰労を目的としています。はじめに△△部長より、懇親のご挨拶がございます。それでは△△部長、どうぞ宜しくお願いいたします。」

乾杯の挨拶は、参加者のうちもっとも役職が上位の人へ事前にお願いしておきます

タイムテーブルの作成

進行をよりスマートに進めるには、タイムテーブルがあった方が良いでしょう。「誰が」「何を」「いつ」やるのか明確にすることで、不足していた準備や作業が見つかりやすいのもメリットです。

【タイムテーブルの基本的なフォーマット】

次第

開始時刻

所要時間

備考

会場・着席

1900

10

席次表

開会の挨拶・乾杯

1910

10

台本

歓談・会食

1920

40

 

余興

2000

45

マイク

締めの挨拶

2045

10

 

忘れ物チェック・二次会への移動

2055

5

 

 

挨拶の依頼

上長に乾杯や開閉会の挨拶をしてもらう場合、事前に依頼するのがマナーです。事前に承諾を得ずに、当日いきなり「挨拶をお願いします!」と伝えると、依頼を受けた側は戸惑います。このような行動を取ると、段取り力に疑問を抱かれる恐れがあります。依頼のタイミングは飲み会の2週間前、遅くとも1週間前がベターです。

乾杯や締めのタイミングで挨拶をお願いする場合、締めの挨拶を役職が二番目の人に、乾杯を三番目の役職者へ依頼を出すのが一般的なマナーです。

依頼を受ける相手も待っているかもしれないので、挨拶の依頼ではあまり奇をてらわずに、上述のマナー通りの順番で依頼することを推奨します。

飲み会当日の動き

誘導や司会進行など、実際に会場で参加者をもてなす当日の動きにはスマートさが求められます。飲み会当日に幹事がすべきことと、それぞれのポイントについてまとめました。

・案内メールの送付:数多のビジネスメールから以前の案内を見つけるのは大変なため当日に送る

・受付:会場がかりにくい場所にある場合、入口に誰か立たせておく

・乾杯ドリンクの注文:挨拶の前に注文を済ませておく。忘れないためにメモを取る

・司会進行:進行表を準備してメリハリを利かせる

 

当日の案内メール

リマインドも兼ねて当日の朝に案内メールを送付しましょう。他のメールに埋もれることによる見落としを避けやすくするためです。

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【当日に送するリマインドメールの文例】

お疲れ様です。人事部の〇〇です。

本日は以前にご連絡させていただいた、人事部の懇親会です。

日時:×月×日(×)19時~

会場:居酒屋〇〇 URL

開始時間に間に合うように到着していただけると助かります。

もし道に迷われたり、不測の事態が生じたりした場合は□□(090-〇〇〇〇‐〇〇〇〇)までご連絡ください。

それでは本日は宜しくお願いいたします。

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受付

ビルの中や繁華街の一角など会場がかりにくい場所にある場合、誰かが入口の前に立っておくと良いでしょう。幹事は会の準備もあるため、もし一人しかいないときは同僚や後輩に案内役をお願いするのもおすすめです。

参加者が先について待っているようでは幹事の立場がなくなってしまいます。余裕をって、案内開始時刻の20分くらい前にはお店到着しましょう。

乾杯ドリンクの注文

挨拶を始める前に、ドリンクの注文を済ませておくことで会をスムーズに開始できます。人数が多いと、誰がどのドリンクを頼んだかからなくなってしまう場合があるため、メモを取るのがおすすめです。頭でも誰が何を頼んだか、できる範囲で覚えておきましょう。

お酒が飲めない人でも苦痛を感じないよう、下戸の人に対してソフトドリンクを勧めるような配慮を見せられるとベターです。

司会進行

仕切りや挨拶の促し、余興の開催など司会進行は幹事の腕の見せ所です。グダグダだと会が白けてしまう危険があるため、できる限りメリハリのいた司会進行で場の雰囲気を盛り上げましょう。

「友人の集まりでは緊張せずスムーズに進行できるけど、職場の懇親会の司会となると苦手意識が全面に出てしまい、成功させる自信がない」という方もいらっしゃるでしょう。

司会進行が苦手な人が飲み会の幹事を乗り切るためには、オリジナル進行表の作成が有効なソリューションです。職場の飲み会は、開会の挨拶→上長の挨拶→乾杯→食事や歓談→余興→閉会の挨拶の流れで進行するのが一般的です。

それぞれの項目で時間配分を設定し、テンポ良く進めることを意識しましょう。また臨機応変なアドリブに苦手意識をつ方は、進行表に話す内容や想定の司会演出について記載しておくと良いかもしれません。

 

一次会終了後の仕切り

一次会終了後に、二次会へスムーズに誘える配慮も見せられると参加者に喜んでもらえるでしょう。一次会が終わるタイミングで「二次会へ行かれる方はいますか?」と声かけしても、一人ずつ声かけして回るのもOKです。

会の終了後、希望者を募りスムーズに二次会へと誘えるように、事前に会場をピックアップしておくと良いでしょう。二次会の参加者は当日でないと確定しにくいため、予約なしでも入れるお店を複数探しておきましょう。

帰る人へは帰り道を誘導する心配りができると、普通の幹事から一歩抜きんでられるかもしれません。会場が決まったら予約をした上で、幹事が率先して参加者を誘導します。二次会先がなかなか決まらずお店の前で大勢がたまるのは、迷惑なので避けましょう。

一次会終了後の仕切と関連して、忘れ物の確認も怠らないようにしてください。テーブルの下や掘りごたつ式の場合はこたつの中も確認して、スマホやハンカチなどが落ちていないかチェックします。全員が会場を出た後、指差し確認を行うくらいの心持ちで目を光らせましょう。

ひどく酔っ払ってしまった人が出たり、二次会が盛り上がりすぎて終電がなくなってしまったりしたは、タクシーの手配が必要です。幹事が率先してタクシー会社に連絡できると、スムーズに帰宅できます

飲み会終了後の動き

「家に帰るまでが遠足」といいますが、飲み会の場合、幹事の仕事は翌日以降も続きます。会の翌日以降に幹事が行うべきことは「お礼」と「会計報告」です。お礼も会計報告も重要なポイントは迅速に行うという点です。最後まで気持ちよく終わりたければ、翌日のうちにどちらも完了させましょう。

お礼

挨拶してくれた方を含め、参加者にお礼のメールを送しましょう。お礼メールでもっとも重要なのは、感謝の気持ちを示すことです。「お忙しい中ご参加いただき、本当にありがとうございました」という一文を入れましょう。

飲み会は参加してくれ人がいて初めて会は成立します。感謝の気持ちを言葉で示すのを忘れないようにしてください。

感謝の次に必要なのはお詫びの言葉です。「至らぬ部分があり、申し訳ありませんでした」と申し添えましょう。実際に迷惑をかけた心当たりがなくても、知らず知らずのうちに至らぬ部分を見せてしまっている場合があります。

注意を受けることはなくても、悪い印象を与えてしまった恐れはあるので、形式的にではなく心から謝罪の意を伝えましょう。

精神論が多くなってしまいましたが、具体的なノウハウとして、目上の方には朝一番で直接お礼を言うことを推奨します。相手に誠意を伝える上で重要なのはスピードです。

長文で立派な文章をメールに記すより、言葉の内容はどのようなものでも、迅速に謝罪の意を伝えた方が相手に気持ちが伝わります。謝罪に電話とメールのどちらが適しているかは諸説ありますが、上司はすぐに会いに行くことが可能な相手なので、直接謝りに行くことを推奨します。

会計報告

幹事の最後の仕事が会計報告です。会計報告でもっとも重要なポイントは謝罪と同様、迅速に行うことです。通常業務で色々大変かもしれませんが、飲み会翌日に会計報告を終わらせるつもりでいましょう。

会計報告の方法は、お礼のメールを流す際に一緒に行う形でも構いません。収入と支出を明らかにし、残金が出た場合はその扱い方を記したうえで、証拠資料としてPDF化した領収書やレシートを添付する必要があります。

 

おすすめのイベント企画代行会社7

ここまで飲み会の幹事のタスクを紹介してきましたが、やることが膨大で不安を感じてはいませんか。

すべてのタスクを通常業務と並行しながら、一人、もしくは少数でこなすのは非常に大変です。数十人・数百人が参加するような大規模なイベントの場合、幹事に大きな負担がかかります。

大規模な飲み会の場合は、イベント企画代行会社に依頼すると、幹事のアイデア出しや手配の負担を減らすことが可能です。おすすめのイベント企画代行会社をピックアップしましたので、ぜひ会社選びの参考にしてください。

株式会社IKUSA

https://ikusa.jp/

チームビルディング・レクリエーション向けのアクティビティをリアル・オンラインで年間1,000件以上実施している会社です。専任の「あそびコンサルタント」がイベントの企画から盛り上がる余興、料理の手配、プロの司会進行までワンストップで提案、運営まで行うため、飲み会の準備を全てお任せできることが大きな特徴です。オンライン・オフライン問わず豊富な実績に裏付けられた高い運営力で、参加者全員から満足いただけるよう、会の成功をしっかりサポートします。

謎解きゲームやeスポーツ大会など、40種類以上の個性的なアクティビティパッケージが揃っていることも特徴です。中でも飲み会におすすめなのはお馴染みの金額当てゲームをみんなで遊べる「グルメチキンレース ゴチバトル」です。

 
リアル開催も可能なので、ご飯を食べながらわいわいレクリエーションを楽しむのにぴったりです。

ゴチバトルの詳細はこちら

株式会社クリエ

https://www.creaman.com/

クリエイティブの力を存分に活かし、オリジナルの「良い」を創ることを目指す会社です。Web開発・運用、イベント、エンターテインメント、新規事業開発など新たなものを創るさまざまなビジネスに取り組んでいます。

イベントの運営では、テーマやストーリーを重視しながら感動的な催し物を創り上げることが可能です。関西大手イベント会社の強力なバックボーンを活かして、参加者の心に残るようなクリエイティブな演出を提供します。企画から本番まで総合的なプロデュースが可能なので、幹事の負担減らし、大規模なイベントを実現します。

「みんなの想い出に残るような印象的な飲み会を開催したいという方に適した依頼先です。

株式会社ディスタッフ・イベントス

http://thistaffeventos.jp/

プランニングや運営をはじめ、スタッフの派遣までワンストップで対応している会社です。周年行事や会議といった社内行事から、施設オープニングや商品プロモーションイベントまで、あらゆる企画を手掛けています。

自動車メーカーのセレモニーパーティーや東京モーターショーのブース運営を成功に導いた経験もあり、大きなイベントの実績が豊富な会社です。

さらに独自に構築した海外ネットワークを活かし、海外イベントの企画・制作・運営にも対応しています。現地の会場やホテルなどとの打ち合わせ代行も可能なので、海外での飲み会を検討している方おすすめの会社です。

株式会社GROWS

https://grows-net.com/

イベント企画や映像制作、研修などを行う会社で、強みは社内イベントに特化した企画制作です。懇親パーティー以外にも、接客コンテストや表彰式など多種多様な社内イベントを成功に導いてきたインナーイベントのプロフェッショナルです。

イベント事業の一環で人材研修も行っているため、懇親会を通じた社内コミュニケーションの活性化やエンゲージメントの向上まで依頼することが可能です。

単に盛り上がるイベントの開催にとどまらず、お客様のビジネス・組織上の課題解決までサポートできます。オンラインオフラインの垣根を越えたハイブリッドイベントの実績もあり、既存の枠組みにとらわれず、参加者全員が満足する会を創り上げます。

クリエイティブ・ファクトリー株式会社

https://www.creativefactory-co.jp/

懇親イベントや周年式典、社員総会などの社内イベントからアウターイベントやプロモーションイベントに至るまで、さまざまな種類のイベントをワンストップかつトータルサポートできる会社です。

多くの企業や団体へのコンサルティング経験も有し、会場手配・機材手配・当日の運営と、イベントに関する必要な機能をすべて内包しています。

数多の成功実績をベースに、イベント主催者にとって最良のパートナーを得られるでしょう。対応範囲が多岐におよぶため、主催者側の業務負担は大きく減り、通常業務専念できます。業務効率の向上だけでなく、コストパフォーマンスも重視しており、多くのお客様に対して満足いく提案が可能な会社です。

株式会社 東京バンケット プロデュース

https://www.tbpk.co.jp/

マナーを重視した格調高いイベントを開催したい場合、おすすめの会社です。受付や来場者への応対、おもてなしなどのサポートをする女性レセプタントを派遣しています。女性レセプタントには、外部から講師を招いて徹底的なマナー教育を施しています。

心のこもった上品な対応やお客様に対する明るく爽やかな笑顔などは空間を和らげ、イベントの質をワンランク高めてくれるでしょう。

打ち合わせ~本番~アフターフォローに至るまで、一貫して同じ担当者が対応しています。寄り添った対応をモットーに掲げているので、イベントに関して不安や悩みがあるときは安心して相談できます。

担当者はイベントの終了後も、お客様の担当者として関わりを続ける点も特長です。

 

株式会社コムネット

https://www.comnet-co.com/

今までてがけてきたイベントの数は1,000を超える実績豊富なイベント制作会社です。社名の由来は「コミュニケーションネットワーク」であり、人との結びつきやご縁を大切にし、新たなつながりを生み出すことを重視しています。

30年間にわたって顧客の声を聞き続けて得たノウハウを基礎に「お客様にとって意味のあるイベントは何か?」ということを突き詰めています。

すべての料金を明確にしている点も特徴です。むやみに多額の予算を投じて派手に創り上げることを推奨しておらず、伝わるイベントにするために本当に必要な演出を考え、コンセプトに沿って提案します。

明確な料金プランのもと、しっかり契約を結んでから製作を開始するため、納得いく手配が可能な会社です。

まとめ

飲み会の幹事には調整力やコミュニケーション力、段取り力というビジネスマンとして必要なスキルが求められます。つまり飲み会の幹事が上手い人=仕事ができる優秀な人ということが可能です。

記事でも紹介した通り、幹事がすべきことは多く、経験が少ない方にとってすべてをスマートに行うのは難しい部分があります。飲み会の企画や進行は代行会社に依頼するのも一つの手です。

社内イベントの実績が豊富なイベント制作会社を頼れば、手間を抑えてクオリティの高い飲み会を実現できます。紹介したおすすめ会社の中から、自社に適していると思ったところに依頼をかけてはいかがでしょうか。

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しゅんぺい@ライター

この記事を書いた人

しゅんぺい@ライター

1990年生まれ。埼玉県在住。
大学卒業後、官公庁での勤務を経てライターへ転向。
ビジネスや法律をはじめ、幅広いジャンルの執筆を経験。
専門的な事柄をかみ砕き、分かりやすい文章を心がけています。